Zacznijmy od różnicy między archiwizacją i backupem. Kopia bezpieczeństwa pozwala na odzyskanie danych w wypadku katastrofy lub uszkodzenia danych, a składowane dane są nadpisywane po stosunkowo krótkim czasie. Dane archiwizowane są przechowywane natomiast przez lata - okres przechowywania określają zazwyczaj przepisy ogólne lub wewnętrzne. Ponadto archiwa nie służą do odtwarzania zawartości, ale do udostępniania danych, głównie z powodów prawnych. Firmy mogą potrzebować archiwalnych danych komunikacyjnych, głównie poczty elektronicznej, w sporach prawnych.

Zobacz też: Jak archiwizować pocztę elektroniczną

Zobacz również:

• Duże załączniki w poczcie e-mail - na co zwrócić uwagę?
• Najlepsze bezpłatne alternatywy dla pakietu Microsoft (Office) 365

Jeśli firma nie archiwizuje danych, koszty wyszukiwania i eksportowania informacji przechowywanych elektronicznie w różnych formatach, w wielu różnych miejscach fizycznych (e-discovery) mogą być olbrzymie. Proces e-discovery jest kosztowny zwłaszcza wtedy, gdy użytkownicy korzystają z plików PST nie przechowywanych na kosztownej pamięci SAN a na dyskach stacji roboczych. Taka lokalna pamięć może być tańsza i mniej obciążająca dla personelu IT, ale to właśnie zwykle w plikach PST znajdują się interesujące dane z punktu widzenia działań prawnych.

Jaką archiwizację oferuje Exchange 2010?

Exchange 2010 SP1 oferuje kilka mechanizmów do zarządzania archiwum danych poczty elektronicznej. Są to:

Journaling - funkcja, która może być skonfigurowana do przechwytywania wszystkich wiadomości przechodzących przez serwer pocztowy organizacji (Exchange Standard) lub bezpośrednio kierowanych do określonych skrzynek pocztowych lub list dystrybucyjnych (Exchange Premium co wymaga licencji enterprise). Journaling może pomóc w spełnianiu wymogów zgodności, ponieważ umożliwia kopiowanie danych. Jednocześnie jednak zwiększa wymagania na pamięć, nie zapewniając ochrony przed manipulowaniem i nie powstrzymując użytkownika od używania lokalnych PST. Ponadto journaling nie zapewnia indeksowania dla procesu e-discovery oraz takich możliwości wyszukiwania, jakie oferują narzędzia archiwizacji. Nie zapewnia także ustawień konfiguracyjnych związanych z okresem zachowania danych.

Polecamy: Systemy do archiwizowania poczty elektronicznej

Archiwum osobiste pozwala wszystkim użytkownikom na zakładanie własnych archiwów skrzynek pocztowych, które mogą być lokowane w tych samych produkcyjnych bazach danych, co skrzynki pocztowe lub zakładane w oddzielnych bazach danych, oddzielnych serwerach i bazach danych, a nawet w chmurze. Dane mogą być przenoszone przez użytkowników bądź może to odbywać się automatycznie. Wiadomości (wraz z załącznikami) są przenoszone (a nie kopiowane) do archiwum gdzie są indeksowane w celu ułatwienia wyszukiwania w wielu skrzynkach pocztowych. Archiwa te mogą być też składowane i replikowane w sposób ciągły za pośrednictwem produktu Database Availability Group (DAG) wbudowanego w Exchange.