Dlatego warto zapamiętać kilka podstawowych i zweryfikowanych empirycznie zasad przygotowania poprawnej wizualizacji przy wykorzystaniu rozwiązań informatycznych:

1. Trzeba wybrać właściwe rozwiązanie graficzne (rodzaj wykresu czy schematu) do znaczenia danych. Dobór ten zależy od rodzaju zadania oraz właściwości poszczególnych obrazów graficznych (pomiędzy rodzajem zadania i danymi a doborem rozwiązania graficznego występuje silna korelacja). Wybór formy prezentacji informacji ma ogromny wpływ na percepcję wyników przez odbiorcę.

2. Powinno się unikać wszystkich zbędnych elementów graficznych, ponieważ każdy z nich niesie nową informację, którą oglądający musi uporządkować. O profesjonalności czy też o przypadkowości graficznej prezentacji informacji decydują detale. Inaczej należy przygotować wizualizację danych stanowiącą podstawę do podejmowania bieżących decyzji w zarządzaniu przedsiębiorstwem, a inaczej, gdy przeznaczona będzie dla bardzo szerokiego kręgu odbiorców (mając np. charakter reklamowy).

3. Dokładność w prezentacji graficznej wymaga, aby stosować nieskomplikowane formy graficzne, które zakomunikują tak dokładnie, jak tylko będzie to możliwe, zarówno zawartość, jak i istotę prezentowanych informacji.

4. Jeśli nie ma takiej konieczności, to wszelkie objaśnienia i komentarze nie powinny mieć zbyt atrakcyjnej formy, ponieważ użytkownik systemu zobaczy najpierw wszystkie dodatkowe elementy, a nie interesujący go obraz graficzny.

5. Odpowiednio stosować różnorodne właściwości elementów graficznych, takie jak kolory, zaciemnienia, wzajemne przesunięcia elementów itd. (np. wysunięcie elementu przed pozostałe sugeruje, że jest to element największy).

6. Właściwe wykorzystanie koloru może pomóc w procesie przekazywania istotnych informacji, niedbałe zaś może wprowadzić chaos, dlatego trzeba rozsądnie posługiwać się kolorami - zbyt wiele kolorów odciąga uwagę odbiorcy od istoty prezentowanej informacji, a kolory jaskrawe względem tła przyciągają wzrok i w ten sposób sprawiają wrażenie, jakby oznaczony nimi element był większy lub ważniejszy. Należy zwrócić uwagę na odpowiedni dobór koloru (w wielu aplikacjach trafnie wykorzystuje się rozwiązanie określane mianem "świateł ulicznych").

7. W opracowaniach ekonomicznych zastosowany obraz graficzny powinien "sam się przedstawić", tzn. odbiorca na podstawie wykresu/schematu powinien zrozumieć informację bez konieczności czytania objaśnień.

Trzeba zdawać sobie również sprawę z tego, że odpowiednio manipulując formą graficzną można osiągnąć efekty osłabienia, wzmocnienia czy wręcz zafałszowania obrazu rzeczywistego. To takie zabiegi, jak np. wybór typu wykresu, dobór skali (poprzez zastosowanie różnych skal można nieświadomie zafałszować informację) czy zróżnicowanie kolorów.

Świadomość możliwości stosowania takich zabiegów powinna prowadzić do częstszego stosowania zasady "ograniczonego zaufania" - zwłaszcza w przypadku analizy danych prezentowanych przez zewnętrzne firmy nieznające charakteru przedstawianych danych.

Nieumiejętne korzystanie z wizualizacji może się przyczynić do tego, że ostateczny wynik będzie wieloznaczny oraz trudny do szybkiego "odczytania" i interpretacji. Nadmiar informacji zawartej w obrazie (w stosunku do faktycznych potrzeb) zazwyczaj pogarsza czytelność prezentacji. Podstawową zasadą powinien więc być umiar, świadomość celów i przyczyn stosowania konkretnej metody graficznej.

Zastosowania wizualizacji

W aplikacjach analitycznych klasy BI przeznaczonych dla kadry kierowniczej coraz więcej uwagi przywiązuje się do właściwego zastosowania wizualizacji informacji. Czas przekazu informacji odgrywa tutaj bowiem krytyczną rolę.

W analizie informacji potrzebnych do podjęcia decyzji stosuje się dwa odmienne podejścia. W pierwszym - prawidłowym postępowaniu - wizualizacja danego zagadnienia umożliwia dochodzenie "od ogółu do szczegółu".

Przygotowane opracowanie ekonomiczne zawierające wizualizację informacji (niezależnie od tego, czy na ekranie, czy też na wydruku w raporcie) powinno pozwolić użytkownikowi, po pierwsze, na uzyskanie wszystkich najważniejszych wniosków, jakie powinien otrzymać już po wstępnym, pobieżnym przejrzeniu informacji; po drugie, po dokładnym przejrzeniu opracowania na otrzymanie informacji, na jakiej podstawie można wysnuć podstawowe wnioski; oraz, po trzecie, po jeszcze dokładniejszym przyjrzeniu się opracowaniu na uzyskanie informacji o danych źródłowych. Tak przygotowany raport i przedstawiony decydentowi przekazuje w pierwszej kolejności najważniejsze informacje (syntezę danych), pozwala uzyskać mu całościowy pogląd dotyczący rozpatrywanego zagadnienia, co w konsekwencji umożliwia szybsze podjęcie trafnej decyzji. Jeśli będą potrzebne mu szczegółowe dane źródłowe, uzyska je po dokładnym przestudiowaniu raportu. Takie właśnie podejście można znaleźć w wybranych analitycznych rozwiązaniach informatycznych klasy BI.

Praktyka niestety często wygląda tak, że przygotowywane raporty (niezależnie od zastosowanego narzędzia) wymagają od odbiorcy, żeby najpierw dokładnie przestudiował dane źródłowe (przeprowadził analizę dostarczonych mu danych), zanim będzie w stanie zrozumieć istotę informacji przekazywanych w raporcie.

Drugie istotne zastosowanie wizualizacji w rozwiązaniach klasy BI to tworzenie portali korporacyjnych ułatwiających agregację i dystrybucję informacji zarówno dla kadry kierowniczej, jak i pracowników niższego szczebla. Poprzez właściwe zaprojektowanie i zastosowanie rozwiązań informatycznych można usprawnić dystrybucję informacji na czas dla tych, którzy jej potrzebują - informacji dostosowanej do specyficznych potrzeb konkretnych użytkowników.

Dokładnie tyle, ile trzeba

Kadra kierownicza wymaga, by dostarczano jej przetworzoną informację w możliwie czytelnej formie. Jak trafnie to zauważył B. Glass - "Najlepsza jest ta technologia, której się używa, ale jej się nie zauważa". Główny problem z tworzeniem rozwiązań informatycznych wykorzystujących wizualizację informacji zasadza się w tym, iż nie ma informacji uniwersalnie użytecznej, tzn. takiej, która byłaby tak samo ważna dla każdego odbiorcy. Dopiero konkretna sytuacja pozwala określić sposób prezentacji informacji, stopień wymaganej dokładności czy zakres oraz źródła dostarczania danych.

Niedokładne określenie (w trakcie analizy potrzeb użytkowników) potrzebnej informacji na wyjściu systemu staje się dużym zagrożeniem dla właściwego zastosowania wizualizacji informacji w aplikacjach analitycznych. W takiej sytuacji, nie mając specyfikacji wymagań kadry kierowniczej, występuje tendencja umieszczania w zestawieniach (wyświetlanych na ekranach) lub w drukowanych raportach wszystkich informacji oferowanych przez daną aplikację. Tymczasem wiadomo, że zarówno nadmiar (duża objętość raportów oraz ich przeładowanie danymi), jak i niedobór informacji mogą być szkodliwe. Dlatego w prezentacji trzeba przedstawić tylko to, co ułatwi i umożliwi osiągnięcie celu, a nie wszystko, co wiemy i posiadamy.

Helena Dudycz jest adiunktem w Katedrze Teorii Informatyki Instytutu Informatyki Ekonomicznej w Akademii Ekonomicznej we Wrocławiu. Jest autorką podręcznika "Wizualizacja danych jako narzędzie wspomagania zarządzania przedsiębiorstwem" (Wydawnictwo Akademii Ekonomicznej, Wrocław 1998 r.).