Negocjacje i kompromisy

Wybór jednolitego sprzętu i oprogramowania dla wszystkich 57 uczestników projektu, 57 tak różnych pod wieloma względami jednostek samorządu terytorialnego, nie był sprawą prostą. Udało się jednak wynegocjować kompromis i wybrać rozwiązania, które by zaspokajały różne potrzeby i oczekiwania. Negocjacje nie były łatwe, m.in. ze względu na różnice w poziomie świadomości informatycznej w poszczególnych gminach. Znacznie łatwiej było porozumieć się tam, gdzie urząd miał zatrudnionego informatyka. "Cały projekt jest bardzo złożony i rozbudowany. Zachowana jednak została zasada samorządności lokalnej. Każda gmina realizuje i będzie realizować własne zadania, chociaż wszyscy będą korzystać z tego samego systemu" - podkreśla Bogusław Leśkiewicz, sekretarz Urzędu Miejskiego w Gogolinie.

Tak duża skala i złożoność projektu nie ułatwiają też zadania wykonawcy. "Szczególnym wyzwaniem jest zarządzanie relacjami z interesariuszami. Mamy bowiem do czynienia z 57 niezależnymi jednostkami i kluczowe zagadnienia muszą być niezależnie negocjowane z każdą z nich. Marszałek województwa, będący sponsorem projektu, nie ma możliwości nakazania bądź zabronienia czegokolwiek poszczególnym jednostkom. Dlatego w każdej kluczowej sprawie konieczne jest wypracowywanie akceptowalnego przez wszystkich konsensusu" - tłumaczy Rafał M. Gęślicki, dyrektor Sektora Publicznego w firmie Siemens, do 30 września br. kierownik projektu "e-Urząd" ze strony wykonawcy.

Największe trudności związane są z zaspokojeniem specyficznych potrzeb i oczekiwań Urzędu Miasta Opole. "Opole jest gminą znacznie większą od innych. Ma w związku z tym inne potrzeby i wymagania. Urząd Miasta ma własne plany informatyzacji, prowadzi też własne prace związane z zastosowaniami technik informacyjnych. Realizacja projektu musi być zintegrowana z wieloma podejmowanymi i planowanymi przez urząd działaniami. W projekcie nie została jednak uwzględniona specyfika tak dużego ośrodka, jakim jest miasto Opole. To stwarza niekiedy problemy przy realizacji konkretnych zadań" - wyjaśnia Przemysław Talar, naczelnik Wydziału Informatyki Urzędu Miasta Opole. Jak twierdzi, jego największą bolączką jest brak wyprzedzających informacji o podejmowanych w ramach projektu działaniach. Niepokoi się też, że nie zna samego systemu obiegu dokumentów i nie wie, jak on będzie działał w realiach opolskiego urzędu. "Wdrożenie takiego systemu nie może odbywać się «z marszu», wymaga odpowiedniego przygotowania ze strony urzędu, szczególnie przy tak dużej skali zadań jak w Opolu" - mówi Przemysław Talar. Urząd ma sześć lokalizacji, co dodatkowo utrudnia zadanie.

Przedstawiciele innych urzędów także zdają sobie sprawę, że nie tylko trzeba dostosować system do potrzeb urzędu, ale że urząd też musi przystosować się do reguł funkcjonowania systemu. "Potrzebne są zmiany organizacyjne, urzędnicy muszą się mentalnie przygotować do pracy w nowych warunkach. Konieczne jest dostosowanie regulaminów pracy w urzędzie do nowych wymogów" - twierdzi Wojciech Olender, informatyk z Urzędu Miejskiego w Gogolinie. Taka jest nieubłagana logika nowego, wspieranego technikami informacyjnymi modelu elektronicznej administracji.

Przedstawiciele samorządów lokalnych na Opolszczyźnie coraz lepiej to rozumieją. Informatycy samorządowi zauważają, że wzrasta świadomość potrzeb związanych z rozwojem informatyki wśród radnych. Już coraz mniej trzeba ich przekonywać o potrzebie inwestowania w techniki informacyjne. Na ich postawy coraz większy wpływ ma rosnąca akceptacja nowych technologii w społeczeństwie - im bardziej mieszkańcy domagają się nowych usług, tym chętniej radni się na nie godzą.

Co dalej?

Większość gmin chciałaby uczestniczyć w kontynuacji projektu "e-Urząd". Działanie w grupie jest bardziej efektywne, daje większe szanse na osiągnięcie celów. Po pierwsze, trzeba myśleć o budowaniu połączeń pomiędzy jednostkami samorządu terytorialnego na terenie województwa po to, aby ułatwić wymianę danych, informacji, dokumentów. Po drugie, nie można zapominać o aktualizacji i rozwoju systemów w urzędach. "Jeżeli się tego zaniecha, to wielu, szczególnie małych, gmin znowu nie będzie stać na modernizację swoich zasobów i nadążanie za rozwojem zarówno technologii, jak i potrzeb mieszkańców" - podkreśla Marcin Zynczewski. "Elektroniczna administracja u nas się dopiero rodzi. Powstanie elektronicznego urzędu z prawdziwego zdarzenia wymaga czasu i środków. Kiedy jednak już zaczęliśmy go tworzyć, to nie możemy zaprzestać. Jest to jednak długotrwały, narastający proces, a nie jednorazowe, okazjonalne przedsięwzięcie" - deklaruje Bogusław Leśkiewicz, sekretarz Urzędu Miejskiego w Gogolinie. Jego zdaniem, sprawy IT są już na tyle mocno regulowane przepisami prawa, że nie ma dziś od nich odwrotu. Uczestnictwo w projekcie "e-Urząd dla mieszkańca Opolszczyzny" otworzyło wielu gminom furtkę do dalszych działań.