Globalna organizacja, lokalna konkurencja

Informatyka i elektroniczna obsługa biznesu w BP przed kilkoma laty została wydzielona jako odrębny pion, świadczący usługi na rzecz poszczególnych biznesów i lokalizacji. Jakość usług jest regulowana na podstawie umów SLA. Praktycznie wszystkie przedsięwzięcia odbywają się na podstawie wewnętrznej rywalizacji pomiędzy zespołami działającymi w poszczególnych działach.

O tym, że głównie dzięki wysokim kwalifikacjom ludzi i wciąż jeszcze relatywnie niskim kosztom pracy nie jest bez szans w tym wyścigu, świadczy chociażby fakt, iż informatykom ze środkowoeuropejskiego oddziału udało się zdobyć kontrakt na obsługę systemów wsparcia we włoskim oddziale koncernu.

"Ubiegamy się też o wiele zleceń związanych z realizacją projektów pilotażowych" - mówi Daniel Habrat. Projekty pilotażowe są nie tylko okazją do dalszego rozwoju zawodowego specjalistów, ale służą także promocji samego działu. Dzięki takim przedsięwzięciom można zabłysnąć kwalifikacjami i zostać zauważonym jako zespół. Konkurencja i odpowiedzialność są jednak duże. Nim powszechnie doceniono kompetencje lokalnego działu IT, minęły prawie dwa lata.

Droga do outsourcingu i z powrotem

Tego typu struktura z odrębnym pionem odpowiedzialnym za obsługę informatyczną korporacji kojarzy się z outsourcingiem. BP, a zwłaszcza specjaliści przejęci z amerykańskiego koncernu Amoco uchodzili za zwolenników jak najszerszego wykorzystania firm zewnętrznych. Co ciekawe, kupowano usługi od kilku dostawców, którzy zostali zobowiązani do współpracy przy realizacji zadań na rzecz BP. Wydzielono na zewnątrz obsługę telekomunikacyjną oraz część aplikacji biznesowych wraz z obsługującym je personelem.

O tym, jak istotną rolę w BP odgrywał outsourcing, może też świadczyć fakt, że Mateusz Stefański, poprzedni szef IT w BP Polska, obronił na studiach MBA pracę na temat outsourcingu w BP. W pewnym momencie zauważono jednak, że jakość świadczonych usług, przynajmniej jeśli chodzi o informatykę, nie zawsze jest zadowalająca i powoli wycofano się z tego projektu.

BP nadal korzysta z usług firm zewnętrznych w znacznie szerszym zakresie niż wiele innych korporacji. Obecnie polski oddział BP przekazał na zewnątrz m.in. obsługę księgową (PWC) i kadrowo-płacową (Simple), aplikacjami CRM i MI zajmuje się Altkom Akademia. Wsparciem systemów na stacjach (Raab Karcher), systemem lojalnościowym, a także multimedialnymi kioskami na stacjach BP Connect, które umożliwiają klientom np. korzystanie z Internetu, zajmuje się ComArch. "Outsourcing ma jednak bardzo silne uzasadnienie biznesowe. Zatrudniając kilkunastu informatyków, nie chcemy wikłać się w niektóre problemy związane z obsługą standardowych aplikacji biznesowych, a tym bardziej w cały skomplikowany logistycznie proces utrzymania kiosków internetowych" - wyjaśnia Daniel Habrat.

Integracja ponad wszystko

W przypadku tak zróżnicowanej wewnętrznie firmy najtrudniejszym zadaniem stojącym przed informatykami jest integracja aplikacji zarówno na szczeblu korporacyjnym, jak i lokalnym. BP Polska to pięć różnych działów: stacje benzynowe (wraz z całą dodatkową infrastrukturą: myjniami, sklepami, a ostatnio także kioskami internetowymi), oleje i środki smarne, gaz i produkcja asfaltu oraz dział chemiczny.

Każdy z nich pracuje inaczej, sprzedaje i dystrybuuje swoje produkty w różnoraki sposób. Benzyna jest dzisiaj sprzedawana na 274 stacjach BP i Aral, z których korzystają miliony klientów. Odwiedzający stację nie tylko mogą napełnić baki, ale także umyć samochód i zrobić podstawowe zakupy. Oleje i smary BP, Aral i Castrol są sprzedawane za pośrednictwem ponad 100 dystrybutorów, zaś gaz jest dostarczany bezpośrednio do kilku tysięcy odbiorców.

Ze względu na inny sposób dystrybucji, a także inną specyfikę fizyczną produktów BP inne systemy kontrolują sprzedaż i dystrybucję oraz optymalizację dostaw. Obsługę stacji benzynowych kontrolują systemy RAP i Merchant. Analizą i zarządzaniem cen na stacjach zajmuje się Retail Pricing System. Sprzedaż gazu z wykorzystaniem komputerów przenośnych odbywa się przy wsparciu systemu Drive & Sell. Wspólny dla wszystkich działów jest jedynie korporacyjny system księgowy Sun System, kadry-płace, system wspomagania decyzji biznesowych oraz CRM stworzony przez Altkom Akademię. CRM zapewnił firmie prawidłowy obieg wiedzy zgromadzonej w trzech podstawowych bazach danych oraz znacznie wzbogacił możliwości kalkulacji, wcześniej opierającej się na Excelu.