Pojawiają się propozycje, by za archiwizowanie zbiorów elektronicznych był odpowiedzialny ich twórca. Archiwiści powątpiewają jednak, czy jest to rozwiązanie realne. Może sprawdzić się jedynie w sytuacji, gdy wytwórca dokumentów elektronicznych będzie miał rzeczywistą potrzebę, aby je przechowywać. Wcześniej podobna sytuacja występowała w związku z zapewnieniem trwałości zapisu telewizyjnego. Programy telewizyjne i filmy trzeba było stale przegrywać z taśmy na taśmę, bo albo nośnik się psuł, albo nie było już urządzeń do ich odtwarzania. Stacje telewizyjne dbały o odświeżanie zarejestrowanych materiałów, ponieważ sprzedaż praw do emisji programów i filmów stanowi dla nich jedno ze źródeł dochodu. Czy jednak administracja publiczna będzie zainteresowana utrzymywaniem rekordów zmarłych obywateli w systemie PESEL?

O ile w tym przypadku można się zastanawiać, czy przechowywanie tego typu danych archiwalnych jest potrzebne, o tyle w odniesieniu do danych meteorologicznych czy farmaceutycznych sprawa jest już bezdyskusyjna.

Stałe wydatki

Poza wszystkimi problemami natury technologicznej utrzymanie archiwów elektronicznych będzie wymagało stałego i istotnego finansowania. "Rozwoju techniki nie da się zatrzymać. Nadążanie za tymi zmianami przez archiwa będzie wymagało stałego inwestowania w utrzymanie odpowiedniej infrastruktury technicznej" - mówi Andrzej Biernat. Dobitnie przekonali się o tym np. archiwiści hiszpańscy po zdigitalizowaniu całych zbiorów w Sewilli. Okazało się, że środki potrzebne na ich utrzymanie pochłaniają do kilkudziesięciu procent dotychczasowych nakładów na działalność wszystkich archiwów w kraju.

Stare, papierowe dokumenty - zauważają archiwiści - znoszą nawet nie najlepsze warunki przechowywania, gdy tymczasem nowe, elektroniczne wymagają stałego aktualizowania formatu zapisu. "Obecnie archiwa są prowadzone małym kosztem, podczas gdy elektroniczne będą wymagały dużych nakładów i wykształconej kadry" - ostrzega dyrektor NDAP. Jego zdaniem twórcy ustawodawstwa związanego z wykorzystaniem technik informacyjnych powinni zwracać większą uwagę na tego typu konsekwencje proponowanych przez nich rozwiązań. Archiwiści zamierzają w najbliższym czasie przedstawić rządowi swoje uwagi do przygotowywanego projektu ustawy o informatyzacji kraju.