Dostęp po latach

Chociaż informatyzacja administracji publicznej, połączona z wprowadzeniem możliwości korzystania z podpisu elektronicznego, może uprościć załatwianie spraw w urzędach, to jednocześnie przysporzy nie lada kłopotów archiwistom.

Chociaż informatyzacja administracji publicznej, połączona z wprowadzeniem możliwości korzystania z podpisu elektronicznego, może uprościć załatwianie spraw w urzędach, to jednocześnie przysporzy nie lada kłopotów archiwistom.

Archiwa nie są przygotowane do przejmowania i przechowywania dokumentów elektronicznych. O ile archiwiści dość dobrze opanowali już kwestię zabezpieczania dokumentacji papierowej, o tyle w przypadku zbiorów elektronicznych pozostaje jeszcze wiele niewiadomych. Problem nie został jeszcze rozpoznany na tyle, by można było zapewnić właściwą ochronę dokumentom elektronicznym i odpowiednie zarządzanie ich archiwami. Tak naprawdę nie do końca wiadomo, jak postępować ze śladami ludzkiej działalności w postaci elektronicznej.

Nietrwała technologia

Pierwszy problem pojawia się przy próbach określenia trwałości nośnika elektronicznego. "Zadaniem archiwów jest przechowywanie zbiorów dokumentów w tzw. długim czasie. W praktyce oznacza to, że powinny być chronione na wieczność" - mówi dr Andrzej Biernat, dyrektor generalny Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych. Wiadomo jednak, że ani dyskietka, ani dysk twardy komputera nie spełniają wymogów stawianych przez archiwistów. "Zniszczenie 100 metrów papieru wymaga czasu i wysiłku, a likwidacja porównywalnej ilości informacji w formie elektronicznej może się odbyć w ułamku sekundy" - przypomina Andrzej Biernat.

Dzisiaj nie wiadomo jeszcze, czy uda się zapisać dane w taki sposób, by mogły być bez uszczerbku zachowane dla następnych pokoleń. Inna sprawa, czy dane dzisiaj zapisane będzie można w odległej przyszłości bez przeszkód odczytać. Ciągłe zmiany technologii, nośników informacji, sprzętu komputerowego czy oprogramowania stawiają przed archiwistami nie znane wcześniej problemy.

Na całym świecie, m.in. w Szwecji czy Francji, znane są liczne przypadki przyjęcia do archiwum zapisanych w formie elektronicznej dokumentów, które z czasem stały się niemożliwe do odczytania.

Do odczytania zapisów na papierze potrzebny jest tylko ludzki wzrok, do odtworzenia ich znaczenia, np. w przypadku hieroglifów, ludzki umysł. Dostęp do treści dokumentów elektronicznych nie jest możliwy bez specjalnych urządzeń. Czy one również powinny być przechowywane w archiwach?

Zmienne potrzeby

Niektórzy uważają, że pamięci masowe ułatwią przenoszenie elektronicznych zbiorów z systemu do systemu. Jak w takiej sytuacji zagwarantować autentyczność przepisywanego dokumentu?

Problem ten uwidacznia się m.in. w przypadku baz danych. Ich integralną częścią są instrumenty wyszukiwania. Potrzeby ludzkie, które są podstawą ich budowania, zmieniają się - po pewnym czasie użytkownicy mogą pytać o co innego niż dzisiaj.

Trudności związane z archiwizowaniem treści elektronicznych rosną w przypadku zawartości Internetu, która jest dynamiczna, ciągle się zmienia. Gazeta raz wydrukowana nigdy się nie zmienia, ta sama strona internetowa natomiast następnego dnia może wyglądać już inaczej. "Problemy te mogą mieć poważne, praktyczne znaczenie" - uważa Andrzej Biernat. - "Jak np. udowodnić, że informacja, na którą powoływał się urząd czy obywatel, była rzeczywiście zamieszczona na stronach internetowych Biuletynu Informacji Publicznej?".

Poważną barierą w dostępie do zapisanych cyfrowo treści w przyszłości - zdaniem archiwistów - może być podpis elektroniczny. "Żeby można było otworzyć dokument podpisany elektronicznie, trzeba będzie dysponować uprawnieniami wynikającymi z nadanych certyfikatów" - tłumaczy Andrzej Biernat. - "Kto jednak miałby stale dbać o utrzymywanie i aktualizowanie certyfikatów na potrzeby archiwistyki?".

Informatyzacja najważniejsza

Nowa Rada Archiwalna uznała informatyzację polskich archiwów państwowych za najważniejsze zadanie. Jednym z pierwszych projektów przeznaczonych do realizacji ma być informatyzacja informacji o informacji, czyli stworzenie ogólnopolskiego, komputerowego systemu metainformacji o zasobach wszystkich archiwów państwowych. Bazą do jego budowy ma być obecnie działający system Sezam. "Będzie to system jednolity, w pełni zintegrowany, obejmujący w ramach tych samych standardów wszystkie najważniejsze procesy archiwizacji - od przyjęcia dokumentu, do zbiorów, po udostępnienie informacji o nim użytkownikowi" - tłumaczy Andrzej Biernat z Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych. To pewnego rodzaju przełom. Do tej pory polskie archiwa skupiały się na tworzeniu wielu nie połączonych ze sobą baz danych, np. Sezam działa w oderwaniu od inwentarzy elektronicznych.

Do końca tego roku mają powstać założenia nowego systemu. Problemy z jego stworzeniem mogą wynikać z dużego zróżnicowania poszczególnych, działających w naszym kraju archiwów. "System musi być jednolity, a jednocześnie dostosowany do specyfiki każdej placówki" - twierdzi Andrzej Biernat. Inaczej niż w przypadku zintegrowanych systemów bibliotecznych nie można kupić gotowego produktu na rynku, gdyż metodyka działalności archiwalnej jest w każdym kraju inna. Gdyby znalazły się odpowiednie fundusze, np. z KBN-u, wdrożenie programu we wszystkich archiwach podległych Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych mogłoby nastąpić w ciągu 2, 3 lat.

Przedstawiciele polskich archiwów mają nadzieję, że szansą na przynajmniej częściową modernizację ich wyposażenia informatycznego może być udział w projekcie Polskiej Biblioteki Internetowej. Na początek ma być udostępniony sprzęt do skanowania archiwaliów. Jako pierwsze do internetowych zbiorów trafią akta z obrad Prezydium Rady Ministrów z okresu międzywojennego. Najcenniejsze dokumenty związane z funkcjonowaniem państwa polskiego archiwa udostępniają w postaci cyfrowej także w portalu Polska.pl (prowadzonym przez Naukową i Akademicką Sieć Komputerową - obecnie znajdują się tam dwa serwisy: "Skarby archiwów polskich" i "Skarby literatury polskiej"; ten ostatni współtworzony z Wirtualną Biblioteką Literatury Polskiej Instytutu Filologii Polskiej Uniwersytetu Gdańskiego).

Zbiory naukowe mają się znaleźć na stronach Wirtualnej Biblioteki Nauki.

Polskie archiwa państwowe mają także własną stronę: http://www.archiwa.gov.pl


TOP 200