Często popełnianym błędem w umowie licencyjnej jest brak wskazania tzw. pól eksploatacji szczegółowo określających prawa użytkownika licencji. Podczas pośpiesznie prowadzonych negocjacji prawnych pojawiają się również problemy informacyjne. "Bywa, że strony nie wiedzą, w jakim zakresie dana aplikacja komputerowa może być legalnie wykorzystywana, np. czy mogą z niej korzystać spółki z grupy, czy można dokonywać modyfikacji danej aplikacji i czy można z takich modyfikacji swobodnie korzystać" - mówi Bartosz Tomaszewski.

Klauzule, zapisy, wyjątki

Podpisanie umowy jest zwieńczeniem całego procesu negocjacyjnego i otwiera drogę do oczekiwanego wdrożenia. Zanim to jednak nastąpi, warto przeanalizować ostateczne zapisy kontraktu, m.in. pod kątem ich zbieżności z biznesowymi celami organizacji i możliwościami finansowo-organizacyjnymi. Umowy wdrożeniowej nie wolno też podpisywać pod presją czasu. Skala problemów wynikających z błędnych lub niekorzystnych zapisów kontraktu nijak ma się do kilku dni zwłoki wobec wstępnego harmonogramu projektu. Warto także zagwarantować sobie możliwość modyfikacji zapisów kontraktu w wyjątkowych sytuacjach.

"Jedną z podstawowych metod umożliwiających zmianę umowy jest wprowadzenie mechanizmu wniosku o dokonanie zmian. Zaletą takiej regulacji jest możliwość zmiany umowy przez dokonanie uzgodnień na poziomie kierownictwa projektu obu stron, bez potrzeby podpisywania aneksu do umowy. Strony mogą też przewidzieć w umowie możliwość zawieszenia wykonywania usług przez określony czas" - twierdzi Bartosz Tomaszewski.

Zauważa on również, że w czasach gorszej koniunktury firmy często prezentują ofensywną postawę wobec dostawców rozwiązań IT. Przejawia się ona m.in. żądaniami renegocjacji zawartych wcześniej kontraktów, które przy spadku obrotów stanowią coraz ważniejsze obciążenie budżetu. "Stanowczo odradzałbym taki sposób podejścia do tematu. Nie oznacza to, iż strona, która znalazła się naprawdę w ciężkiej sytuacji finansowej nie może próbować uzgodnić z drugą stroną kontraktu zmiany umowy. Chodzi tylko o to, że zmiana umowy wymaga zasadniczo zgody dwóch stron, a w tym przypadku postawa roszczeniowa nie jest dobrym rozwiązaniem" - podkreśla Bartosz Tomaszewski.

Nieprzyjemnych sytuacji można zaś uniknąć dzięki stosownym zapisom umownym, określającym warunki współpracy w przypadku trudności finansowych jednej ze stron.