Wdrożenie systemu ERP oznacza często ogromne zamieszanie utrudniające codzienną pracę na wszystkich szczeblach firmy. Zmiany procesów biznesowych, reorganizacja, szkolenia, testy i opóźnienia spotykają się często ze sprzeciwem ze strony pracowników i generują dodatkowe problemy. Tymczasem losy organizacji i wdrożenia oprogramowania, które ma wspierać jej działalność biznesową ważą się jeszcze przed rozpoczęciem wdrożenia - już na etapie negocjacji zapisów umowy wdrożeniowej. Warto, aby uwzględniały one m.in. szczegółowe, wynikające z prawa warunki udzielenia licencji, obowiązki obu stron oraz dodatkowe zastrzeżenia. Istotne jest też określenie warunków odszkodowania za niewywiązanie się z zapisów umowy.

Powalczyć o swoje

Korzystne określenie warunków wdrożenia oraz dalszego utrzymania i użytkowania systemu klasy ERP może mieć nieporównanie większe znaczenie dla organizacji aniżeli najlepsze nawet upusty cenowe. Tym bardziej, że w obliczu spadającego popytu, dostawcy systemów wspomagających zarządzanie są bardziej skłonni do nietypowych ustępstw. Istotne jest, aby w proces negocjacyjny zaangażowane były osoby odpowiedzialne za finansowanie i faktyczną realizację całego projektu IT. "Podstawową rzeczą jest solidne przygotowanie się do negocjacji, a więc dokonanie analizy potrzeb biznesowych i określenie - nawet w sposób dość ogólny - zakresu umowy" - mówi Bartosz Tomaszewski, prawnik w Kancelarii Baker & McKenzie Gruszczyński i Wspólnicy.

Jego zdaniem, istotne jest, aby właściwe negocjacje były poprzedzone wstępną analizą finansowania projektu i oceną rzeczywistych zdolności budżetowych firmy m.in. w odniesieniu do terminów płatności i metod rozliczeń. Warto również skupić się na postanowieniach gwarantujących bezpieczeństwo interesów i możliwości nieprzerwanego prowadzenia działalności w oparciu o nowe rozwiązanie IT. Z tego względu ważne jest zadbanie m.in. o skuteczne - pod kątem prawnym - udzielenie licencji lub przeniesienie praw majątkowych na oprogramowanie oraz określenie zakresu wzajemnej odpowiedzialności i ewentualnych sankcji związanych z naruszeniem warunków umowy przez którąkolwiek ze stron.

Istotna nieważność

"Nieważność całej umowy może wystąpić np. wtedy, kiedy z okoliczności wynika, iż bez postanowień dotkniętych nieważnością czynność nie zostałaby dokonana. Przykładowo taki przypadek występuje, gdy umowa przewiduje wdrożenie oprogramowania, które zgodnie z dzisiejszym stanem wiedzy i techniki nie jest możliwe do wykonania" - mówi Bartosz Tomaszewski. W treści umowy można również umieścić szczegółowe postanowienia określające warunki odstąpienia od umowy oraz sankcje związane z takim odstąpieniem. "Gdy jedna ze stron dopuszcza się zwłoki w wykonaniu zobowiązania z umowy wzajemnej, druga strona może wyznaczyć jej odpowiedni dodatkowy termin z zagrożeniem, iż w razie bezskutecznego upływu wyznaczonego terminu będzie uprawniona do odstąpienia od umowy. Może również - bez wyznaczenia terminu dodatkowego, bądź też po jego bezskutecznym upływie - żądać wykonania zobowiązania i naprawienia szkody wynikłej ze zwłoki" - dodaje.