Upływ czasu

Czynnik ten może być rozumiany na dwa sposoby. Pierwszym, najbardziej oczywistym rozumieniem jest naturalny upływ czasu związany ze zbliżaniem się do daty określającej koniec zakontraktowanych usług. W tym przypadku, z odpowiednim wyprzedzeniem trzeba podjąć decyzję o przedłużeniu umowy z obecnym dostawcą, zamówieniu usług u innego dostawcy bądź przejęciu outsourcowanego obszaru biznesowego z powrotem do struktur własnej firmy (insourcing). Drugie rozumienie związane jest z permanentnie zmieniającym się otoczeniem biznesowym, a więc również i z ciągłą zmianą naszej firmy, jej ewoluującymi wymaganiami, zmianami w obszarze dostawców usług outsourcingowych czy choćby z nowymi metodykami prowadzenia kontraktów.

Niedotrzymywanie parametrów umowy

W tym przypadku chodzi o niewłaściwe, w naszej ocenie, wywiązywanie się usługodawcy z pewnych parametrów usług, jakie świadczy na naszą rzecz. Tymi parametrami mogą być: cena zawyżona w stosunku do aktualnej oferty rynkowej, niedotrzymywanie parametrów jakościowych usług (SLA, KPI) bądź też odmienny od naszych oczekiwań zakres realizowanych usług.

Jakość pierwotnej umowy

Jak pokazuje praktyka, w wielu przypadkach ta sama umowa może być po obu stronach (klient-dostawca) całkowicie rozbieżnie interpretowana. Kiedy rozpoczyna się etap bieżącego zarządzania kontraktem, okazuje się, że brakuje wielu elementarnych zapisów, jak choćby dobrze doprecyzowanego zakresu świadczonych usług czy metryk umożliwiających rozliczanie jakości kontraktu. Zdarzają się też kontrakty typu „hand-shake”, gdzie po prezesowskim uścisku dłoni między obiema stronami i podpisaniu 2-3 stronicowej „umowy outsourcingowej”, pozostaje do doprecyzowania właściwie wszystko (ale już niestety w trybie operacyjnym). Po stronie klientów, jako największego wroga sukcesu wskazuje się często brak kompetencji przy tworzeniu pierwotnej umowy outsourcingowej.

Istotna zmiana w biznesie

Ostatnim z istotnych czynników uruchamiających proces renegocjacji jest znacząca zmiana w biznesie. Może to być zarówno zmiana przychodząca niejako z wewnątrz firmy, jak również zmiana wymuszona przez czynniki zewnętrzne, niezależne od dostawcy ani klienta. W pierwszym przypadku mówimy o istotnych zmianach w specyfice biznesowej naszego przedsiębiorstwa – np. znaczna modyfikacja profilu naszej firmy, ekspansja geograficzna, zmiana skali operacji, zmiana kluczowych osób zarządzających firmą, procesy fuzji i przejęć. W drugim przypadku zmiany przychodzą z zewnątrz, a ich przyczynami mogą być między innymi zmiany prawodawstwa (jak choćby nowelizacja prawa bankowego z maja 2005, która istotnie dotknęła branżę outsourcingową).