Kolejny cel wdrożenia dokumentu to ograniczenie zbędnych kosztów, m.in. poprzez:

zabezpieczenie przed utratą know-how, krótszy czas wyszukiwania informacji, szybsze podejmowanie decyzji, eliminację duplikowania działań, połączenie procesów w zintegrowany system.

W ramach budowy kultury organizacyjnej opartej na dzieleniu się wiedzą Departament Personalny przygotował całościową metodykę podejścia do zagadnienia, której mieściło się m.in.: poznanie najważniejszych kompetencji i określenie luk w jednostkach organizacyjnych, określenie kluczowej wiedzy w firmie i identyfikacja pracowników, którzy ją posiadają, poznanie najlepszych rozwiązań z zakresu przekazywania i dzielenia się wiedzą, weryfikacja zapisów „Polityki zarządzania wiedzą” z przedstawicielami jednostek, wdrożenie polityki zarządzania wiedzą.

„Założyliśmy, że polityka zarządzania wiedzą dotyczy ludzi, a nie samej wiedzy, czy też informacji – powstaje w ludzkich głowach i to ludzie przekazują ją dalej. W ten sposób nadaliśmy sprawie kontekst kadrowy, kluczowy dla powodzenia inicjatywy. Tworząc listę kroków do podjęcia, pokazaliśmy, że to nie jest wyłącznie ‘nasz’ projekt, lecz coś, w co powinni zaangażować się menedżerowie i kierownicy w najlepiej pojętym własnym interesie” – wyjaśnia Marzena Cieślak, dyrektor Departamentu Personalnego w PGNiG TERMIKA SA.

Zapytajmy pracowników

Budowa kultury organizacyjnej opartej na dzieleniu się wiedzą to projekt o długim horyzoncie czasowym i złożoności podejmowanych działań. Aby szybko uzyskać efekty, Departament IT i Administracji wziął na siebie odpowiedzialność za przygotowanie wymagań dla rozwiązań umożliwiających i ułatwiających wyszukiwanie informacji. Utworzenie listy wymagań poprzedziła ankieta: 50 pracowników odpowiedziało na pytania dotyczące ich pracy, zwłaszcza wyszukiwania informacji, faktycznej dostępności potrzebnej im informacji, wpływu tej dostępności na ich pracę, a także oczekiwań co do potencjalnych zmian w tej dziedzinie.

Z ankiet wynikało, że dostępność informacji jest znacznie słabsza, niż oczekują pracownicy, i że poszukiwanie właściwej informacji zajmuje im zwykle 5–10 minut. Dla większości potrzeba pojawiała się codziennie, zaś dla mniejszej części wielokrotnie w ciągu dnia. Słaba dostępność informacji prowadzi do duplikacji pracy, strat czasu pracy, zaś brak jawnie opisanych kompetencji ludzi utrudnia wyszukiwanie osób znających sprawę lub wiedzących, do kogo należy się zwrócić o pomoc.

„Większość pytań sformułowaliśmy tak, by odpowiedzi jednoznacznie wskazywały preferencje. Dając pracownikom wybór między udoskonaleniem istniejących mechanizmów wyszukiwania informacji w poszczególnych aplikacjach lub jednolitym dla wszystkich aplikacji mechanizmem wyszukiwania, dowiedzieliśmy się, że jednolity mechanizm wybiera znakomita większość osób. W efekcie mieliśmy jaśniejszy obraz sytuacji faktycznej i pewność, co należy zrobić dalej” – mówi Dariusz Gawryś.

Na podstawie wyników ankiet PGNiG TERMIKA SA sformułowała ogólny zakres potencjalnego projektu IT i rozpoczęła poszukiwanie partnera do jego realizacji. Wśród podmiotów znalazła się firma Findwise sp. z o.o., warszawski oddział szwedzkiej firmy specjalizującej się w rozwiązaniach do wyszukiwania i indeksowania informacji.

„Okazało się, że znaleźliśmy firmę, która nie próbowała sprzedać nam produktu, lecz merytorycznie rozmawiała o celach projektu i proponowała zdroworozsądkowe rozwiązania problemów. Mogliśmy wybrać, jaka technologia będzie wykorzystana, ponieważ Findwise jest partnerem wszystkich ważniejszych dostawców technologii indeksowania i zarządzania informacją. Findwise to cenny partner w strategii wdrożenia” – wspomina Dariusz Gawryś.