Współdzielenie z automatu

Wyzwaniem jest skłonienie pracowników do zmiany przyzwyczajeń i zapisywanie dokumentów na dyskach sieciowych. Za radą Findwise, Departament IT i Administracji nie zamierza wprowadzić kroków formalnych. Zgodnie z polityką zarządzania informacją będzie prosił ludzi o podzielenie dokumentów na trzy grupy: publiczne, ważne z punktu widzenia jednostki, w której pracują, oraz osobiste. Równolegle rozpoczęły się prace nad warstwą serwerową.

„Zamierzamy wdrożyć chmurę prywatną opartą na technologii Microsoft. Dokumenty będą automatycznie zapisywane lokalnie i w chmurze, a system będzie te dokumenty indeksował i udostępniał w wynikach wyszukiwania dla innych pracowników. W ten sposób rozbroimy największą minę całego przedsięwzięcia, a jednocześnie całkowicie zautomatyzujemy sam proces współdzielenia” – opowiada Dariusz Gawryś.

Zaindeksowane na serwerach w chmurze dokumenty będą poddane przetwarzaniu z wykorzystaniem bibliotek analizy semantycznej autorstwa Findwise. „Podczas pilotażu stwierdziliśmy, że analiza semantyczna pozwoliła w sposób automatyczny poklasyfikować dokumenty wg wielu kryteriów jednocześnie. Dokumenty zostały poklasyfikowane nie tylko na podstawie metadanych plików, lecz także ich zawartości: rodzaju dokumentów, jednostek organizacyjnych, których dotyczyły, klasy ważności, statusu aktualności, zawartości, przeznaczenia i innych” – wyjaśnia Andrzej Miciałkiewicz, konsultant w Findwise sp. z o.o.

Po wdrożeniu rozwiązania w całej firmie wpisanie słowa kluczowego w wyszukiwarce portalu SharePoint przez pracownika spowoduje pojawienie się strony z listą wyników oraz opcjami zmiany lub zawężenia kryteriów wyszukiwania. Proces poszukiwania będzie zredukowany z 5–10 minut do kilku sekund. Korzyści pośrednie to: wzrost produktywności pracowników, eliminacja dublowania wysiłków, szybsze i bardziej rzetelne wyciąganie wniosków, redukcja decyzji podejmowanych w warunkach niedostatecznej informacji itp.

Efekty zaostrzają apetyt

Program zarządzania wiedzą w PGNiG SA rozpoczął się na początku 2013 r. Działania podjęte przez PGNiG TERMIKA SA to spore osiągnięcie, nie tylko Departamentu IT i Administracji i Departamentu Personalnego, ale całej firmy. Koncepcja polityki to duża sprawa, ale co najmniej tak samo ważna była dobrze przemyślana strategia przygotowania wdrożenia, zasadzająca się na skutecznym zaangażowaniu kierownictwa firmy, menedżerów średniego szczebla i szeregowych pracowników. Na uznanie zasługuje pragmatyczne podejście do pokonania zidentyfikowanej bariery dla projektu – przyzwyczajenia pracowników do zapisywania dokumentów na dyskach lokalnych. Już na etapie pilotażu organizacja mogła przekonać się, że program daje każdemu pracownikowi konkretne efekty; przysparza mu sojuszników, dlatego równolegle trwają prace nad kolejnymi etapami.

„Obecnie konsultowane są założenia do systemu zarządzania informacją o kompetencjach pracowniczych. Budujemy narzędzia do zarządzania dziedzinowymi bazami wiedzy, które zostaną zasilone informacjami pozyskanymi od naszych doświadczonych ekspertów. Już teraz testowane są portale wewnętrzne departamentów oraz katalogi publiczne poszczególnych pracowników. W planach jest budowa centralnego repozytorium dokumentacji technicznej, a także zewnętrznych źródeł informacji” – opowiada Dariusz Gawryś.

Według wyliczeń PGNiG TERMIKA SA skrócenie czasu wyszukiwania informacji, przy założeniu, że pracownik biura poszukuje informacji raz dziennie, spowodowało oszczędności roczne rzędu 600 tys. zł. Kalkulacja nie uwzględnia korzyści pośrednich, a także faktu, że wielu pracowników, jak zostało wskazane w ankietach, poszukuje informacji więcej niż raz dziennie.