Telepresence to rozwiązanie typowo korporacyjne, m.in. dlatego, że wymaga stosowania dedykowanych pomieszczeń - studiów wideokonferencyjnych, których oświetlenie i akustyka muszą być specjalnie zaprojektowane i wykonane.

Ponieważ liczba potencjalnych nabywców telepresence jest ograniczona, praktycznie wszyscy producenci wprowadzili do ofert również mniejsze (i znacznie tańsze) systemy wideokonferencyjne dla małych i średnich firm, a niektórzy zaczynają się przymierzać do wprowadzenia rozwiązań konsumenckich. Nie chodzi tu oczywiście o znane od lat rozwiązania wykorzystujące wideotelefony lub kamerki internetowe o niskiej rozdzielczości i jakości, a systemy HD wyposażone w zaawansowane mechanizmy kontroli jakości transmisji audio/wideo.

Czy warto inwestować?

Według wyników badań Forrester Research opublikowanych w raporcie z lutego br., firmy, które zainwestowały w systemy wideokonferencyjne, w praktyce oszczędzają średnio 20% na rocznych kosztach podróży służbowych.

Większość producentów nie prezentuje wyliczeń, ile można zaoszczędzić, inwestując w oferowane przez nich systemy wideokonferencyjne, a jedynie przykłady wdrożeń. Trudno się temu dziwić, bo obliczenia takie zależą od wielu indywidualnych parametrów, różnych w zależności od wielkości, struktury, organizacji i rodzaju działalności firmy.

Ale praktyczne informacje o wdrożeniach i uzyskanym zwrocie z inwestycji mogą być ciekawe. Na przykład, Procter and Gamble pod koniec 2009 r. uruchomił 70 sal wideokonferencyjnych w swoich biurach na całym świecie. Zdaniem przedstawicieli tej firmy, była to dobra decyzja, bo każdy zainwestowany dolar - według szacunków - już obecnie daje 4 dolary oszczędności związanych z ograniczeniem kosztów delegacji służbowych i zwiększeniem produktywności pracowników.

Z kolei przedstawiciele DLA Piper szacują, że udziały w kosztach inwestycji w system telepresence zainstalowany w tej firmie to 60% - zakup sprzętu, 30% budowa-dostosowanie sal wideokonferencyjnych oraz 10% - instalacja.

Aby samodzielnie oszacować ekonomiczne uzasadnienie inwestycji w system wideokonferencyjny, można skorzystać z użytecznego narzędzia, dostępnego na stronie internetowej Tandberg (Cisco). Jest to Kalkulator Korzyści Biznesowych, który ułatwia obliczenie kosztów i realnych korzyści finansowych z wdrożenia technologii wideokonferencyjnej w konkretnej firmie. Kalkulator jest zlokalizowany i dostępny pod adresemhttp://www.tandberg-business-advantage.com.

Jako przykład działania kalkulatora, przedstawiciele Tandberga podają firmę z branży telekomunikacyjnej zatrudniającą 250 osób na terenie Polski, której pracownicy wyższego szczebla odbywają ok. 100 zagranicznych podróży służbowych i ok. 1200 podróży krajowych. Według Kalkulatora Korzyści Biznesowych, firma ta ponosi roczne wydatki na podróże biznesowe w wysokości 151 607,58 euro, jej pracownicy tracą w skali roku ponad 5315 godzin na podróże i łączny, związany z tym wydatek wynosi 306 135,18 € rocznie.

Wykorzystując takie dane oraz założenia dotyczące ograniczenia liczby podróży i zakładanego czasu zwrotu inwestycji, można oszacować, jaki wydatek na zakup systemu wideokonferencyjnego lub usługi jest ekonomicznie uzasadniony.