Automatyzacja w transporcie paliw

Optymalizacja procesów i wdrożenie nowego oprogramowania do zarządzania przedsiębiorstwem przynosi bardzo dobre efekty biznesowe. Właśnie takim kompleksowym wdrożeniem może się pochwalić Operator Logistyczny Paliw Płynnych.

Computerworld Lider Informatyki 2014

Wydanie Computerworld poświęcone prezentacji wyników konkursu Lider Informatyki 2014 można bezpłatnie pobrać w formacie PDF: Computerworld Lider Informatyki 2014.

Jedną z najważniejszych aplikacji w OLPP jest oprogramowanie SAP, które obsługuje główną gałąź biznesową przedsiębiorstwa. Poprzednio wykorzystywane oprogramowanie SAP w wersji 4.6 było wdrożeniem specjalnym, cała obsługa akcyzy paliwowej była napisana ręcznie, w oryginalnej aplikacji wprowadzono bardzo dużo modyfikacji. Dalsze utrzymywanie aplikacji w poprzednim kształcie było niemożliwe bez dużych i kosztownych zmian, niezbędna była decyzja o migracji do nowszej wersji. Dodatkowym impulsem było zakończenie wsparcia technicznego tej wersji.

Oba czynniki sprawiły, że Operator Logistyczny Paliw Płynnych musiał rozpocząć wdrożenie nowego oprogramowania. Standardem w branży paliwowej jest oprogramowanie SAP (korzystają z niego Orlen i Lotos), po analizie potrzeb wybrano migrację do najnowszej wersji 6.0.

Zobacz również:

Daniel Betke, prezes zarządu Operatora Logistycznego Paliw Płynnych, mówi: „Nową wersję SAP wdrożyliśmy, by usprawnić działanie przedsiębiorstwa. Implementację przeprowadziliśmy procesowo, w modelowy sposób. Zwróciliśmy szczególną uwagę na komunikację, optymalizowaliśmy procesy biznesowe. Uzyskaliśmy istotną poprawę sprawności pracy przedsiębiorstwa. Wszystkie elementy i etapy, które powinny się znaleźć w projekcie, naprawdę w nim występowały. Wszystkie cele zostały osiągnięte. Uzyskaliśmy bardzo duże zaangażowanie biznesu oraz IT w projekt”.

Przygotowanie firmy

Każde dobrze przygotowane wdrożenie w tej skali wymaga przełożenia tego, co chce osiągnąć biznes, na zrozumienie w IT. Rozpoczęte mapowanie procesów ze wszystkich obszarów spółki trwało ponad pół roku. Do opanowania wszystkich elementów niezbędne były wyjazdy, a także dokładne rozpoznanie procedur i urządzeń, włącznie z ustaleniem wsparcia każdego z nich w modelu docelowym.

Daniel Betke, prezes OLP

Szczególnym wyzwaniem w trakcie wdrożenia było zapewnienie komunikacji między ludźmi. Aby działania związane z optymalizacją procesów i przygotowaniem firmy do zmian odbywały się sprawnie, opracowaliśmy formułę spotkań międzymodułowych i międzyprojektowych. Raz na miesiąc lub dwa tygodnie grupy spotykały się, informując o tym, co udało się zrobić, w jaki sposób i jakie są kolejne zadania. Tak uniknęliśmy kosztownego usuwania wielu błędów na późniejszym etapie, np. niespójności modelu księgowego i kontrolingowego.

Daniel Betke wyjaśnia: „Poprzedni system nie nadążał za potrzebami biznesu. Wiele zadań wykonywaliśmy w Excelu zamiast w SAP, bo wprowadzenie oczekiwanej funkcjonalności wymagałoby zbyt dużych zmian w narzędziu. Całe wdrożenie zostało oparte na docelowym modelu procesu biznesowego, jaki przebiega w OLPP. Wykonaliśmy mapowanie procesów w spółce i ustaliliśmy docelowy kształt biznesu, by odpowiadał stanowi obecnemu i przyszłym zmianom. W specyfikacji SIWZ dla nowego systemu zawarliśmy wszystkie elementy niezbędne do tego, by oprogramowanie spełniało wymogi biznesowe. Samo wdrożenie było dla nas projektem, przez który przechodziliśmy, wiedząc, co trzeba zrobić i w jaki sposób. Realizacja odbyła się zgodnie z planem”.

Wdrożenie nie oznaczało jedynie modernizacji systemu SAP, gdyż unowocześnione zostały wszystkie interfejsy, opracowano także standaryzację automatyki na każdej z baz paliw. To musiało odbyć się w trakcie działania – nie można było wyłączyć systemów na czas dłuższy niż 48 godzin. Szkolenia dla pracowników rozpoczęto jeszcze w październiku. Część prac wdrożeniowych zrealizowano wcześniej, dlatego że systemy w bazach magazynowych można było migrować z wyprzedzeniem, a część baz obrotowych włączyć w nowy tryb pracy dopiero w ostatniej chwili.

Ostateczne przejście na nowy system odbyło się 2 stycznia – wtedy firma w całości rozpoczęła prace w SAP 6.0, nowym systemie obiegu dokumentów oraz systemie obsługi kierowców CDOK. Korzyści z usprawnienia pracy były od razu widoczne – przyspieszono obsługę pojazdów, znacząco uproszczono proces wydania i przyjęcia produktów do transportu samochodowego w bazach paliw. Wszystkie oferty oraz informacje o kierowcach i flocie znalazły się w jednym miejscu, proces obsługi stał się o wiele prostszy. To pozwoliło na przeniesienie obsługi całego ruchu samochodów do jednej lokalizacji. Wprowadzone kioski multimedialne umożliwiły sprawną obsługę.