Automatyzacja w transporcie paliw
-
- 24.09.2014
Obecnie wszystkie informacje dotyczące zbiorników są prowadzone w module PM w oprogramowaniu SAP. Zmodernizowano i ustandaryzowano także całą infrastrukturę w bazach paliwowych, wprowadzając nowe serwery i wirtualizację w klastrze VMware.
Daniel Betke wspomina: „Początkowo pracownikom towarzyszyła niepewność, ale później pojawiła się satysfakcja, że to, co kiedyś funkcjonowało niezgodnie z oczekiwaniami, zostało ostatecznie uruchomione w sposób optymalny dla użytkownika i biznesu”.
Dla OLPP każde zdarzenie biznesowe, które skutkuje powstaniem transakcji związanej z paliwem, wiąże ze sobą rozliczenia akcyzowe. Oznacza to, że każda transakcja z głównej gałęzi biznesowej firmy (magazynowanie i obrót paliwami) jest powiązana z podatkiem i nakłada na firmę szczególne obowiązki prawne.
Ewidencje związane z podatkiem akcyzowym są przekazywane do urzędów celnych, a zatem cały ten obszar w SAP jest istotny dla organizacji. Wdrożenie nowego systemu sprawiło, że można monitorować stan i transakcje w pojedynczym miejscu dla wszystkich baz paliwowych.
Obrót paliwami ma jeszcze jedną specyfikę związaną z obliczeniami. Ze względu na zmienną objętość w funkcji temperatury, wszystkie transakcje odbywają się w przeliczeniu temperatury paliwa do 15 st. Celsjusza. Firma musi mierzyć temperaturę paliwa wydawanego lub przyjmowanego do zbiornika i dokładnie rejestrować wszystkie parametry, a następnie przeliczyć wartości do V15 – objętość paliwa w temperaturze 15 stopni. Tych obliczeń jest dużo, OLPP rocznie we wszystkich bazach transferuje około 10 mln metrów sześciennych paliw.
Pożegnanie e-maili i faksów
Zmiana procesów biznesowych umożliwiła wdrożenie nowego sposobu kontaktu z klientami. Miejsce częściowej integracji oraz przesyłania dokumentów za pomocą poczty elektronicznej i zleceń telefonicznych zajęła pełna automatyzacja, z wykorzystaniem interfejsu B2B. Obecnie zamówienie złożone przez dużego klienta od razu trafia do systemu OLPP, założone zostaje zlecenie, które będzie zrealizowane.
Od 2 stycznia cała komunikacja dotycząca zleceń od głównych klientów (Orlen i Lotos) odbywa się elektronicznie. Obrót związany z usługami dla dwóch najważniejszych klientów to znacznie ponad trzy czwarte ogółu obrotu OLPP, a zatem pełna integracja systemów umożliwiła znaczne usprawnienie pracy firmy. Mniejsi klienci korzystają z usług OLPP przez portal eDyspozycja, który został zintegrowany z oprogramowaniem SAP 6.0.
Wdrożenie nowego modelu przyniosło radykalne usprawnienie komunikacji. Rok temu 45% zleceń przysyłano za pomocą poczty elektronicznej, co piąte przychodziło faksem, mniej niż jedna trzecia pochodziła z interfejsu B2B, a zlecenia przez portal stanowiły nieznaczny margines. Obecnie aż 70% zleceń przychodzi przez interfejs wymiany dokumentów wprost z systemów kluczowych klientów, 20% pochodzi z portalu, a zgłoszenia pocztą elektroniczną i faksem są incydentalne, uruchamiane jedynie w przypadku awarii po stronie klienta.
Koszt druku spadł o połowę
Firma usprawniła komunikację nie tylko w zakresie zleceń. Obecnie prawie cały obieg najważniejszych dokumentów jest elektroniczny. Poza nim pozostało nie więcej niż 20% wszystkich procesów, które stopniowo są włączane do sytemu. Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów spowodowało obniżenie kosztów wydruku o ponad 50% w skali całej organizacji.
Przyspieszona obsługa cystern
Drugim co do ważności systemem w OLPP jest oprogramowanie przeznaczone do obsługi kierowców. Wdrożenie poprzedzono optymalizacją procesów biznesowych, dzięki czemu można było w pełni wykorzystać możliwości oprogramowania.
Poprzednio w każdej bazie przy przyjeździe pojazdu pracownik sprawdzał komplet dokumentów. Po sprawdzeniu kierowca wjeżdżał na teren bazy i rozpoczynał się proces przelewania paliwa. Pracownik bazy przygotowywał dokumenty WZ, dołączał wyniki analizy laboratoryjnej i inne. To zajmowało do 48 minut. Obecnie identyfikacja odbywa się automatycznie, wszystkie informacje są przesłane do systemu i kierowca ma dane o pojeździe, naczepie, a także szczegóły zlecenia. Po identyfikacji kierowca za pośrednictwem kiosku multimedialnego wybiera właściwe opcje związane z pojazdami, dokumenty są wystawiane automatycznie na podstawie dostępnych informacji.
Dzięki zgromadzeniu w jednym miejscu kompletu danych oraz uproszczeniu procedury tworzenia dokumentów czas obsługi jednej cysterny ograniczono z ponad 40 do 26–28 minut.
Szybkie i sprawne zarządzanie
Dzięki wdrożeniu nowego modelu obsługi zleceń i pojazdów udało się uprościć proces obsługi. Obecnie obsługa zleceń odbywa się w centralnym systemie, a dyspozycje zakładane są automatycznie. Po dołączeniu informacji o pojeździe i kierowcy system sprawdza dostępność i możliwość przewozu, komplet danych znajduje się w dyspozycji pracowników centrum w Rejowcu k. Poznania. W bazie kierowca wybiera właściwą naczepę za pomocą aplikacji w kiosku, system automatycznie weryfikuje dane i drukuje dokument wydania DW, odpowiednie orzeczenia i rozlicza załadunek.
Udało się radykalnie zmniejszyć liczbę ludzkich błędów. Wprowadzenie do systemu SAP informacji o legalizacji zbiorników i o przeglądach technicznych sprawiło, że firma może obsługiwać całą flotę o wiele sprawniej niż dotychczas. Centralny system umożliwia podgląd online operacji we wszystkich bazach w całym kraju. Przedtem nie było to możliwe.
