Kolejnymi krokami jest dokonanie właściwych wyborów - systemu i jego dostawcy. Jednym z najefektywniejszych sposobów na uniknięcie błędów na tym etapie jest skorzystanie z doświadczeń innych - tych firm, które korzystają już z systemu, który bierzemy pod uwagę, i tych, które współpracują z naszymi oferentami. Kontaktowanie się z klientami, umieszczonymi na liście referencyjnej oferenta, jest powszechnie przyjętą praktyką.

"Trzeba postawić sobie pytanie o cele wdrożenia. Jak już będziemy je znali, powołajmy zespół, który opracuje listę działań prowadzących nas do ich osiągnięcia. Jeśli zachodzi obawa, że nasz horyzont postrzegania jest zbyt wąski - wynajmijmy firmę konsultingową. Przy jej pomocy zanalizujmy obecnie działające obszary i procesy, a następnie zastanówmy się, które możemy poprawić. Szukajmy rozwiązania IT, gdy już sami będziemy wiedzieli, co chcemy poprawić i mniej więcej jak to zrobić. Zaplanujmy niezbędny budżet, wybierzmy liderów, a na końcu rozwiązanie" - wylicza Jarosław Jastrzębski.

Dla kupującego system IT - prócz bogatej funkcjonalności - najważniejszą zaletą zintegrowanego rozwiązania jest wsparcie organizacji, która stoi za jego powstaniem, serwisowaniem, i która gromadzi oraz adaptuje w trakcie rozwoju oprogramowania doświadczenia pochodzące z wielu przeprowadzonych projektów. Daje to gwarancję, iż system będzie dostosowany do potrzeb, będzie dysponował aktualnymi funkcjami w obszarze sprawozdawczości finansowej i będzie można go rozbudować, a nawet zamówić specjalnie zaprojektowany moduł.

"Spotkaliśmy się z firmą, która wykorzystywała rozwiązanie lokalnego producenta. W wyniku kłopotów z serwisem i aktualizacji, firma ta nie mogła wykorzystywać części jego funkcji, co powodowało realne straty. W imię źle pojmowanych oszczędności tolerowano ten stan do momentu, aż dostawca zakończył działalność, a zmiana sytemu z powodu braku serwisu stała się niezbędna" - zauważa Bartłomiej Lux, szef projektu w Macrologic.

Udział własny

Aby obniżyć koszty wdrożenia, można np. wdrożyć wersję prekonfigurowaną systemu, która zapewnia podstawowe, niezbędne funkcjonalności dla danej branży. Dostawcy oferują takie wersje. Kolejnym sposobem jest wykonanie części wdrożenia własnymi zasobami. Wymaga to oczywiście zaangażowania i przede wszystkim kompetencji od pracowników firmy, niemniej jest to jak najbardziej możliwe.