7 nieoczywistych korzyści z narzędzi do pracy grupowej

Korzyści z narzędzi do pracy grupowej wydają się oczywiste: łatwiejsza komunikacja, lepsza wymiana myśli, współdzielenie treści i wygodny zdalny dostęp do zasobów. Jednak rozwój tej klasy narzędzi spowodował, że wachlarz korzyści jest znacznie szerszy niż to, co się powszechnie uważa. Przedstawiamy kilka takich nieoczywistych przykładów.

Narzędzia do pracy grupowej wspomagają pracę zespołów. Dzięki nim współpraca może być realizowana zarówno przez osoby pracujące w jednej lokalizacji, jak i rozproszone geograficznie. Narzędzia do pracy grupowej umożliwiają ich użytkownikom jednoczesną pracę na wspólnych danych oraz dostarczają mechanizmów pozwalających na koordynację działań, a także śledzenie postępu prac. Korzyści, jakie płyną z ich zastosowania, są bardzo różnorodne.

1. Większa transparentność

Oprogramowanie do kolaboracji może według ekspertów zwiększyć przejrzystość w każdej organizacji. Poprawia się bowiem dostęp do informacji, np. o zadaniach realizowanych przez poszczególne osoby i zespoły. Można łatwo monitorować postęp prac czy prowadzić dyskusje. Co więcej, w ten sposób można również pokazać klientom, jak pracuje organizacja. Klienci mogą być przecież uczestnikami projektu, ekspertami w danej dziedzinie czy właścicielami produktu, którego dotyczy projekt. Nie ma lepszego sposobu na kontakt z klientem, niż pokazywanie mu postępu prac poprzez narzędzia pracy grupowej. Klienci mogą monitorować praktycznie każdy aspekt realizacji projektu, a poziom szczegółowości zależy tylko od tego, jakie informacje ich interesują. W ten sposób stają się oni częścią procesu. Natomiast bez narzędzi do kolaboracji trudno jest tak silnie zintegrować klientów z projektem. Przykładowo, przygotowywanie okresowych raportów wymagałoby ręcznego opracowania.

2. Zachęty dla pracowników

Wiele firm stara się, aby ich pracownicy byli jak najbardziej zaangażowany w pracę zawodową. Jedną z metod osiągnięcia tego celu jest właśnie oprogramowanie do pracy grupowej, które może posłużyć do wynagradzania pracowników na podstawie efektów ich pracy. Przykładowo, pracownicy mogą otrzymywać punkty w określonych sytuacjach, np. za wykonanie zadań czy zgłaszanie pomysłów. Zebrane punkty mogą stać się walutą, którą można na coś wymienić. Tutaj pracodawcy mają szerokie pole do popisu. Nie muszą to być tylko nagrody dla pracowników, ale także datki na cele charytatywne. Są na rynku rozwiązania, które umożliwiają w ramach systemu pracy grupowej wzajemne ocenianie pracowników na podstawie zebranych punktów przyznawanych za realizację firmowych wartości. Taka funkcja zachęca do pozytywnych zachowań i realizacji założeń kultury korporacyjnej.

3. Planowanie kryzysowe

Oprogramowanie do kolaboracji może ułatwić organizacjom przygotowanie się na sytuacje awaryjne i kryzysowe. W takich sytuacjach usprawnia bowiem komunikację w czasie rzeczywistym między kluczowymi osobami. Możliwe jest przeprowadzenie testowych działań zespołu kryzysowego obejmującego wiele lokalizacji. Funkcja chatu umożliwia komunikację w czasie rzeczywistym między wszystkimi osobami, niezależnie od miejsca, w którym się znajdują. Jednocześnie konwersacje tekstowe są rejestrowane ze znacznikami czasu i można łatwo je odtworzyć w przyszłości.

4. Szybsze, efektywniejsze rozwiązywanie problemów

Oprogramowanie do kolaboracji może pomóc użytkownikom w rozwiązywaniu problemów, które nie pozwalają im na kontynuowanie pracy. Członkowie zespołu mogą natychmiast informować się o istotnych postępach, które mają wpływ na ich pracę. To samo dotyczy informowania się o pojawiających się przeszkodach. Jeśli coś takiego ma miejsce, członkowie zespołu mogą zainicjować, np. wideokonferencję, i wspólnie szybko rozwiązać problem, nawet jeśli poszczególne osoby znajdują się w różnych lokalizacjach.

5. Łatwiejsze zakładanie firm

Szczególnie w firmach wykorzystujących nowoczesne technologie możliwe jest budowanie zespołów, których członkowie są rozproszeni geograficznie. Korzystanie z narzędzi do pracy grupowej bywa w takich firmach kwestią być albo nie być. Te narzędzia umożliwią zatrudnianie pracowników i szybkie skalowanie kadr w miarę potrzeb i przy zachowaniu wysokiej produktywności całej organizacji. Jeszcze 10 lat temu takie możliwości były trudne do osiągnięcia. Obecnie systemy do kolaboracji są znacznie lepsze, a ludzie nauczyli się z nich lepiej korzystać.

6. Szybkie formowanie zespołów

Narzędzia do współpracy umożliwiają organizacjom korzystanie z bardziej elastycznych miejsc pracy – bardzo szybko można tworzyć zespoły, które zajmą się konkretnymi projektami. Te narzędzia otwierają nowe drogi dotarcia do osób dysponujących potrzebnymi umiejętnościami i doświadczeniem oraz budowania tymczasowych zespołów. Kierownicy mogą skupić się na tych obszarach, które wymagają największej współpracy, a następnie szybko przydzielać właściwe osoby, zarówno z wewnątrz, jak i z zewnątrz organizacji.

Przykładowo, zaprojektowanie nowego produktu może trwać od 3 do 4 miesięcy. Jeśli jednak sięgnie się po narzędzia do pracy grupowej i wykorzysta je do budowania „chwilowych” zespołów, można ten czas skrócić kilkukrotnie. Potwierdzają to doświadczenia takich firm, jak Accenture. Oczywiście może się zdarzyć, że wzrost szybkości będzie okupiony jakością. Jednak coraz więcej firm jest zainteresowanych takim podejściem do budowania zespołów. Projekty realizowane przez formowane ad hoc zespoły charakteryzują się różnorodnością pomysłów i ludzi. Wystarczy im tylko przydzielić narzędzia umożliwiające efektywną pracę.

7. Nauka nowych umiejętności

Oprogramowanie do współpracy umożliwia pracownikom rozwinięcie nowych umiejętności, których w inne sytuacji by nie zdobyli. Na przykład, freelancerzy czy pracownicy mogą licytować się o projekty, które pomogą im rozwijać kluczowe nowe umiejętności wykraczające poza zakres ich dotychczasowych obowiązków. Menedżerowie mogą przydzielić zewnętrznych wykonawców do realizacji zadań, na które pracownik może nie mieć czasu lub potrzebnych umiejętności. To z kolei umożliwia pracownikom skupienie się na zadaniach, które poszerzą ich kompetencje.