Biznesowy system operacyjny

O idei stworzenia nowego cyfrowego środowiska pracy, spajającego procesy biznesowe, aplikacje i zasoby oraz praktycznej próbie jej realizacji mówi Jacek Paszek, wiceprezes zarządu firmy eDokumenty.

Biznesowy system operacyjny to oprogramowanie pozwalające w sposób cyfrowy zarządzać firmą lub organizacją, tworzące środowisko dla aplikacji służących do przetwarzania procesów biznesowych oraz kontroli zadań realizowanych przez pracowników. W tym celu dostarcza trzy główne elementy: obiektowy model firmy odwzorowujący jej zasoby, silnik procesów oraz powłokę komunikacyjną, na którą składają się mechanizmy pracy grupowej.

Przykładem realizacji idei biznesowego systemu operacyjnego jest system READY, na którego bazie na rynku polskim z sukcesem oferowany jest cały zestaw aplikacji webowych pod nazwą eDokumenty. W tym wypadku w jednym pakiecie udostępniono obieg dokumentów, workflow, CRM, klienta poczty IMAP, system do zarządzania projektami i kontrolingu finansowego.

W ten sposób zintegrowano najważniejsze obszary zarządzania firmą i spowodowano, że w systemie jest stale obecny prawie każdy pracownik umysłowy firmy. W nim otrzymuje wszystkie zadania i sprawy, z których składa się jego praca: e-maile, dokumenty, polecenia od przełożonych, oraz zaplanowane wcześniej w kalendarzu zdarzenia.

Biznesowy system operacyjny

Istotne jest to, że niektóre działania są dużo bardziej uporządkowane i prostsze do wykonania w środowisku biznesowego systemu operacyjnego niż przy użyciu tradycyjnych aplikacji: osobnego klienta poczty, Excela, plików na dyskach współdzielonych i ograniczonych do działu handlowego aplikacji CRM. Pracownicy np. nie muszą przekazywać wewnątrz organizacji e-maili za pomocą niekończących się łańcuszków „Fw:Fw:Re”, produkując przy tym miliony niepotrzebnych i zduplikowanych informacji. Opierając się na webowym kliencie poczty IMAP oraz narzędzi pracy grupowej, e-maile są automatycznie lub z pomocą użytkownika klasyfikowane do klientów spraw i zadań, dla których zainteresowani dostają odpowiednie powiadomienia.

A czym to się różni od istniejących obecnie systemów pracy grupowej i systemów BPM?

Biznesowy system operacyjny musi obejmować zintegrowany system pracy grupowej i BPM, ale najważniejsza różnica nie wynika z zakresu udostępnianych aplikacji czy funkcji, ale raczej ze sposobu ich działania, tego, jak odwzorowują rzeczywistość biznesową i jak komunikują się z użytkownikami. Wyraźna różnica dotyczy także czegoś, co bywa obecnie określane mianem Enterprise 2.0, czyli przeniesienia podejścia do komunikacji znanego z portali społecznościowych na platformy pracy w firmach. Kluczowe dla nich jest to, że taka nowoczesna i lekka komunikacja odbywa się w kontekście ważnych informacji lub identyfikowalnych obiektów biznesowych, np. dokumentów, spraw klientów czy zadań.

Czy system taki oferuje coś więcej niż znane systemy pracy grupowej i BPM?

Oprócz podanych wyżej korzyści biznesowy system operacyjny musi umożliwić także utworzenie modelu organizacji, czyli odwzorowanie jej struktury, funkcji i zasobów. Powinny one dla osób zarządzających stać się widoczne niczym mapa, na której widać firmę, jej elementy, ich działanie. System ponadto musi umożliwiać zbieranie i kontrolowanie informacji w ustalony dla danej firmy sposób. Nie możemy dać użytkownikom całkowitej wolności, w tym sposobu, w jaki są gromadzone informacje, bo w pewnej skali zrobi się z tego po niedługim czasie bałagan. Nie oznacza to także, że użytkownikom musimy udostępnić wyłącznie sztywny zestaw folderów, który będzie ograniczał ich kreatywność w klasyfikacji treści na niższym poziomie. Nowoczesny i bardziej prosty sposób gromadzenia treści opiera się na naturalnym podziale wynikającym ze struktury organizacyjnej rozszerzonym o mechanizm, który można porównać do znanych z sieci społecznościowych hashtagów. Ta zmiana podejścia znacznie ułatwia samo klasyfikowanie treści, jak również pozwala na ich wielokrotnie wydajniejsze wykorzystanie.

Czy są już przykłady firm, które zajęły się tą tematyką i promują tego typu rozwiązania?

My pierwsi nazwaliśmy tak tę ideę, co nie znaczy, że ona już nie funkcjonuje na świecie, choć może być inaczej definiowana.

Jest wiele firm, które nie tylko dostarczają oprogramowanie, ale zajmują się czymś, co można nazwać cyfrową transformacją. To podejście wyraża się w tym, że próbuje się tworzyć takie środowisko, które oprócz cyfryzacji procesów umożliwia synergię ludzi i informacji. W ten sposób zwielokratnia się wartość posiadanych zasobów.

Co oferuje firma eDokumenty jako wartość dodaną w porównaniu do innych ofert o podobnym charakterze?

Przede wszystkim skupiliśmy się na prostocie i adekwatności interfejsu użytkownika, co zajmuje nam lwią część zasobów. Dużo czasu poświęcamy na warsztaty i testy, by zweryfikować co jest rzeczywistą potrzebą określonych grup użytkowników i w jakiej formie udostępnić funkcje, by były one możliwe do łatwego wykorzystania bez czytania instrukcji. To się przekłada na cały User Experience. Zdajemy sobie sprawę, że system jest potężnym narzędziem dla zarządu, ale tworzymy go tak, jakby najważniejszy był końcowy użytkownik. Cieszymy się, kiedy użytkownicy deklarują, że bardzo lubią system. To jest chyba najważniejsza i przy tym nie tak często spotykana wartość.

Biznesowy system operacyjny