Od wielu lat przedsiębiorcy i menedżerowie mówią, że podejmują decyzje, opierając się na danych. Czy faktycznie tak jest?

Rzeczywistość wygląda nieco inaczej. Często nasi klienci spotykają się z sytuacją, że raporty, np. dla zarządu, przygotowywane są pod presją czasu.

Kiedy jesteś odpowiedzialny za przygotowanie takiego dokumentu, szybko gromadzisz co najmniej kilkanaście arkuszy kalkulacyjnych z różnych działów. W międzyczasie okazuje się, że do danego pliku dostęp ma jeden pracownik, który jest nieobecny. Innym razem, gdy zdobędziesz plik, nie wiesz, co w tym raporcie jest istotne. Do tego część informacji otrzymujesz w formie screenów z innych systemów zewnętrznych, np. CRMu, lub dostępów do nich bez odpowiedniego wprowadzenia. Wszystko to wiąże się ze stresem. Nie masz pewności, że wszystkie pozyskane dane dotyczą tego samego okresu. Możliwe też, że do któregoś z arkuszy kalkulacyjnych wdarł się błąd ludzki. Choćby źle zastosowana formuła. Wiele można by o tym mówić, a problemów jest więcej. Okazuje się bowiem, że tak przygotowany raport w momencie prezentacji jest… nieaktualny. Powodem jest to, że materiały źródłowe, którymi dysponowaliśmy, nie obejmowały ostatnich dni. A przecież na bazie tych raportów podejmowane są często kluczowe decyzje.

Zupełnie z życia: wyobraźmy sobie, że w spotkanie wypada w poniedziałek rano, a przez natłok innych obowiązków przygotowanie raportu rozpoczynamy w piątek. Jak w takich okolicznościach pozyskać konieczne dane?

Gdy korzystamy z ujednoliconej platformy danych, możemy prezentować dane w czasie rzeczywistym lub wygenerować je nawet na chwilę przed spotkaniem bez najmniejszej obawy, że nie zdążymy. Dodatkowo dzięki zastosowaniu dashboardów w PowerBI od razu mamy wszystko przedstawione w formie graficznej.

Czy przedsiębiorcy, którzy jeszcze nie korzystają z platform danych, próbują na własną rękę szukać rozwiązań tych problemów?

Tak. Zauważają, że bardziej przemyślane gromadzenie danych i zarządzanie nimi pozwoliłoby na uzyskanie prawdziwego źródła wiedzy o firmie. A co za tym idzie, na sprawniejsze podejmowanie właściwych decyzji. Organizacje zaczynają na co dzień korzystać z kilku niepowiązanych ze sobą systemów zewnętrznych. Dalej mamy problem z dużymi kosztami pozyskania informacji. Często zdarza się, że takie systemy nie posiadają choćby łatwego sposobu eksportu danych do arkusza kalkulacyjnego. Wymagają specjalistycznej wiedzy, np. jak korzystać z udostępnionego API. Brak takich kompetencji w organizacji uniemożliwia nam korzystanie z tego typu źródeł i jest obarczone dodatkowym ryzykiem związanym z pozyskiwaniem danych i ich integralnością. Wracamy do punktu wyjścia: informacje wykorzystywane do generowania raportów przepisywane są ręcznie, najczęściej do arkuszy kalkulacyjnych, co naraża je na ryzyko błędu ludzkiego oraz zajmuje sporo czasu.

Jak prawidłowo podejść do takiego wyzwania?

Zmiana polega na zaimplementowaniu platformy, która zawiera integralne dane pochodzące z różnych źródeł i finalnie prezentujące faktyczny stan przedsiębiorstwa. Stanie się tak tylko wtedy, gdy zrozumiemy dane, ich źródła, określimy procesy powodujące problemy z analizą oraz dopasujemy dane do celów biznesowych.

W 3Soft nasze działania rozpoczynamy od warsztatów Data Discovery, podczas których stawiamy na ścisłą współpracę przedstawicieli klienta z naszymi analitykami danych oraz analitykami procesów biznesowych.

Przykładowo tak działaliśmy podczas pracy z firmą e-commerce. Jako przedsiębiorca średniej wielkości procesy biznesowe opierała na niezależnych rozwiązaniach SaaS dostępnych na rynku oraz na raportach w postaci arkuszy kalkulacyjnych dostarczanych przez zewnętrzne organizacje. Dokładnie przeanalizowaliśmy dane klienta, ich źródła, a także potrzeby biznesowe. W tym przypadku okazało się między innymi, że eksportowane dane dostarczane są w różnych formatach, np. JSON lub CSV.

Jak rozwiązaliście ten problem?

Przygotowane procesy zautomatyzowały manualne pobieranie danych oraz generowanie raportów. W tym konkretnym przypadku uruchomiona dla klienta platforma zasilana jest danymi z systemów logistyki. Pozwala na śledzenie sprzedaży i wysyłek w czasie rzeczywistym, więc klient może podejmować decyzje biznesowe, opierając się na aktualnych, wiarygodnych danych. Dodatkową obserwacją naszych analityków było to, że wożono głównie… powietrze! Okazało się, że kartonowe, standardowe opakowania do wysyłek zamówień są za duże. Mając dane zgromadzone na platformie z dostępem do danych historycznych, byliśmy w stanie w kilka dni przygotować model Machine Learning, który wskazał optymalne rozmiary pudełek. Klient w wielu zamówieniach mógł wykorzystać mniejsze, a więc tańsze w transporcie opakowania. Oszczędności po stronie logistyki sięgnęły 17%.

Jak widać, uruchomienie ujednoliconej platformy danych pozwala w naturalny sposób na wykorzystanie sztucznej inteligencji do optymalizacji procesów.

Czy takie rozwiązanie może być elastyczne i uwzględnia zachodzące w przedsiębiorstwie zmiany?

Oczywiście. Nasz klient zaczął prowadzić działania reklamowe z wykorzystaniem Instagrama. W tym czasie okazało się też, że rozliczenia kosztowe z podwykonawcami wymagały dużego zaangażowania działu finansowego klienta. Posia¬dając już zaimplementowaną platformę danych, rozbudowa środowiska o dodatkowe automatyzacje zrealizowana została w ciągu kilku dni. Po tak krótkim czasie powstał w pełni automatyczny raport, który pozwala śledzić wpływ kampanii marketingowej na sprzedaż oraz rozliczenia z podwykonawcami. Co więcej, dzięki wyświetlaniu na dużym telewizorze dashboardu efektów kampanii live, zmienił się proces biznesowy klienta. Zamiast analizować efekty kampanii po jej zakończeniu, decyzje można było podejmować od razu w trakcie jej trwania! To zwiększyło skuteczność działań o 10%.

Jesteśmy w stanie szybko i sprawnie podpiąć kolejne rozwiązania SaaS-owe, na które decyduje się klient. Dane z nich trafiają do czytelnego i na bieżąco aktualizowanego dashboardu. Taki system uwzględnia zmienne w czasie rzeczywistym. Nie wymaga kolejnego ręcznego przesyłania danych i poświęcania godzin na przygotowanie raportów.

Podsumowując, jakie są główne korzyści z posiadania platformy danych w firmie?

Kadra zarządzająca zaczyna rozumieć dostępne dane, które dzięki spójności stają się dla niej wiarygodne, zaczynają być strategicznym zasobem. Otrzymuje niezbędne informacje w określonym miejscu oraz bazujące na najbardziej aktualnych danych. Wszystko to bez potrzeby gromadzenia dużej ilości materiałów źródłowych i angażowania sztabu ludzi. W 3Soft podchodzimy do takich rozwiązań kompleksowo – od warsztatów Data Discovery po budowę i wdrożenie platformy. Tworzymy dashboardy za pomocą narzędzia PowerBI. Jeśli biznes klienta się zmienia, możemy to w krótkim czasie uwzględnić. Jesteśmy z klientem na każdym etapie wdrożenia rozwiązania.