Suchy opis nowych funkcji dowolnego programu nie zawsze pokazuje ich wszystkie możliwości. Aby sprawdzić, jak działają należy z nich skorzystać i wyrobić własne zdanie. Na rynek wchodzi właśnie najnowszy Offcie 2010. Czy warto go zainstalować? A może lepiej pozostać przy poprzednich wersjach?

Przygotowaliśmy zestaw wskazówek pokazujących, jak używać najnowszych narzędzi pakietu biurowego. Możesz je wypróbować na wersji testowej programów.

Zobacz również:

• Najlepsze bezpłatne alternatywy dla pakietu Microsoft (Office) 365
• Microsoft Office 365 - lista wersji, najważniejsze zmiany dla biznesu

Pokazaliśmy już, co czeka cię po zainstalowaniu Worda oraz Excela i Outlooka.

Zapoznaj się teraz z możliwościami PowerPointa i funkcjami dotyczącymi całego pakietu biurowego.

1. Jak otworzyć stare dokumenty?

W Office 2007 podczas próby otwarcia dokumentu stworzonego w wersji 95 albo jeszcze starszej, na ekranie pojawiał się jedynie komunikat błędu, a plik nie chciał się otworzyć. Ograniczenie to zostało wprowadzone ze względów bezpieczeństwa. Najnowszy Office jest jednak bardziej elastyczny. Jeżeli chcesz możesz usunąć tę blokadę.

3. Otwórz na przykład Worda i przejdź na kartę Plik. Kliknij Opcje i sekcję Centrum zaufania. Wybierz przycisk Ustawienia Centrum zaufania.

4. Przejdź do kategorii Ustawienia blokowania plików. Usuń zaznaczenia w kolumnie Otwieranie obok formatów, które chcesz odblokować {o1}. Zaakceptuj zmiany. W podobny sposób usuwa się blokadę w Excelu.

2. Gdzie są pliki, nad którymi ostatnio pracowałem?

Użytkownicy starszych wersji Office cenili sobie funkcję, która umożliwiała błyskawiczny dostęp do ostatnio otwieranych dokumentów. Wystarczyło najczęściej rozwinąć menu Plik i wybrać jeden z listy. Funkcja ta została rozbudowana, ale ukryta. Aby dostać się do dokumentów trzeba teraz wykonać więcej kroków. Na szczęście można to zmienić.

1. Kliknij kartę Plik i kategorię Ostatnio używane. W prawej części okna, u jego dołu zaznacz opcję Uzyskaj szybki dostęp do tej liczby... W pole obok wpisz liczbę dokumentów, jaka ma być wyświetlana na liście. Ostatnio otwierane pliki pojawią się od razu w menu Plik {o2}.

2. Przydatna funkcją jest możliwość tak zwanego przypięcia danego dokumentu do listy ostatnio otwieranych. Przypięty dokument będzie wyświetlany na nej zawsze bez względu na to, kiedy był edytowany. Aby to zrobić kliknij nazwę dokumentu w kolumnie Ostatnio używane dokumenty okna Ostatnio używane i wybierz polecenie Przypnij do listy. Co ciekawe do wykazu można dołączyć nie tylko pliki, ale również całe katalogi. Wybiera się je z kolumny Ostatnio używane miejsca.

3. Odzyskiwanie niezapisanych plików

Word, Excel oraz PowerPoint zostały wyposażone w funkcję odzyskiwania niezapisanych plików. Bazuje ona na automatycznym zapisie tworzonym przez każdy z tych programów. Poprzednie wersje Office kasowały kopie awaryjne po zamknięciu dokumentu, najnowsza przechowuje ostatnią. Aby z niej skorzystać przejdź na kartę Plik i kliknij polecenie Ostatnio używane. Wybierz polecenie Odzyskaj niezapisane dokumenty widoczne w prawym dolnym rogu okna. Wskaż plik kopii i kliknij Otwórz. Podobny efekt uzyskasz klikając kolejno Plik, Informacje, Zarządzaj wersjami i Odzyskaj niezapisane dokumenty.

4. Własne elementy na wstążce

Wstążka pojawiła się w Office 2007. W aktualnej wersji pakietu jest bardziej elastyczna. Producent umożliwił jej modyfikowanie i dostosowywanie do własnych potrzeb. Zmiana Wstążki w jednym programie pakietu nie ma wpływu na interfejs pozostałych aplikacji.

1. Otwórz jeden z programów i kliknij Wstążkę prawym przyciskiem myszy. Wybierz polecenie Dostosuj Wstążkę. Aby dodać kartę użyj przycisku Nowa karta. Automatycznie zostanie utworzona na karcie jedna grupa.

2. Zaznacz kartę i kliknij przycisk Zmień nazwę. Nadaj swojej karcie nazwę. W podobny sposób zmodyfikuj grupę. Jeżeli chcesz do karty dodać kolejne grupy użyj przycisku Dodaj grupę. Kolejność wyświetlania kart na Wstążce oraz grup na karcie zmienisz za pomocą przycisków strzałek umieszczonych z prawej strony okna.

3. Zaznacz jedną z grup a następnie w lewej części okna odszukaj polecenie, które chcesz na niej umieścić. Wykaz poleceń możesz zawęzić wybierając z listy powyżej odpowiedni filtr. Przydatny jest na przykład Polecenia, których nie ma na Wstążce. Aby przenieść polecenie na Wstążkę kliknij przycisk Dodaj>>, jeżeli chcesz je usunąć wybierz <<Usuń. Możesz również przeciągać polecenia myszą {o3}. Druga metoda ułatwia zdefiniowanie kolejności wyświetlania komend. Zmiany zaakceptuj przyciskiem Ok.

5. Wstążka zajmuje za dużo miejsca

Wstążka, w przeciwieństwie do tradycyjnego menu zajmuje więcej miejsca na ekranie. Jeżeli chcesz je przeznaczyć na przykład na wyświetlanie wiadomości, dokumentu czy arkusza możesz ją zminimalizować {o4}. Poniższa porada działa we wszystkich programach Office 2010. Kliknij Wstążkę prawym przyciskiem myszy i wybierz polecenie Minimalizuj Wstążkę. Aby przywrócić jej wyświetlanie usuń zaznaczenie widoczne obok tego polecenia.