Intranetowy system nerwowy

Budowanie systemu komunikacji wewnętrznej ma sens nie wtedy, gdy kierownictwo chce dobrze informować pracowników o swoich poleceniach, lecz wtedy, gdy pracownicy uważają, że mają coś cennego do powiedzenia swoim kolegom w innych działach.

Budowanie systemu komunikacji wewnętrznej ma sens nie wtedy, gdy kierownictwo chce dobrze informować pracowników o swoich poleceniach, lecz wtedy, gdy pracownicy uważają, że mają coś cennego do powiedzenia swoim kolegom w innych działach.

Powodzenie w budowaniu firmowych intranetów odzwierciedla najlepiej stan intelektualnego i emocjonalnego pobudzenia pracowników. Inicjatywa może wyjść z zarządu albo z działu informatyki lub z grupy odpowiedzialnej za gazetkę firmową. Jej pierwszą przyczyną może być chęć zaprzestania drukowania wewnętrznych książek telefonicznych albo potrzeba łagodnego i jasnego zakomunikowania zmian np. po fuzji z inną firmą, albo też konieczność szybkiego udostępniania wiedzy gromadzonej przez jeden dział innemu działowi, aby ten mógł podjąć działania. Bez względu na to, jak błaha jest pierwsza przyczyna - a często jest bardzo błaha - ciąg dalszy zależy od dojrzałości danego biznesu, czyli od tego, w jakim stopniu pracownicy czują się odpowiedzialni, a nie zdają się na zarząd albo okoliczności zewnętrzne. Zawsze bowiem przesłanką do powodzenia projektów in-tranetowych jest taka kultura firmy - i taka jej kondycja biznesowa - w której różni ludzie często i stanowczo upominają się o wiedzę i informację po to, aby lepiej wykonywać swoją pracę. Budowanie intranetu tylko dlatego że ktoś komuś chce coś zakomunikować - bez artykułowania tej potrzeby osobie, której chce się to powiedzieć - nie ma sensu i nie rokuje powodzenia. Intranet ze swojej technologicznej natury jest statyczny, nie jest w stanie wymusić korzystania z zawartej w nim wiedzy i informacji. Ten przymus powstaje w warstwie biznesu i kultury zarządzania, postaw ludzi. Ale też - trzeba powiedzieć - mało kto wie to od początku.

Uświadomienie użyteczności intranetu czasem następuje dopiero po pierwszych doświadczeniach korzys-tania z niego. Jak z wieloma innymi narzędziami informatycznymi, tak bywa i z tym - jego używanie wchodzi w krew dopiero, gdy się go lepiej pozna i odkryje po raz kolejny: już nie ze służbowego obowiązku, ale z naturalnej potrzeby. Katarzyna Myśliwiec, szefowa zespołu ds. komunikacji wewnętrznej w Banku Przemysłowo-Handlowym w Krakowie, a także menedżer projektu intranetowego, widzi tę różnicę następująco: "W momencie tworzenia intranetu był on traktowany jako inwestycja, jednorazowe przedsięwzięcie do osiągnięcia założonego celu, ale dzisiaj jest to po prostu niezbędne narzędzie codziennej pracy ludzi zatrudnionych w banku".

Moda podszyta potrzebą

Poznańska firma doradcza GFMP przeprowadziła badanie, dotyczące najważniejszych wyzwań dla komunikacji. Podwyższenie wymagań wobec jakości porozumiewania się pracowników i szefów wynika wprost ze spowolnienia rozwoju gospodarczego. W odpowiedzi na kłopoty rynkowe firmy reorganizują się, redukują koszty, zaostrzają rygory. To wszystko trzeba pracownikom zakomunikować, a także zachęcić ich do zaangażowania w proces zmian, pomimo spadku nastroju wywołanego poczuciem zagrożenia, brakiem sukcesów, ostrą rywalizacją. Zaangażowanie pracowników i umocnienie wizerunku firmy na rynku jawią się jako dwa główne zadania korporacyjnego systemu komunikacji. "Aż w 71% firm strategia ekonomiczna ma przełożenie na strategię komunikacji, a najważniejszym narzędziem, które firmy chcą rozwijać, aby sprostać rosnącym potrzebom komunikacyjnym, jest intranet" - twierdzi Roman Rostek, konsultant GFMP. Tworzyć bądź rozwijać go będzie 54% firm. Barierę we wprowadzaniu tego narzędzia widzą w postaci niechęci i obawy pracowników, niewystarczających zasobach finansowych i trudnościach organizacyjnych. Około 15% firm nie przewiduje żadnych trudności.

Fazy rozwoju intranetu w firmie są wyraźnie zharmonizowane z poziomem świadomości uczestniczenia w obiegu informacji i wiedzy pracowników i menedżerów. Gdy intranet jest budowany z inicjatywy zarządu, zwykle pojawia się w nim "dżungla informacyjna", jego administratorzy bowiem umieszczają w nim wszystko, co się da. Nie wiedzą, czego potrzebują użytkownicy i nie bardzo też ich to obchodzi, ponieważ są tylko dystrybutorami wiadomości, a nie ich użytkownikami. Im bardziej obieg i ekspozycja informacji wynikają ze świadomości potrzeb danej grupy użytkow- ników i im szybciej uprawnienia do umieszczania informacji i dbałość o ich kompletność i aktualność przekazuje się ich twórcom i osobom poszukującym informacji, tym szybciej intranet zaczyna odgrywać właściwą rolę. Pracownicy czują się dobrze poinformowani jako pełnoprawni członkowie danej społeczności i dobrze wyposażeni w wiedzę potrzebną do swojej pracy.

Nabieranie nawyków

Dojrzewanie do korzystania z intra- netu rzadko jednak odbywa się samoistnie. Na ogół trzeba pracowników mobilizować do korzystania z niego, zwłaszcza w pierwszym okresie, gdy jeszcze nie ma odpowiednich nawyków, a telefon czy kartka papieru wy-dają się poręczniejsze niż komputer. "Zaczęliśmy od tego, że przestaliśmy drukować spisy telefonów firmowych. A ponieważ ciągle się coś w tej dziedzinie zmienia, pracownicy przywykli, że w intranecie muszą sprawdzać numery" - mówi Tomasz Grzybek, specjalista ds. marketingu internetowego w firmie kurierskiej Stolica. W tym przedsiębiorstwie intranet jest jeszcze w początkowej fazie rozwoju. Powstał z inicjatywy zarządu, a jego budową zajęli się pracownicy działu marketingu. Na razie sami zamieszczają informacje i dbają o ich aktualizowanie.

W BPH z inicjatywą wyszedł Zespół Komunikacji Wewnętrznej Departamentu Promocji Banku, bazując na ogólnych trendach upowszechniania się e-kultury i opierając się na wzorcach kreowanych przez inwestora - HVB. Jedną z ważnych przesłanek utworzenia takiego kanału komunikacyjnego były wyniki przeprowadzonego audytu komunikacyjnego wśród pracowników BPH. Intranet jest dziennikiem informacyjnym, ale także narzędziem do edukacji pracowników. Odegra też istotną rolę podczas zbliżającej się fuzji z PBK. Potrzebne będą aktualne informacje o strukturze organizacyjnej, decyzjach kadrowych, nowych zależnościach służbowych, projektach w toku. Intranet ma być jednym z najważniejszych elementów scalających nową organizację. Za aktualizację danych odpowiada ze- spół redaktorów, wywodzących się ze wszystkich pionów i departamentów centrali, a za koordynację - Zespół Komunikacji Wewnętrznej. "Zachęcamy pracowników do korzystania z intranetu. Wysyłamy informacje o nowościach pocztą elektroniczną albo zamieszczamy w biuletynach banku. Kusimy ich atrakcyjnymi drobiazgami, np. możliwością ściągnięcia ciekawego wygaszacza ekranu. Ale najważniejsze, że mierzymy liczbę i rozkład odwiedzin poszczególnych stron. We wrześniu br. ruch na stronach wynosił 113 500 wejść, a w październiku 88 000" - podkreśla Katarzyna Myśliwiec.

Rozdzielnik wiedzy

Wielką wagę do analiz ruchu w intranecie przywiązują również menedżerowie w Polskiej Telefonii Cyfrowej. Dokładnie wiedzą kto, kiedy, ile razy odwiedził daną stronę. "Najlepszym sposobem na upowszechnienie korzystania z intranetu jest zamieszczanie w nim wiedzy niezbędnej dla pracownika. Jeśli pracownik nie znajdzie użytecznych treści, to żadne sztuczki nie zmuszą go do korzystania z tej sieci" - twierdzi Antoni Mielniczuk, dyrektor Departamentu Spraw Publicznych i Integracji w PTC (Era GSM). Oczywiście, sposób prowadzenia biznesu też musi być taki, aby pracownik musiał się ciągle uczyć i korzystać z wiedzy zgromadzonej w firmie.

W Polskiej Telefonii Cyfrowej intranet powstawał razem z firmą. "Początkowo był statycznym narzędziem do wymiany informacji. Dwa lata temu przekształciliśmy go w intranet dynamiczny. Stare rozwiązanie oparte na Outlooku nie zdawało już egzaminu. Powstały setki folderów, które praktycznie były nie do przejrzenia. Intranet był co prawda wielkim magazynem wszelkich informacji, ale nie był narzędziem do dzielenia się tymi informacjami i do zarządzania wiedzą korporacyjną" - wyjaśnia Antoni Mielniczuk. Przebudowano więc bazy danych pod kątem potrzeb określonych grup pracowników i konkretnych funkcji, opracowano zasady i poziomy udostępniania wiedzy, zbudowano mechanizm sygnalizowania zmian zawartości intranetu kierujący do tej zmiany itd. Generalnie udoskonalenia sprowadzały się do tego, aby umożliwić korzystanie z wiedzy w codziennych zajęciach, a także kontaktach nieformalnych. "Intranet odgrywa bowiem również rolę integracyjną w naszej firmie. Służy również do tego, aby odnaleźli się wszyscy wielbiciele sportów wodnych albo miłośnicy psów pracujący w PTC" - podkreśla Antoni Mielniczuk. Każda strona ma swojego właściciela odpowiedzialnego za jakość informacji, które na niej umieszcza. Struktura właścicieli nie pokrywa się ze strukturą organizacyjną, buduje jakby alternatywną strukturę "producentów" informacji i wiedzy. W PTC następnym krokiem w rozbudowie intranetu będzie stworzenie bezprzewodowego portalu pracowniczego. Jego projekt właśnie rozpoczęto.


TOP 200