Żyłka nie tylko handlowa

Elektroniczna wymiana danych, zintegrowane zarządzanie łańcuchem dostaw, centralne zarządzanie gospodarką magazynową i prognozowanie sprzedaży w celu optymalizacji zapasów - na razie niewiele przedsiębiorstw handlowych działających w Polsce wprowadziło te hasła w życie. Widać jednak pierwsze oznaki zainteresowania.

Elektroniczna wymiana danych, zintegrowane zarządzanie łańcuchem dostaw, centralne zarządzanie gospodarką magazynową i prognozowanie sprzedaży w celu optymalizacji zapasów - na razie niewiele przedsiębiorstw handlowych działających w Polsce wprowadziło te hasła w życie. Widać jednak pierwsze oznaki zainteresowania.

Wielu przedstawicieli firm handlowych jest przekonanych, że kluczem do rynkowego sukcesu jest dobry system informatyczny, umożliwiający szybki i sprawny przepływ towarów i informacji między różnymi firmami w łańcuchu dostaw. "Trudno sobie wyobrazić działalność naszej firmy bez informatyki". "Informatyka obejmuje każdą dziedzinę działalności naszej firmy". W handlu - informatyka może być kluczem do ideału określanego przez Japończyków jako "pięć razy zero" - zero błędów i pomyłek, zero wad i usterek, zero opóźnień, zero zapasów, zero papierków, czyli biurokracji. "Przyszłość informatyki w handlu to łączność, komunikacja z partnerami, zbieranie i centralna analiza bieżących informacji o zachowaniu się rynku, tworzenie wyrafinowanych analiz i raportów zmierzających do optymalizacji poszczególnych wielkości w obrotach handlowych" - uważa Mariusz Barycki, dyrektor informatyki w krakowskim Ahold & Alkauf. Właściwie nikt nie ma wątpliwości, że takie są trendy na najbliższe lata. Od teorii do praktyki jednak przed firmami handlowymi droga daleka. W stosunku np. do zakładów produkcyjnych handel pod względem informatyzacji jest mocno opóźniony. "Niski stopień kompleksowej informatyzacji branży handlowej i niewielka integracja poszczególnych systemów wynika przede wszystkim z dużego rozproszenia jednostek organizacyjnych. Dość dobrze obsługiwane są poszczególne sklepy, gorzej jest z biznesowym zarządzaniem całością" - mówi Piotr Jankiewicz z .

Ciężar przeszłości

Brak integracji i ograniczona funkcjonalność systemów informatycznych wspierających działalność firm handlowych to spuścizna z lat poprzednich. Na polskim rynku jako pierwsze były dostępne systemy finansowo-księgowe, kadrowo-płacowe i wspomagające zarządzanie produkcją. Wielcy dostawcy systemów ERP dopiero niedawno wprowadzili na polski rynek moduły wspierające zarządzanie działalnością handlową, takie jak SAP Retail czy IFS Distribution. Dość pokaźną liczbę systemów informatycznych funkcjonujących w przedsiębiorstwach handlowych napisali od początku do końca zakładowi informatycy. Wyrażało to przekonanie wielu firm, że ich model biznesowy i sposób działania jest tak unikalny, iż niemożliwe jest dostosowanie do niego jakiegokolwiek oprogramowania. Czasem były to aplikacje pisane na zamówienie przez polską firmę informatyczną. Nawet tam, gdzie stosowane były standardowe pakiety, po latach przeróbek i modyfikacji niewiele już zostało z początkowego produktu.

Obecnie w firmach handlowych najczęściej można spotkać "system" informatyczny zbudowany z wielu oddzielnych programów, "pączkujących" z różnych działów organizacji: sprzedaży, zaopatrzenia, gospodarki magazynowej i materiałowej, kadr i płac, finansów i księgowości. Rzadko jest to jednak system zintegrowany, scentralizowany, obejmujący działalność całej organizacji handlowej, umożliwiający analizę i optymalizację wielkości zapasów w poszczególnych jednostkach czy prognozowanie zapotrzebowania na poszczególne produkty. Stworzenie tej ostatniej możliwości mogłoby przynieść znaczne podniesienie efektywności handlu. Najczęściej współpraca na linii sprzedaż - zaopatrzenie nie istnieje. Sprzedaż kieruje się zamówieniami odbiorców, dział zaopatrzenia składa zamówienia na towar, opierając się na stanie magazynów. Tym samym wiele jest zamówień nie trafionych, nie opartych na rzetelnej analizie popytu, jego sezonowości, przeszłych trendach. Rzadko analizowane są też struktury przepływów magazynowych, gdy tymczasem zidentyfikowanie najszybciej rozchodzących się towarów mogłoby przyczynić się do znacznego usprawnienia gospodarki magazynowej, uproszczenia obsługi i tym samym zmniejszenia kosztów.

Wiatr czy tylko zefirek?

Wydawałoby się, że fala nowoczesnych zastosowań informatyki w handlu powinna przyjść z Zachodu, wraz z wielkimi sieciami hipermarketów. Na razie jednak informatyzacja wielkich sieci handlowych jest ograniczana koncentracją na ekspansywnym rozwoju. "W przyszłym roku planujemy wprowadzenie elektronicznej wymiany danych, przede wszystkim we współpracy z największymi producentami artykułów chemii gospodarczej. Do tej pory byliśmy zajęci otwieraniem kolejnych sklepów i magazynu centralnego" - mówi Guy Olivier de Saint Albin, zastępca dyrektora informatyki ds. systemów Geant Polska.

Zdaniem wielu przedstawicieli firm handlowych i dostawców rozwiązań informatycznych, dotychczas najważniejszą kwestią jest sprawny i wydajny system sprzedaży, a w przypadku sieci hipermarketów - system kasowy. "W wielkich sieciach handlowych panuje przekonanie, że wysokie inwestycje w informatykę nie przyniosą odpowiednich oszczędności. W początkowym okresie ich działania na polskim rynku najważniejsze są wysoka zyskowność i możliwie wysoki zwrot z inwestycji. Wielkie koncerny inwestują na razie przede wszystkim w stosunkowo wydajne systemy kasowe, mające usprawnić obsługę klienta" - mówi Marek Sołtykiewicz z .

Komunikacja na piechotę

W zakresie wymiany danych z partnerami handlowymi stosowane są najczęściej rozwiązania prowizoryczne, powoli przenoszące firmy handlowe w świat informatyki. Najczęściej zamówienia przesyłane są faksem, czasem zbierane przez telefon. Dane z napływających do organizacji dokumentów papierowych są ręcznie wprowadzane do systemów informatycznych. Niektóre firmy przesyłają równolegle z papierowym dokumentem dyskietkę, zawierającą dane w określonym formacie, które można w miarę bezproblemowo wprowadzić do systemu informatycznego odbiorcy dokumentów. Taką metodę stosuje np. wiele firm handlowych działających w branży farmaceutycznej.

"Do tej pory w wielu firmach handlowych działa schemat: stworzenie dokumentu - wydrukowanie - wprowadzenie danych z dokumentu papierowego do systemu informatycznego innego działu - przetworzenie - wydrukowanie. Powstaje wiele niepotrzebnych dokumentów, wykonuje się wiele zbytecznych czynności. A kiedy pojawia się zamówiony towar, nie wiadomo, kto go zamówił i czy przesyłka oraz faktura są zgodne z początkowym zamówieniem" - stwierdza Elżbieta Hałas, kierownik Centrum Kodów Kreskowych w Instytucie Logistyki i Magazynowania w Poznaniu.

EDI dźwignią handlu!

Jednym z bardziej złożonych zagadnień, z którymi muszą sobie radzić firmy handlowe, jest zarządzanie przepływem towarów i powiązanych z nimi dokumentów między uczestnikami wymiany handlowej. Do znacznego uproszczenia procedur wymiany informacji i przyspieszenia obiegu towarowego mogłoby się przyczynić upowszechnienie standardów elektronicznej wymiany danych (EDI). Szczególnie w handlu EDI wydaje się niezwykle potrzebny i użyteczny. Branża handlowa jest rozdrobniona, każdy producent ma wielu dystrybutorów, którym z kolei podlegają hurtownie, sprzedające nie tylko ich produkty. Na dole znajdują się sieci handlu detalicznego i pojedyncze sklepy, związane z wieloma dostawcami z różnych poziomów handlowej drabiny. Największe sklepy detaliczne codziennie otrzymują setki faktur z różnych źródeł, tworzą setki zamówień, odbierają dziesiątki kontenerów różnorodnych towarów. Nawet niewielkie błędy w papierowych dokumentach są źródłem wielu kłopotów w kontaktach handlowych z dostawcami i odbiorcami. Tymczasem jedną z podstawowych zalet EDI - systemu wymiany danych w standardowym formacie między różnymi systemami informatycznymi - jest usunięcie błędów wprowadzanych do systemu informatycznego odbiorcy dokumentów, jeśli dane przepisywane są z faksu lub na podstawie notatek telemarketera.

Zamówienie w postaci elektronicznej może być od razu wprowadzone do systemu magazynowego, porównane ze stanami magazynowymi, wykorzystane do stworzenia faktury. W przypadku specyficznych branż elektroniczny dokument zamówienia od razu jest porównywany z bazą danych, gromadzącą informacje na temat uprawnień zamawiającego. Przykładowo, w branży farmaceutycznej nie wszystkie apteki są uprawnione do zamawiania środków psychotropowych, istnieją też leki, które mogą być wykorzystywane tylko w lecznictwie zamkniętym. Automatyczne porównywanie takich danych pozwala zmniejszyć liczbę pracowników, którzy są zatrudniani wyłącznie do tego celu.

Zdaniem specjalistów, EDI nie powinno być wdrażane jedynie jako metoda zamiany dokumentów papierowych na elektroniczne, ale jako element usprawnienia współpracy z otoczeniem i w pewnym sensie otwarcia się na nie. Niezbędny jest więc wyraźny cel - ogólne usprawnienie i przyspieszenie przepływu materiałów, środków pieniężnych i informacji.

"Firma wprowadzająca elektroniczną wymianę danych powinna mieć dobry system informatyczny, najlepiej zintegrowany, tak aby przede wszystkim w obrębie organizacji informacja przepływała wyłącznie w formie elektronicznej. W tej chwili stosunkowo niewiele firm handlowych ma systemy zintegrowane" - wyjaśnia Elżbieta Hałas.

Nie dla maluczkich

Choć elektroniczna wymiana danych mogłaby najbardziej usprawnić działalność właśnie tak rozdrobnionej branży, charakteryzującej się taką wielością i różnorodnością przepływających dokumentów po to, by EDI mogło być stosowane na szerszą skalę, musi nastąpić konsolidacja. Wprowadzenie EDI wymaga dość dużych inwestycji finansowych - zakupu sprzętu i oprogramowania, instalacji sprawnych i szybkich połączeń telekomunikacyjnych oraz ustalenia standardowych komunikatów z potencjalnymi partnerami wymiany danych. "Największym problemem w nawiązaniu elektronicznej współpracy między dostawcami i odbiorcami jest ustalenie standardów komunikacji" - stwierdza Marek Sołtykiewicz.

Podstawowym punktem odniesienia jest uzgodniony na forum ONZ standard EDIFACT. EDIFACT to wiele setek stron komunikatów obejmujących wszelkie możliwe informacje wymieniane między współpracującymi firmami. Istnieją opracowania branżowe EDIFACT-u, wybrane i odpowiednio okrojone komunikaty, w 80% pokrywające się z potrzebami firm należących do danej branży. Takim opracowaniem jest np. EANCOM, przeznaczony dla firm handlowych i logistycznych. Pozostałe 20% musi jednak być dopracowane przez bezpośrednich uczestników wymiany z uwzględnieniem uwarunkowań krajowych, branżowych i specyficznych dla każdej firmy prowadzącej działalność gospodarczą. EANCOM jest ograniczony do komunikatów specyficznych dla całej wymiany handlowej, związanych również z transportem i przelewem płatności za pośrednictwem banków. Obejmuje przede wszystkim komunikaty oferty cenowej, zamówienia (zmiany w zamówieniu, odpowiedź na zamówienie, raport o statusie zamówienia), awiza wysyłki czy przyjęcia, faktury, instrukcji i statusu transportu czy zawiadomienia o przybyciu przesyłki.

Ciężkie życie liderów

Główny ciężar prac projektowych i wdrożeniowych wprowadzenia EDI w kontaktach z siecią partnerów biznesowych spada zazwyczaj na czołową firmę, dla której dodatkowym problemem jest zróżnicowanie wielkości i kultury technologicznej dostawców i odbiorców. Do niej należy narzucenie pewnych wzorców. "Musielibyśmy ponieść duże inwestycje, by nasi dostawcy zechcieli skorzystać z systemu elektronicznej wymiany danych. Jednak 1,5 roku temu zdecydowaliśmy się na wystąpienie z taką inicjatywą wobec 100 najbardziej stabilnych dostawców. Na pewno projekt ten wymaga skonkretyzowania ogólnoświatowych standardów EDI w polskich warunkach - do tego potrzeba ludzi i funduszy, trzeba też znieść barierę tworzenia jednostkowych rozwiązań w poszczególnych jednostkach gospodarczych. Na razie wszystkie strony zainteresowane są teoretycznie" - twierdzi Ryszard Majer, kierownik Działu Informatyki Jeronimo Martins Dystrybucja w Poznaniu.

Często występującą barierą powstrzymującą firmy przed zaangażowaniem się w projekt EDI jest postrzeganie całej branży handlowej jako niestabilnej i podlegającej ciągłym zmianom. Dostawcy i odbiorcy pojawiają się, znikają, zmieniają profil. Trudno więc zdecydować się na inwestycje, które mogą okazać się stratą pieniędzy i czasu ze względu na wycofanie się partnera ze współpracy. Z drugiej strony powstaje obawa przed nadmierną stabilizacją. Inwestycja w EDI może spowodować nadmierne, nie uzasadnione warunkami handlowymi, uzależnienie się od jednego dostawcy czy odbiorcy.

W Polsce rola inicjatora elektronicznej wymiany danych z odbiorcami może przypaść dużym, zagranicznym producentom dóbr szybko zbywalnych (FMCG). Firma Procter & Gamble we współpracy z innymi producentami z branży dóbr szybkozbywalnych i przedstawicielami sieci handlowych zamierzała stworzyć rodzaj lobby, którego celem byłoby stworzenie i upowszechnienie dostosowanego do polskich warunków gospodarczych formatu elektronicznej wymiany danych, opartego na standardach EDIFACT. "Gdybyśmy przygotowali taki ogólnokrajowy format, który odpowiadałby kluczowym dostawcom i odbiorcom, moglibyśmy rzeczywiście upowszechnić takie rozwiązania. Ważne jest, aby już teraz zdecydować się na pracę w przygotowanie odpowiednich komunikatów. Oczywiście, nie jest to działalność charytatywna, duże, międzynarodowe firmy, takie jak nasza, będą mogły później w pewnym sensie narzucić innym warunki wymiany danych, chociaż przecież są one zgodne ze standardami międzynarodowymi" - wyjaśnia Lidia Bagińska, kierownik ds. systemów sprzedaży i dystrybucji w Dziale Informatyki Procter & Gamble, Warszawa.

P&G wraz z siecią Makro Cash & Carry udało się opracować i wprowadzić w życie dwa komunikaty (zamówienie i faktura) w zakresie elektronicznej wymiany danych. W przyszłości wymiana między tymi firmami zostanie prawdopodobnie wzbogacona o komunikat PRICAT, zawierający informacje o katalogu produktów i oferowanych cenach. Zarówno P&G, jak i MC&C mają zamiar nakłaniać kolejnych partnerów handlowych do wprowadzenia EDI.

W przypadku mniejszych przedsiębiorstw przyszłościowe pomysły rozbijają się o brak środków i odpowiednią siłę przebicia. "Porozumiewanie się z dostawcami z wykorzystaniem EDI byłoby dla nas bardzo korzystne. Nie mamy jednak tak silnej, strategicznej pozycji jako klient, by wymusić tego rodzaju rozwiązania" - mówi Marek Bajon, kierownik Działu Informatyki Przedsiębiorstwa Handlowego BIMS Plus, Poznań.

Ufam ci, ale...

Następnym etapem elektronicznej wymiany danych po przesyłaniu zamówień czy informacji o dokonaniu przelewu powinno być umożliwienie dostawcy wglądu we własne stany magazynowe, co prowadzi do automatycznego generowania zamówienia w systemie informatycznym dostawcy, po przekroczeniu pewnego limitu w magazynach odbiorcy. Standard EANCOM uwzględnia taki rozwój współpracy między partnerami handlowymi w komunikatach raportu o sprzedaży i zapasach czy prognozach sprzedaży. Przedstawiciele firm handlowych wskazują jednak na to, że niezależnie od barier technologicznych - konieczność połączenia firm w zasadzie łączem stałym - decydujące są bariery psychologiczne. Rozpoczęcie takiej współpracy oznacza, zdaniem wielu odbiorców, uzależnienie się od dostawcy, brak możliwości dowolnego wyboru towarów czy nieistnienie kontroli nad zamówieniami. Tymczasem informacja o stanach magazynowych pozostaje w obrębie przedsiębiorstwa odbiorcy.

Firmy, które wdrożyły już EDI, stwierdzają, że przełamanie początkowej bariery nieufności jest podstawowym elementem projektu prowadzonego nawet w ograniczonym zakresie. Teoretycznie firmy przekazują sobie informacje, takie jak do momentu wdrożenia EDI na dokumentach papierowych - zamówieniach, fakturach, potwierdzeniach wysyłki i odbioru, ofertach. Na początku wdrożenie EDI najczęściej nie oznacza całkowitego zrezygnowania z dokumentów papierowych. Dokumenty w postaci elektronicznej docierają jednak do partnera handlowego szybciej i są podstawą do skierowania zlecenia do magazynu czy wystawienia faktury. Nie uregulowany status dokumentu elektronicznego wymaga zaufania partnerów do siebie, przekonania, że złożona elektronicznie oferta będzie obowiązująca, a partner nie wycofa się z zamówienia złożonego elektronicznie. "Bardzo ważne jest przekonanie instytucji rządowych, aby została zatwierdzona legalność dokumentów elektronicznych. Myślę, że właśnie ten czynnik mógłby skłonić wielu sceptyków do rozpoczęcia prac nad elektroniczną wymianą danych i dokumentów" - przekonuje Lidia Bagińska.

Mimo niezaprzeczalnych, teoretycznych zalet, firmy handlowe podchodzą do idei elektronicznej wymiany danych z nieufnością i dystansem. Jednak "na każdym zebraniu jest tak, że ktoś musi zacząć pierwszy". W Polsce pierwsza odważyła się branża motoryzacyjna, zmuszona przez swoich wielkich, zachodnich kooperantów, dla których polskie firmy produkują podzespoły. "Wydaje się, że systemy elektronicznej wymiany danych łatwiej jest wprowadzić w takich branżach, jak motoryzacyjna, charakteryzujących się wysoką marżą, stosunkowo niewielką liczbą kanałów dystrybucji i partnerów handlowych czy względną prostotą całej organizacji" - mówi Marek Sołtykiewicz. Być może pewnym wyjściem jest zastosowanie Lite-EDI, udostępnienie przez większego partnera wymiany handlowej - przy wykorzystaniu przeglądarki internetowej - formularzy odpowiadających dokumentom handlowym, przedstawionych w formacie zgodnym ze standardami EDI. Lite-EDI nazywane jest czasem brakującym ogniwem między gospodarką elektroniczną (e-commerce) a EDI. Na razie jednak i to rozwiązanie pozostaje w sferze rozważań.