Tylko 3 respondentów stwierdziło, że pracuje w organizacjach ze zdefiniowanymi, lecz nieopisanymi procesami. Firmy z opisanymi i niezmierzonymi procesami stanowią, według wyników badania, 22% wśród organizacji z branży IT. Największa grupa (43% firm IT), to podmioty posiadające zdefiniowane, opisane, mierzone, lecz niezarządzane procesy. Organizacje znajdujące się na najwyższym poziomie dojrzałości procesowej to według respondentów, 30% firm z branży IT.

Procesy biznesowe stanowią nieodzowną część relacji między biznesem a IT - bez względu na to, czy mowa o wewnętrznym dziale IT, czy o zewnętrznym dostawcy usług lub narzędzi informatycznych. Na jakość tych relacji w ogromnym stopniu wpływa właśnie dojrzałość procesowa danej organizacji. Podstawą zrozumienia klienta (tutaj w kontekście relacji biznes-IT) jest poznanie jego procesów biznesowych. Dużo łatwiej jest pracować dla organizacji, która jest świadoma swoich procesów i na tej podstawie jest w stanie dokładnie sprecyzować zakres zamawianych od IT usług.

Dla potrzeb projektu

Aż 37% respondentów reprezentujących organizacje ze zidentyfikowanymi procesami przyznaje, że procesy opisywane są na potrzeby konkretnego projektu informatycznego. Zazwyczaj odbywa się to na etapie analizy przedwdrożeniowej i często robione jest przez przedstawicieli IT. W większości takich przypadków procesy biznesowe są dostosowane do funkcjonalności wdrażanej aplikacji, a nie aplikacja do procesów. Przy zastosowaniu tego rodzaju podejścia istnieje duże prawdopodobieństwo, iż po wdrożeniu systemu informatycznego modele procesów zalegną w szufladach lub na półkach.

Decyzje o wdrożeniu systemu informatycznego zbyt często podejmowane są w oderwaniu od profesjonalnie przeprowadzonej analizy procesów, które mają być wspierane przez implementowaną aplikację. To właśnie pomiary zidentyfikowanych procesów i weryfikacja zbieranych danych powinny dawać nam informacje o krokach w procesie, które mają być w określony sposób zautomatyzowane. Tak powinniśmy budować swoje wymagania funkcjonalne względem planowanego systemu informatycznego. Oczywiście, informacje ilościowe z pomiarów aktualnych procesów zestawione z symulacją zakładającą zaimplementowaną aplikację powinny być jednym z głównych źródeł danych do wyliczenia stopy zwrotu z inwestycji we wdrożenie systemu informatycznego.

Wspólny język

Powiązanie identyfikacji i opisywania procesów z przedsięwzięciami informatycznymi znajduje również odzwierciedlenie w notacjach stosowanych do modelowania procesów biznesowych. Aż 8,1% respondentów jako wykorzystywany standard podaje UML, który jest zazwyczaj używany przez osoby związane z IT, głównie do modelowania przypadków użycia opisujących funkcjonalność wdrażanej aplikacji. Rzadziej UML stosowany jest do zrozumiałego po stronie biznesu modelowania procesów przy pomocy występujących w tej notacji diagramów czynności. Notacją, dzięki której biznes i IT zaczynają mówić tym samym językiem, jest szybko zyskujący na popularności w Polsce BPMN. Według wyników badania, z notacji tej korzysta już ponad 30% organizacji.

Podczas identyfikowania procesów z obszaru informatyki najczęściej stosowanymi frameworkami są ITIL oraz COBIT. Należy jednak pamiętać, że aby uniknąć funkcjonowania oderwanych od siebie grup procesów - z obszaru IT oraz procesów po stronie biznesu - organizacja powinna stosować ustalone zasady tzw. IT Governance. Sprowadza się to do powołania odpowiednich komitetów sterujących, określenia ściśle zintegrowanych ról po obu stronach oraz zasad planowania budżetów IT. Bez tego pomostu między IT a biznesem nawet precyzyjnie zdefiniowane procesy mają znikomą szansę udanego zaimplementowania.