Zapytaj eksperta

Na pytania Czytelników odpowiada Ludwik Maciejec, konsultant w zakresie systemów do wspomagania zarządzania przedsiębiorstwem.

Na pytania Czytelników odpowiada Ludwik Maciejec, konsultant w zakresie systemów do wspomagania zarządzania przedsiębiorstwem.

Podczas wdrażania systemów MRP II często stosuje się praktykę wpisywania danych podstawowych najpierw do arkusza kalkulacyjnego Excel, a potem kopiowania ich do systemu. Jakie są powody, ewentualnie zalety i wady, takiego postępowania? W jakich przypadkach powinno się wpisywać dane od razu do systemu?

System MRP II do działania potrzebuje niezbędnego zestawu danych, które mogą być uzyskane w różny sposób:

W przypadku migracji z działającego systemu MRP II do nowego zwykle opracowuje się interfejs, umożliwiający automatyczne przekazanie istniejących danych do nowego systemu. Następnie dane te w razie potrzeby są uzupełniane i weryfikowane bezpośrednio w systemie za pośrednictwem terminali. Posługiwanie się arkuszem kalkulacyjnym w tym przypadku zwykle nie jest celowe.

W przypadku migracji z oprogramowania niższej generacji lub gdy niezbędne jest założenie kartotek podstawowych systemu MRP II od początku, sytuacja jest odmienna. Każda pozycja asortymentowa (materiał, półprodukt lub wyrób gotowy) w zintegrowanym systemie typu MRP II wymaga podania kilkudziesięciu parametrów pochodzących z różnych komórek funkcjonalnych (biuro technologiczne, zakupy, sprzedaż...). Dość trudno jest skoordynować wprowadzanie danych dotyczących poszczególnych pozycji. Aby to ułatwić, często stosowane jest zbieranie danych na formularzach papierowych lub w arkuszu kalkulacyjnym. Dane do formularza wpisują specjaliści z różnych komórek funkcjonalnych i po weryfikacji są one ręcznie wprowadzane do systemu. Możliwe jest przenoszenie ich automatycznie za pośrednictwem odpowiedniego interfejsu. Zbieranie i wstępna weryfikacja danych są szczególnie istotne w przypadku braku doświadczonego, wyszkolonego personelu wdrożeniowego.

System informatyczny MRP II umożliwia prowadzenie różnorodnych analiz, symulacji, a także rozliczeń firmy w różny sposób i w dowolnym momencie. Pozwala na prowadzenie podwójnej księgowości. Czy może być interpretowany jako sprzeczny z ustawą o rachunkowości?

Bezsprzecznie jest faktem, że zastosowanie nowoczesnego systemu rachunkowości - może to być część oprogramowania typu MRP II - pozwala na prowadzenie wielu operacji finansowych, w tym także w świetle prawa nielegalnych. Ponadto znane są przypadki, że firmy zagraniczne prowadzą ewidencję na kilka sposobów i w różnych walutach, odmiennie dla polskiej skarbowości, inaczej dla właścicieli, a urzędy skarbowe to akceptują. Poza tym możliwość oszukiwania czy prowadzenia dwuznacznych operacji nie oznacza, że trzeba to robić i to się robi.

Firmy wdrażające systemy MRP II często mają kłopoty z urzędem skarbowym, ponieważ zmienia się wartość ich majątku trwałego. Jak uniknąć takich rozbieżności albo jak się z nich tłumaczyć?

Wprowadzanie nowego systemu skomputeryzowanej rachunkowości możliwe jest z początkiem okresu rozliczeniowego. Wycena majątku trwałego jest regulowana przepisami podatkowymi i nie zależy od stosowanego systemu rachunkowości. Dość często pojawia się jednak sytuacja, gdy podczas przygotowań do wdrożenia wprowadzany jest nieprawidłowo bilans otwarcia lub stosowane są pochodzące z USA techniki naliczania amortyzacji, niezgodne z polskimi przepisami. W tych przypadkach po pewnym czasie pojawiają się błędy w wartości środków trwałych. Inną przyczyną może być nieodróżnianie amortyzacji fiskalnej (do celów podatkowych) od amortyzacji ekonomicznej (do wyceny majątku trwałego). Może to być istotne w rozliczaniu ulg inwestycyjnych. Przy prawidłowej eksploatacji systemu rachunkowości wymienione sytuacje nie mogą zaistnieć.

--------------------------------------------------------------------------------

Ludwik Maciejec jest właścicielem firmy Usługi Informatyczne i Konsultingowe w Warszawie.