Ktoś czytający to stwierdzenie powie: to jakiś malkontent. Przecież niejeden pakiet krajowy czy zachodni wdrożono w polskich przedsiębiorstwach i już od wielu lat zaspokaja, często nie tylko podstawowe, potrzeby jego użytkowników. Tak, to prawda. Byłem przecież współuczestnikiem kilku takich przedsięwzięć w moim zakładzie. Miara sukcesu takiego wdrożenia lub jego porażki często zależy jednak od tego, jakie systemy były eksploatowane w firmie przed wdrożeniem nowego. Jeśli były to systemy wsadowe, to wdrożenie zintegrowanego systemu zarządzania firmą, nawet jeśli nie do końca spełnia on potrzeby funkcjonalne, będzie krokiem milowym w historii firmy. Przede wszystkim dlatego że nowy system przeważnie jest systemem transakcyjnym, działającym w czasie zbliżonym do rzeczywistego, a nawet najprostsza integracja między poszczególnymi modułami (podsystemami) daje ten komfort, iż dane trzeba wprowadzać tylko raz i są one widoczne przez pozostałych użytkowników systemu.

Niestety, znacznie gorzej przebiega wdrożenie, gdy w zakładzie działają już określone systemy. Jeżeli nie można myśleć o kompleksowym zastąpieniu eksploatowanych systemów nowym zintegrowanym pakietem, pojawia się potrzeba powiązania starych i nowego systemu tzw. interface'ami. To słowo jest niezwykle łatwo wypowiadane przez tych, którzy nigdy nie przeżyli potrzeby zaprojektowania, wykonania i uruchomienia takich interface'ów, szczególnie działających on-line, lub między systemami, które nie mają zabezpieczeń, uniemożliwiających jakiekolwiek modyfikacje danych źródłowych już po ich przesłaniu do następnego systemu.

Ale zanim dojdzie do wdrażania...

Jest wiele innych aspektów wiążących się z rynkiem Business Applications. Mówiąc o wyborze, wdrożeniu i eksploatacji zintegrowanych systemów, nie sposób pominąć jakości oprogramowania, usług oferowanych przez dostawcę i/lub sprzedawcę oprogramowania.

Proces zakupu zaczyna się od przeglądu rynku. Jeśli nasze oczekiwania są dość dobrze zdefiniowane i możemy ograniczyć się do przeglądu 2-3 pakietów, to dobrze. Jest szansa, że w ciągu kilku miesięcy będziemy mogli wyrobić sobie pogląd, z którą firmą należy się wiązać. Choć zanim to nastąpi, czekają nas kilku - lub kilkunastodniowe prezentacje możliwości oprogramowania. Jeśli potencjalny dostawca systemu usiłuje nas przekonać do swojego systemu przedstawiając jego zalety wyłącznie na slajdach, to możemy skreślić go ze swojej listy.

Jeśli prezentacja odbywa się na wersji demonstracyjnej systemu i prezenter przeprowadzi nas przez cały cykl od zakupu, poprzez produkcję, do sprzedaży wyrobu gotowego, a w tle będą wykonywane wszystkie transakcje i księgowania, to także za mało. Wersja demonstracyjna na ogół zawsze działa! Należy bezwzględnie podjąć próbę odzwierciedlenia w systemie choć kilku najważniejszych procedur charakterystycznych dla naszej firmy. Jeśli i je można zdefiniować i przeprowadzić od początku do końca bez większych trudności, to znaczy, że pakiet zasługuje na dalsze testy.

A to jest już zadanie zdecydowanie trudniejsze. Wymaga bowiem bardzo dużo czasu, zaangażowania fachowców (zobu stron: kupującej i sprzedającej), a przede wszystkim wiedzy merytorycznej, znajomości przepisów, a co najważniejsze - wizji, jak firma będzie funkcjonowała po wdrożeniu systemu.

Ciąg dalszy wyboru

Jeśli przetestowane oprogramowanie wydaje się spełniać większość (ponad 80%) wymagań i funkcji, to czas najwyższy na sprawdzenie, czy ktoś już wdrożył ten pakiet, a co najważniejsze: w jakim zakresie. Żadne foldery, rozmowy telefoniczne czy wizyty w ośrodku informatycznym nie dadzą właściwego obrazu. Trzeba zabiegać o dłuższe wizyty i bezpośrednie rozmowy z użytkownikami systemu. Oni zazwyczaj powiedzą o zaletach, a najczęściej poskarżą się i podzielą swoimi kłopotami z eksploatacją. W czasie takich wizyt najwięcej dowiemy się na temat partnera/sprzedawcy, jego fachowości, terminowości i możliwościach świadczenia usług serwisowych i tzw. helpline. Ideałem byłoby znalezienie firmy z naszego sektora działalności, używającej oprogramowania, które chcemy kupić. Ważne jest również, aby wdrożenie było jak najpełniejsze. Jeśli jesteśmy firmą produkcyjną, nie dajmy się zwieść, że pakiet wdrożono szybko i z sukcesem w firmie handlowej czy konsultingowej. Często pakiety pisane są dla danej branży, a później dostosowywane dla innych. Siłą rzeczy jest on ułomny i nie musi sprawdzić się w naszej firmie.

Jeśli już jesteśmy przekonani, że znaleźliśmy "nasz" system, nadszedł czas, by zastanowić się, ilu użytkowników systemu będziemy mieli docelowo, ażeby wybrać właściwie sprzęt i system operacyjny. Często, jeśli oprogramowanie jest zbyt kosztowne, będziemy namawiani do zakupu tanich serwerów intelowskich i posadowienie pakietu na systemie operacyjnym Windows NT. Jest to idealne rozwiązanie dla 15-60 użytkowników. Jeśli naszego systemu ma używać większa liczba pracowników, trzeba od razu pomyśleć o innych rozwiązaniach.

Poruszyłem zaledwie kilka problemów, jakie występują we współpracy dużego przedsiębiorstwa z dostawcami rozwiązań informatycznych. Bez względu na jakość oferty branży informatycznej przedsiębiorstwo ma większą szansę na udaną informatyzację, jeśli dla dostawcy będzie wymagającym, kompetentnym i komunikatywnym partnerem.

Andrzej J. Galik jest kierownikiem działu EDP w Thomson Polkolor w Piasecznie.