Warto rozważyć te czynniki, gdyż w wielu organizacjach teraz właśnie może być najlepszy czas na to, aby zająć się konsolidacją i optymalizacją zarówno struktur, procesów, jak i systemów kontroli wewnętrznej. Co więcej, koniunktura wcześniej czy później powróci, a ci, którzy w obecnej sytuacji dobrze się do tego momentu przygotują, będą w stanie szybciej wystartować i znów zacząć szybko rozwijać swój biznes, pozostając o krok przed konkurencją. To zaś jest już jeden z podstawowych celów strategicznych większości organizacji.

Użyteczny dla wszystkich

Jak więc powinien wyglądać system kontroli wewnętrznej i jak go budować? Odpowiedź jest prosta, aczkolwiek wcale nie łatwa w realizacji. Powinien być zbudowany i zoptymalizowany w pierwszej kolejności pod potrzeby biznesowe spółki, a dopiero w drugiej pod wymogi prawa. Powinien też być użyteczny dla wszystkich: operacyjnie od szeregowych pracowników, poprzez menedżerów wszystkich szczebli, a nadzorczo i raportowo na zarządzie, radzie nadzorczej czy właścicielach kończąc. Ponadto, aby był skuteczny i stosunkowo tani w utrzymaniu, system kontroli wewnętrznej powinien być w maksymalnie dostępnym stopniu oparty na kontrolach automatycznych i wspomagany przez IT. Powinien również zapewnić równowagę między skutecznością a kosztem zastosowanych rozwiązań.

Z naszego doświadczenia zdobytego w ramach przeprowadzonych audytów wewnętrznych, finansowych oraz na zgodność z Sarbanes-Oxley Act wynika, że szczelny i dobrze zaprojektowany system kontroli wewnętrznej spółki będzie wymagał jedynie nieznacznych dostosowań, np. dokumentacyjnych, w celu zapewnienia zgodności z ustawami i dyrektywami dotyczącymi systemu kontroli wewnętrznej, jakie obowiązują lub pojawią się w najbliższym czasie. To zaś jest samo w sobie niebagatelną korzyścią dla organizacji. Zamiast inwestować w realizację kolejnych punktów wskazanych przez różnego rodzaju audyty, lepiej jest poświęcić czas i środki na zbudowanie systemu, który będzie efektywnie służyć prowadzeniu i kontroli biznesu, a przy tym będzie na tyle szczelnym środowiskiem, by skutecznie zaadresować wymagania prawne i regulacje wewnętrzne.

W tym wszystkim, naszym zdaniem, bardzo ważną rolę pełni szerokie wykorzystanie możliwości systemów IT wspierających procesy biznesowe oraz automatyzacja możliwie dużej części kontroli procesowych, a wsparcie zbierania danych i wykonywania pozostałych. Tylko całościowe podejście do tematu, integrujące wymagania biznesowe z narzędziami IT, pozwoli zbudować procesy łączące pragmatyzm z kontrolą, czyli czynniki z zasady przeciwstawne.

Obecna sytuacja na rynkach i powszechne programy cięcia kosztów w firmach, według wielu osób, nie sprzyjają jakimkolwiek działaniom, które nie przynoszą bezpośrednich oszczędności albo, co gorsza, wymagają dodatkowo inwestycji, np. w narzędzia IT. Tymczasem istnieje wiele argumentów za tym, aby nadal zajmować się optymalizacją procesów i kontroli. Co więcej, argumentów wskazujących, że obecny moment jest wręcz dobry dla tego typu działań.

Jacek Masny jest menedżerem, a Andrzej Partyka starszym konsultantem w dziale audytu PricewaterhouseCoopers.