Oprogramowanie klasy ERP, gromadzi i przetwarza w swoich bazach danych duże ilości informacji o każdym z obsługiwanych procesów biznesowych. Informacje dostarczane przez zintegrowane systemy wspierające zarządzanie są nieocenionym wsparciem w procesie podejmowania decyzji. Wykorzystanie tych szczegółowych informacji na poziomie zarządzania przedsiębiorstwem wymaga zwykle ich przekształcenia do form raportów prezentujących procesy biznesowe zarówno od strony operacyjnej, jak i finansowej. Taką rolę pełnią systemy klasy Business Intelligence, które zbierając dane operacyjne z systemów transakcyjnych w odpowiedni sposób przekształcają je i prezentują - zazwyczaj przy pomocy tzw. kokpitów menedżerskich. Systemy ERP, z punktu widzenia kierownictwa najwyższego szczebla, pełnią zwykle jedynie rolę źródeł danych, analizę których prowadzi się w specjalizowanym oprogramowaniu analitycznym. Jednocześnie oprogramowanie klasy ERP coraz częściej zyskuje funkcje znane wcześniej z rozwiązań klasy BI.

Dane dopasowane...

Kokpit menedżerski systemu powinien dostarczać podsumowujące informacje dotyczące poszczególnych obszarów zarządzania. Zwykle wyróżnia się tu role dyrektora finansowego i dyrektora sprzedaży, ale coraz częściej zarządy zauważają potrzebę rozszerzenia analiz na inne obszary - m.in. oceny produktów, jakości, serwisu. Projektowanie i budowa systemu raportowania powinny uwzględniać specyficzne wymagania przedsiębiorstwa bądź branży. Oznacza to przede wszystkim konieczność określenia celów zastosowania każdego z raportów bądź zestawów danych analitycznych. Oprócz zestawów raportów w postaci tabelarycznej i graficznej nowoczesne mechanizmy analityczne pozwalają użytkownikom tworzenie własnych zapytań i doraźnych raportów oraz zestawień z wykorzystaniem wielowymiarowych kostek danych. Narzędzia te umożliwiają stosunkowo szybką analizę danych, przy zastosowaniu biznesowych opisów poszczególnych wymiarów i miar oraz z użyciem prostego, graficznego interfejsu wykorzystującego technikę przeciągnij i upuść. Wszystko to pozwala na podniesienie szybkości i skuteczności raportowania.

Zobacz również:

• Trendy i wyzwania dla przedsiębiorców w 2024 roku – ekspercka analiza Comarch

... i zinterpretowane

Zastosowanie informacji w zarządzaniu przedsiębiorstwem wymaga odpowiedniej interpretacji danych dostarczonych przez rozwiązania informatyczne. System analityczno-raportujący powinien wobec tego ułatwiać odpowiednią interpretację informacji. Chodzi tu przede wszystkim o zestawienie faktycznych danych dotyczących efektywności procesów biznesowych z wartościami planowanymi. Użytecznym uzupełnieniem są tu też informacje o trendach dla każdej z analizowanych wartości. Posłużmy się przykładem: wartość przychodów ze sprzedaży w okresie wynosi 100. Sama informacja o wartości przychodu jest bezużyteczna, jeśli nie wiemy, jaka wartość przychodu była planowana na dany okres. Wartość tej informacji znacznie wzrasta, jeśli możemy od razu porównać ją do wcześniejszych okresów, planów na przyszłość oraz jeśli możemy zestawić ją z danymi na temat konkurentów lub średnimi przychodami w branży.

Potrzeby informacyjne w systemach raportowania i analizy danych zaspokaja podsystem analiz kluczowych wskaźników wydajności (KPI) oraz jego rozwinięcie - w postaci zbilansowanej karty wyników (BSC). Narzędzia te pozwalają na zdefiniowanie zestawów powiązanych ze sobą wskaźników, pogrupowanych według perspektyw analizy lub obszarów działalności. Z punktu widzenia sprawności podejmowania decyzji bardzo istotne jest, aby zestaw wskaźników dla poszczególnych obszarów analizy nie był zbyt duży. Polecaną wielkością jest stosowanie od trzech do sześciu wskaźników. Z tego właśnie powodu dużą wagę przykładać należy do projektowania poszczególnych wskaźników.

Przemyślany KPI

Dobrą praktyką jest określenie wartości oczekiwanej lub docelowej dla każdego wskaźnika. Jednocześnie istotne jest zdefiniowanie wartości granicznych (górnej i dolnej), a często także zakresu tolerancji wartości. Tak zdefiniowana karta wskaźnika pozwala na uruchomienie automatycznego systemu alertowania, który monitoruje zmiany wskaźników i automatycznie przekazuje osobom odpowiedzialnym informacje o przekroczeniach założonych wartości granicznych. Stosowne powiadomienia mogą być przekazywane za pośrednictwem różnorakich mediów. Mimo całej gamy rozwiązań, których obsługę deklarują najwięksi producenci systemów ERP lub wyspecjalizowanych rozwiązań klasy Business Intelligence, w praktyce najczęściej wykorzystywane są: poczta elektroniczna i wiadomości tekstowe SMS. Praktyka pokazuje również, że tego typu komunikaty alarmowe pozwalają na szybką reakcję menedżerów i przyczyniają się do poprawy efektywności konkretnych procesów biznesowych w krótszej perspektywie czasu.

Wdrożony w przedsiębiorstwie system ERP zwykle pozwala w istotny sposób skrócić czas niezbędny na zebranie danych do okresowych raportów i analiz. Natomiast celem wdrożenia systemu ERP dla zarządu przedsiębiorstwa powinno być właśnie umożliwienie zastosowania systemu raportowania i analiz danych. Z tego też powodu skuteczne, z punktu widzenia zarządzania przedsiębiorstwem, wdrożenie systemu ERP to wdrożenie zakończone wprowadzeniem systemu Business Intelligence, który dostarcza informacje niezbędne dla efektywnego zarządzania. Zrozumienie tych zależności przez kadrę zarządzającą jest kluczowe już na etapie projektowania wdrażanego rozwiązania wspierającego prowadzenie biznesu. To zarząd przedsiębiorstwa jest jednym z największych beneficjentów systemu klasy ERP, choć przecież w codziennej pracy kierownictwo firmy bezpośrednio z takiego oprogramowania nie korzysta.

Radosław Zacharewicz jest consulting managerem w firmie S&T Services Polska