System dostarcza bieżących, precyzyjnych informacji o strukturze przychodów i kosztów dla dowolnie określonych jednostek kosztów, rodzajów działalności, realizowanych zleceń produkcyjnych, kontraktów lub innych przekrojów kosztowych. Aby osiągnąć ten cel, koszty i przychody są odpowiednio rozbijane już w trakcie rejestracji.

W tym miejscu zapewniamy praktyków księgowości komputerowej, że wbudowane do systemu automaty zmniejszają pracochłonność wprowadzania danych i skutecznie zapobiegają nadmiernej rozbudowie planu kont. System FK-BPSC jest w pełni efektywny dopiero po utworzeniu kartoteki przekrojów kosztowych.

Ważnym elementem systemu jest moduł rozliczania kosztów, który służy do automatycznego tworzenia rozdzielników kosztów. Eliminuje się w ten sposób uciążliwe przygotowywanie obszernych poleceń księgowania. Wygenerowane przez moduł kosztowy rozdzielniki można przeglądać i modyfikować tak jak inne dokumenty.

Uzupełnieniem systemu jest moduł gospodarką środkami trwałymi. Prowadzona jest kartoteka środków trwałych zawierająca pełną historię każdego z nich. Obsługiwane są wszystkie rodzaje dokumentów, przeszacowania i przeceny. Możliwe jest naliczanie amortyzacji i umorzeń metodą liniową i degresywną. Przewidzieliśmy też odrębną procedurę umarzania i amortyzacji samochodów osobowych. Właściwą metodę wybiera użytkownik osobno dla każdego środka. Wszystkie dowody księgowe związane z dokumentami obrotu środkami trwałymi przygotowywane są automatycznie. Program przygotowuje też dowody potrzebne do zaksięgowania amortyzacji i umorzeń. Wszystkie te dokumenty księgowe można przed zaksięgowaniem przeglądać i modyfikować. Moduł jest też bardzo pomocny przy przeprowadzaniu inwentaryzacji.

Rozliczenia w walutach obcych należą do codziennych obowiązków działów księgowości wielu przedsiębiorstw. System pozwala na równoległe prowadzenie ksiąg w złotych polskich i dowolnie wielu walutach obcych. Inaczej mówiąc system pozwala rejestrować dekrety w złotych i innych walutach na tych samych kontach.

Zastosowane rozwiązanie daje możliwość obserwacji obrotów i sald osobno w każdej walucie, w złotych pochodzących z przeliczeń tej waluty i oczywiście zbiorczo, tj. obrotów i sald wynikających z zapisów w złotych i wszystkich walutach. Dekrety walutowe wprowadza się w sposób naturalny wraz z dekretami.

Księgowość walutowa wiąże się zwykle z pracochłonnym i wymagającym dużej dyscypliny codziennym wpisywaniem tabel kursów walut. Dodatkowo trzeba się liczyć z ewentualnością zwiększania się liczby różnych rodzajów kursów. Uniknęliśmy tych niedogodności, gdyż system BPSC jest przystosowany do wprowadzania danych wprost z dokumentów źródłowych. Tak więc do przeliczeń trzeba stosować kurs, który zapisano na dokumencie. Operator wprowadza zwykle większą grupę dekretów w jednej walucie przeliczanych po tym samym kursie. Aby uniknąć zbędnej pracy, system każdorazowo proponuje przeliczenie po ostatnio używanym kursie. Dla usprawnienia księgowości walutowej system automatycznie tworzy dowody księgowe w celu przeksięgowania sald wynikających z różnic kursowych oraz dla przeliczenia sald w walutach po podanym kursie. Naturalną konsekwencją rejestrowania obrotów w różnych walutach jest sporządzanie sprawozdań w oparciu o te dekrety. Niezależnie od tego ważniejsze sprawozdania mogą być przeliczane na dowolną walutę po podanym kursie.

Oczywistym uzupełnieniem wielowalutowości ksiąg jest dwujęzyczność systemu. Aby udostępnić efekty pracy programu osobom nie znającym polskiego, ważniejsze plansze wyświetlane na monitorach i część wydruków przygotowaliśmy w wersji obcojęzycznej. Przy ich doborze kierowaliśmy się kryterium przydatności dla udziałowców, członków zarządu i konsultantów. Zmianę języka na ekranie uzyskuje się natychmiastowo przyciskając jeden klawisz. Każdy z dwujęzycznych wydruków może być przygotowany w wersji polskiej, obcojęzycznej lub dwujęzycznej. Całość jest tak pomyślana, aby osoby posługujące się różnymi językami mogły analizować te same informacje.

Roman Zając

Biuro Projektowania Systemów Cyfrowych

Katowice