Przypadek KRUS

W celu zilustrowania tego podejścia posłużymy się przykładem Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (KRUS), która stoi przed kompleksową komputeryzacją/informatyzacją.

Komputeryzację tak dużej instytucji należy zaliczyć do wielkich przedsięwzięć informatycznych, ze względu na:

- ogólnokrajowy zasięg KRUS;

- stopień złożoności stawianych zadań organizacyjno-informatycznych (software'owych, sprzętowych, projektowych itp.);

- spodziewane znaczne koszty realizacji i utrzymania systemu oraz inne uwarunkowania.

W związku z tym, realizacja przedsięwzięcia wymaga specjalnego podejścia i doboru takich partnerów, którzy będą w stanie podołać jego realizacji pod względem kadrowym (doświadczenie, kwalifikacje i wiedza), software'owym (narzędzia dla wszystkich etapów cyklu życiowego), sprzętowym i projektowym.

Projekt okaże się sukcesem wówczas, gdy zostanie zrealizowany:

- szybko, ale nie w nadmiernym pośpiechu;

- przy minimalnych kosztach, ale nie "za darmo";

- kompleksowo i w sposób otwarty zapewniający rozwój systemu i jego modyfikacje;

- uwzględnieniem i wykorzystaniem istniejących w KRUS rozwiązań informatycznych.

W celu uzyskania w miarę pełnego obrazu zaproszonych do przetargu firm i obiektywnego ich porównania, w ofertach firm powinny być zawarte:

- możliwie wyczerpujące odpowiedzi na pytania metodologiczne i narzędziowe;

- propozycje specyficznych uwarunkowań organizacyjnych, czasowych (harmonogram realizacji przedsięwzięcia), finansowych i in. dotyczących realizacji komputeryzacji przez daną firmę.

Firmom uczestniczącym w przetargu udostępniono materiały dotyczące KRUS i jej aktualnego stanu organizacyjnego, komputeryzacji centrali i oddziałów (a w tym dokumentację istniejącego i eksploatowanego w KRUS oprogramowania), informatycznego przygotowania kadr KRUS itp.

KRUS jest przygotowany do stworzenia zespołu, który mógłby współpracować z firmą-zleceniobiorcą przy opracowaniu koncepcji i projektu kompleksowego systemu informatycznego dla swoich potrzeb. W jego skład mogą wejść, m.in. Autorzy dotychczas eksploatowanego w KRUS i ośrodkach ZETO oprogramowania.

W odniesieniu do "organizacji i kierowania pracami projekto-wymi, software'owymi i innymi" firma-pretendent powinna udzielić odpowiedzi na następujące pytania:

- Jakie metody oraz techniki organizacji (diagramy Gantta, macierze "czynność-wykonawca" itp.) i kierowania pracami projektowymi, realizacyjnymi, wdrożeniowymi, testowymi, konserwacyjnymi i in. składającymi się na ww. przedsięwzięcie stosowane?

- Jakie narzędzia komputerowego wspomagania ww. prac zostaną zastosowane (np. pakiety: Suretrak - firmy Primavera Systems Inc.; Pertmaster Advance - firmy Pertmaster International Inc. itp.).

- Jakim doświadczeniem w kierowaniu wielkimi projektami, dysponują specjaliści oddelegowani przez firmę do realizacji ww. przedsięwzięcia? Firmy poproszono o podanie listy referencyjnej zawierającej adresy, terminy i liczbę kierowanych przez nie wielkich projektów informatycznych wdrożonych i eksploatowanych aktualnie w Polsce oraz zagranicą.

- Na jakim sprzęcie i w jakich wariantach organizacyjnych będzie realizowane wspomaganie kierowania ww. przedsięwzięciem (manualnie lub na PC w wersji jednostanowiskowej, multi-workstation, albo w sieci w wersji multi-user itp.)?

W odniesieniu do etapu "opracowywanie koncepcji systemu (modelu sfer działania, funkcji, procesów, danych itp.)" poproszono firmy o udzielenie odpowiedzi na następujące pytania:

- Jakie podejście (filozofię), metody i techniki ( notacje Chena, Bachmana, relacyjną itp.) zostaną użyte do opracowania koncepcji systemu w ramach ww. przedsięwzięcia. Jako filozofię komputeryzacji/informatyzacji danej firmy consulningowo-software'owej rozumie się wypracowane (w trakcie wieloletniej realizacji systemów informatycznych) przez nią podejście, dotyczące m.in. doboru narzędzi wspomagających realizację ww. prac, sposobu ich stosowania, sposobu organizacji zespołów wykonawczych, metod i narzędzi wspomagających kierowanie ww. pracami itp.

- Jakie narzędzia, komputerowego wspomagania prac projektowych, będą zastosowane (pakiety typu Upper-Case jak: ProKit*Workbench - firmy Mc Donnell Douglas Information Center; Caseware (Pagefit) - Computer Sciences Corp.; SDM/SDW - Cap Gemini Pandata, Merise - Cap Sesa Industrie itp.).

- Jakim doświadczeniem dysponują oddelegowani specjaliści w zakresie opracowywania koncepcji systemów informatycznych, a w tym: dekompozycji ich funkcji, procesów na poziomie businessu, modelowania konfiguracji sprzętu, oprogramowania systemowego i narzędziowego itp.? Firmy poproszono także o podanie listy referencyjnej zawierającej adresy, terminy i liczbę opracowanych przez nie koncepcji wielkich wdrożonych systemów informatycznych i eksploatowanych aktualnie w Polsce oraz zagranicą.

- Na jakim sprzęcie i w jakich wariantach organizacyjnych będzie realizowane wspomaganie prac projektowych (na etapie tworzenia koncepcji) w ramach ww. przedsięwzięcia.

Podobny poziom szczegółowości pytań powinien znaleźć zastosowanie w odniesieniu do etapów "opracowywanie projektu systemu", "realizacja oprogramowania, bazy danych i konfiguracji sprzętowej systemu", "testowanie i wdrażenie systemów plikacyjnych", "przekazanie systemu użytkownikowi" oraz "utrzymanie i konserwacja (maintenance) systemu u użytkownika".

Analizując odpowiedzi (wyniki "egzaminu") firm-pretendentów, zleceniodawca może także oprócz doboru partnera uszczegółowić własną filozofię realizacji przedsięwzięcia. Jego filozofia w tym wypadku może polegać np. na wybraniu jednego z wielu wariantów (dróg realizacji). Czy np. jeden partner realizuje całe przedsięwzięcie albo wielu partnerów wykonuje osobne zadania:

- "XXX" kieruje/nadzoruje/koordynuje realizację przedsię-wzięcia;

- "YYY" opracowuje koncepcję systemu

- "ZZZ" tworzy oprogramowanie aplikacyjne, itp.

Zastosowanie nawet tak skrótowo opisanego podejścia, bazującego na wyczerpującym i kompleksowym "egzaminie" pretendentów do realizacji wielkiego przedsięwzięcia informatycznego umożliwi:

- zminimalizowanie prawdopodobieństwa popełnienia pomyłki

- zagwarantowanie doboru odpowiedniego partnera dla każdej restrukturyzującej się organizacji i przedsiębiorstwa

- kontrolowanie i panowanie nad całym przedsięwzięciem

- sprawne modyfikowanie przesięwzięcia na każdym etapie jego realizacji.