We wspólnym obiegu

Pilotażowe wdrożenie PESEL 2 w Urzędzie Miejskim w Gliwicach pozwala na wymianę informacji pomiędzy zintegrowanymi bazami danych dotyczących ewidencji ludności, dowodów osobistych i aktów stanu cywilnego.

Pilotażowe wdrożenie PESEL 2 w Urzędzie Miejskim w Gliwicach pozwala na wymianę informacji pomiędzy zintegrowanymi bazami danych dotyczących ewidencji ludności, dowodów osobistych i aktów stanu cywilnego.

Autorzy projektu przedstawiają zastosowane rozwiązanie jako modelowe, mogące być podstawą budowy systemu PESEL 2, zarówno na poziomie gminnym, jak i centralnym. Inspiracją do jego wykonania była potrzeba usprawnienia obsługi oraz obniżenia kosztów w procesie załatwiania spraw leżących w gestii trzech różnych komórek organizacyjnych, ale korzystających nawzajem ze swoich zasobów informacyjnych - Urzędu Stanu Cywilnego (USC), Wydziału Ewidencji Ludności (EL) oraz Dowodów Osobistych (DO). Dodatkową motywacją okazała się dyskusja nad PESEL 2 i wizja utworzenia centralnej bazy Aktów Stanu Cywilnego (ASC) współpracującej z bazami ewidencji ludności i dowodów osobistych.

"To wszystko nasunęło dotychczasowym użytkownikom systemów informacyjnych w Urzędzie Stanu Cywilnego i Wydziale Spraw Obywatelskich Urzędu Miejskiego w Gliwicach pomysł na szybkie wykorzystanie możliwości, jakie daje integracja baz ASC, EL, DO oraz zastosowanie Internetu do zapewnienia komunikacji" - wyjaśnia Krzysztof Zbrożek, naczelnik Wydziału Informatyki w Urzędzie Miejskim w Gliwicach. W ten sposób powstał system, dzięki któremu wnioski o wydanie dowodu osobistego są automatycznie uzupełniane danymi pobieranymi z bazy ewidencji ludności, a dostęp do bazy USC służy do weryfikacji danych osobowych obywateli.

Bez załączników

Wdrożenie w Urzędzie Miejskim w Gliwicach dotyczyło oprogramowania, którego zadaniem jest m.in. udostępnianie online z Urzędu Stanu Cywilnego do Wydziału Ewidencji Ludności i Biura Dowodów Osobistych komunikatów o zmianach stanu cywilnego. Eliminuje to np. konieczność przedkładania przez mieszkańców w bazie ewidencji ludności odpisów skróconych aktów urodzenia lub zawarcia małżeństwa, nawet gdy zdarzenia te miały miejsce poza ich aktualnym miejscem zamieszkania. Jest to równoznaczne z realizacją założenia proponowanego w projekcie PESEL 2 "odmiejscowienia" wydania lub udostępnienia do wglądu odpisu skróconego. "Celem pilotażu było osiągnięcie realnych korzyści w codziennej pracy urzędu poprzez eliminację rozbudowanego obecnie obiegu danych w dokumentach papierowych" - mówi Krzysztof Zbrożek.

Dodatkowe korzyści zostały osiągnięte dzięki połączeniu - w jedną, wspólną bazę komunikatów - funkcjonujących w USC Urzędu Miejskiego w Gliwicach i pobliskiego Urzędu Gminy w Gierałtowicach replik komputerowych w części dotyczącej odpisów skróconych. Możliwość skorzystania przez pracowników Biura Dowodów Osobistych z bezpośredniego wglądu do bazy Aktów Stanu Cywilnego radykalnie usprawniła i przyspieszyła proces weryfikacji i potwierdzania danych znajdujących się we wnioskach o wydanie dowodu osobistego. Stworzenie replik baz pozwoliło na zapewnienie dostępu do danych niezależnie od stanu łączy (nawet w sytuacji gdy łączność z jednym z urzędów jest chwilowo utracona).

Bezpieczeństwo najważniejsze

Wdrożony w Urzędzie Miejskim w Gliwicach i Urzędzie Gminy w Gierałtowicach system składa się z dwóch modułów: pakietu aplikacji działającego w danym urzędzie i bazy komunikatów wraz z dodatkowymi usługami.

Jako priorytetowy element projektu przyjęto bezpieczeństwo. Cały ruch danych odbywa się w sieci VPN. Komunikacja pomiędzy brokerem lokalnym a centralnym odbywa się z użyciem protokołu SSL. Dodatkowo, każdy broker lokalny łączący się z brokerem centralnym musi łączyć się z określonego adresu IP wpisanego do puli dopuszczonych do kontaktu adresów. Poza tym każdy komunikat musi mieścić się w ustalolonym przedziale czasowym, by nie dało się ponownie użyć "starego" komunikatu.

Zabezpieczenie dostępu do danych wymaga, by operator wysyłający zapytanie do brokera lokalnego przedstawił certyfikat uprawniający go do pobrania informacji. Dla bezpieczeństwa certyfikaty te są przechowywane na kartach chipowych i wymagają użycia kodu PIN do ich aktywowania. Upoważnienie do kontaktu z lokalnym brokerem obowiązuje tylko w ramach jednego urzędu, a karta z certyfikatem nie może być poprawnie użyta w innym urzędzie.

Komu ma służyć PESEL 2?

Rozwiązanie polegające na wsparciu biur dowodów osobistych możliwością wglądu online do bazy Aktów Stanu Cywilnego (lokalnie, regionalnie lub centralnie) może dać wymierne korzyści wszystkim podmiotom uczestniczącym w procesie wymiany dowodów osobistych:

Urzędnikom wydziałów ewidencji ludności i biur dowodów osobistych

Znacznie ułatwia poprawianie wprowadzanie danych do systemu ewidencji ludności. W przypadku jakichkolwiek wątpliwości możliwa jest natychmiastowa weryfikacja danych. Ponieważ odbywa się ona drogą elektroniczną, oszczędza czas i skraca wykonanie czynności, a dane weryfikowane są danymi źródłowymi. Krótsze jest oczekiwanie na brakujące dane z USC, gdyż pojawiają się one w bazie natychmiast po wpisaniu do systemu przez operatorów w USC.

Urzędnikom stanu cywilnego

Nie muszą potwierdzać (na drukach lub przez telefon) dużej liczby wniosków składanych przez obywateli w urzędzie. Zmniejszenie liczby połączeń z wydziału ewidencji ludności do USC przekłada się wprost na zmniejszenie opłat za połączenia telefoniczne. Dostęp do centralnej bazy ASC umożliwia bezpośrednią weryfikację danych znajdujących się w urzędzie.

Mieszkańcom – klientom urzędu

Proces potwierdzania i weryfikacji danych odbywa się zdalnie, najważniejsze – szybko oraz dodatkowych kosztów. Urzędy wymieniają odpowiednie dane komunikaty pomiędzy swoimi danym i nie angażują w to obywatela. Klient w tym modelu „nosicielem” danych pomiędzy urzędami – nie dostarcza wniosków, zaświadczeń w papierowej – nie podróżuje ich zdobycia. Dane potrzebne jego obsługi pochodzą wyłącznie z elektronicznych baz danych odpowiednich urzędów, wymiana odbywa się wyłącznie z wykorzystaniem bezpiecznych łączy internetowych.


TOP 200