Stworzenie harmonogramu każdego większego projektu jest zadaniem niełatwym nawet w warunkach akademickich i przy założeniu, że wstępne warunki jego realizacji – m.in. czasy trwania poszczególnych etapów i dostępność kluczowych zasobów pozostaną niezmienne. W rzeczywistości zaś często okazuje się, że każdy - z pozoru nawet najmniej istotny - etap projektu ulega wydłużeniu na skutek nieprzewidzianych okoliczności. Natomiast każde opóźnienie oznacza straty finansowe, dodatkowe napięcia wśród pracowników i kolejne spóźnienia wobec planu.

Wesprzeć projekt człowiekiem…

Na co więc zwrócić szczególną uwagę? Po pierwsze, na wybór lidera projektu. Stanowi on istotne ogniwo między organizacją i jej potrzebami a wykonawcami. Wiedza i zdolności organizacyjne szefa projektu, poparte odpowiednimi kompetencjami decyzyjnymi, mogą przekładać się na skrócenie czasu realizacji projektu oraz utrzymanie założonego wcześniej poziomu kosztów. Zwłaszcza w dużych organizacjach o złożonej strukturze procesowej przydatnym bywa utrzymywanie własnych, certyfikowanych kierowników projektu.

Tymczasem w polskich warunkach i w przypadku projektów mających na celu rozwój oferty produktowej zazwyczaj szefem projektu mianowany zostaje pomysłodawca nowego produktu. Kluczem do sukcesu bywa skorzystanie z pomocy zewnętrznych specjalistów. Okazuje się bowiem, że w wielu przypadkach wręcz niezbędne jest spojrzenie na projekt spoza całej organizacji. Często pozwala to uniknąć problemów związanych z błędnym określeniem rzeczywistych granic konkretnego projektu w stale zmieniającym się środowisku.

Zbyt wąskie pole widzenia może oznaczać nieuwzględnienie innych, podejmowanych równolegle działań bądź procesów mających bezpośredni wpływ na realizację danego projektu. Natomiast zanadto szerokie ujęcie komplikuje drogę do osiągnięcia celu.

... i wolą zmiany

Rzadko zdarza się, aby poszczególne etapy projektów były realizowane bez żadnych opóźnień. Nie musi to jednak oznaczać spóźnienia całego projektu. Odpowiednie działania korygujące harmonogram mogą przyczynić się do skrócenia pozostałych etapów projektu. Jednak brak poparcia dla stosownych działań zaradczych lub przedwczesne spisywanie całego projektu mogą zaważyć na powodzeniu całego wdrożenia.