Uniwersytet Jagielloński przesłał 4 tys. elektronicznych decyzji przez ePUAP

Uniwersytet Jagielloński jako jedna z pierwszych uczelni zdecydowała o wykorzystaniu systemu ePUAP w procesie rekrutacji na studia. Od czerwca 2011 r. ubiegający się o przyjęcie na uczelnię mogli otrzymać decyzję o przyjęciu na studia drogą elektroniczną. Od tego czasu UJ doręczył 4 tys. elektronicznych decyzji i zaoszczędził 40 tys. zł.

Kandydaci, którzy wybrali elektroniczny kontakt z uczelnią mogli liczyć na zwrot części opłat, jak również na uproszczenie wszystkich procedur związanych z przepływem dokumentów elektronicznych oraz znaczne skrócenie czasu związanego z doręczaniem decyzji w sprawie przyjęcia na studia. Jak pokazują statystyki, chętnych nie brakowało. Z danych otrzymanych z Uniwersytetu Jagiellońskiego wynika, że 4104 kandydatów na studia otrzymało decyzję o wyniku rekrutacji drogą elektroniczną. W formie elektronicznej wysłano niemal 10% wszystkich decyzji , co w 2011 roku dało uczelni oszczędności rzędu 40 tys. zł. Wykorzystanie platformy ePUAP przez Uniwersytet Jagielloński przełożyło się również na oszczędność czasu pracy komisji rekrutacyjnych oraz pracowników działu rekrutacji UJ. Czas ten uległ skróceniu z około 10 roboczodni, które w tradycyjnym procesie rekrutacji przeznaczano na drukowanie, podpisywanie, pakowanie i wysyłanie kopert dla ponad 4 000 postępowań, do zaledwie kilkunastu minut, potrzebnych na opatrzenie decyzji podpisem kwalifikowanym lub profilem zaufanym oraz umieszczenie ich w indywidualnych kontach ePUAP kandydatów.

Wykorzystanie profilu zaufanego usprawniło również obieg decyzji administracyjnych w sprawie przyjęcia na studia na UJ. Decyzje po ich automatycznym wygenerowaniu w systemie Elektronicznej Rejestracji Kandydatów są zbiorczo podpisywane przez osobę do tego uprawnioną, a następnie automatycznie wysyłane na indywidualne konta ePUAP kandydatów na studia. W terminie do 7 dni kandydat ma możliwość odebrania decyzji i wysłania do uczelni urzędowego potwierdzenia doręczenia z konta ePUAP. W przypadku niedoręczenia pisma, system ERK generuje wtórnik decyzji elektronicznej w postaci wydruku komputerowego, równoważny decyzji tradycyjnej, który wysyłany jest pocztą za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. "Staramy się zaszczepić w młodych ludziach nawyk korzystania z internetu oraz nowych technologii nie tylko w życiu osobistym, ale również w kontaktach z instytucjami publicznymi. W najbliższym czasie planujemy rozwinąć integrację systemu ERK z ePUAP m.in. w zakresie elektronicznego przyjmowania od kandydatów wszystkich dokumentów w procesie rekrutacji na studia, jak również obsługi finansowej, w szczególności przyjmowania opłat rekrutacyjnych od kandydatów" - mówi dr Monika Nojszewska z Działu Rekrutacji na Studia UJ.

Zobacz również:

  • Chmura IBM dla sektora edukacji
W celu komercyjnej reprodukcji treści Computerworld należy zakupić licencję. Skontaktuj się z naszym partnerem, YGS Group, pod adresem [email protected]

TOP 200