Trudy migracji

Fabryki Mebli Forte przeprowadziły migrację z wersji 3.1i do 4.5b systemu SAP R/3.

Fabryki Mebli Forte przeprowadziły migrację z wersji 3.1i do 4.5b systemu SAP R/3.

Na początku 1999 r. Fabryki Mebli Forte uruchomiły starszą (3.1i) wersję systemu SAP R/3. Wkrótce stwierdzono jednak, że nie spełnia ona wszystkich wymagań funkcjonalnych stawianych przez przedstawicieli zakładów. Głównym powodem decyzji o przejściu na wersję 4.5b było to, że ma ona spolonizowany moduł konfigurator wariantów (VC) niezbędny przy opracowywaniu na zamówienie klienta zestawów mebli. Podobnie w przypadku modułu kadrowo-płacowego, dopiero wersja 4.5 była spolonizowana. Forte były pierwszą firmą, która zdecydowała się wdrożyć tę wersję systemu.

Nowe funkcje

"Nie mogliśmy czekać nawet kilku miesięcy na pojawienie się zapowiadanej wersji 4.6 systemu SAP R/3, która posiada m.in. nowy interfejs użytkownika enjoySAP. Dla nas - ze względu na specyfikę firmy - ważniejsze było wdrożenie modułu konfiguratora wariantów" - mówi Jarosław Sobotka, kierownik Działu Informatyki w Fabrykach Mebli Forte.

Migrację z wersji 3.1i do 4.5b przeprowadzono w weekend 20-23 sierpnia. "Jednym z podstawowych problemów związanych z przeprowadzeniem migracji był fakt, że w jej trakcie musieliśmy zatrzymać nasz system, który normalnie pracuje bez przerwy 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu. Dotyczy to zwłaszcza modułów sterowania produkcją" - opowiadają przedstawiciele Forte.

Wstrzymanie produkcji było jednym z większych źródeł kosztów związanych z przejściem na nową wersję SAP R/3. "Proces migracji rozpoczęliśmy w piątek o 15.00, zakończyliśmy dopiero w poniedziałek o 6.00. Ze względu na konieczność zainstalowania dodatkowych poprawek proces ten był dłuższy o ok. 10 godzin niż zakładaliśmy" - dodają. Konieczność instalowania poprawek była związana z faktem, że czas reakcji systemu na zapytania uzyskiwany na serwerze produkcyjnym okazał się dłuższy niż mierzony na urządzeniach testowych.

Wersja bardziej wymagająca

Na kilka miesięcy przed przejściem na nową wersję dokonano modyfikacji serwera IBM AS/400, na którym działa SAP R/3. Jego moc obliczeniową zwiększono dwukrotnie. "Częściowo jest to związane z faktem uruchamiania kolejnych modułów. Z drugiej jednak strony, wersja 4.5 jest o ok. 40% bardziej wymagająca pod względem wydajności serwera niż wersja 3.1" - mówi Jarosław Sobotka. Przed uaktualnieniem Fabryki Mebli Forte miały wdrożone moduły: sterowania produkcją, sprzedaży, dystrybucji, gospodarki magazynowej, finansów i kontrolingu. Obecnie są wdrażane: konfigurator wariantów, kadry-płace, zarządzanie gotówką, środki trwałe i zarządzanie jakością.

Do największych problemów, które pojawiły się w trakcie migracji, informatycy Forte zaliczają m.in. konieczność sprawdzenia, czy poszczególne funkcje w nowej wersji systemu odpowiadają tym w starej. Forte to pierwszy polski zakład, który zdecydował się na wdrożenie SAP R/3 w wersji 4.5. Z tego względu - podczas migracji - zauważono pewne braki i niedociągnięcia polskiej wersji. Poprawiono je w trakcie testowych migracji, które odbyły się w maju i lipcu br.

Przyzwyczajenia użytkownika

Problemem dla Forte były także różnice w interfejsie obu wersji SAP R/3. "Najnowsza miała znacznie zmieniony interfejs użytkownika - SAP GUI. Użytkownik już na pierwszy rzut oka widzi, że ekrany systemu, z którymi do tej pory współpracował, różnią się znacznie od tych w wersji poprzedniej" - opowiadają pracownicy firmy. "Około 300 użytkowników systemu w naszych zakładach trzeba było przeszkolić. Musieli przezwyciężyć nabyte wcześniej przyzwyczajenia w korzystaniu z systemu. Prawdę mówiąc, nie w pełni udało się nam to zrobić przed migracją. Przez kilka pierwszych dni występowały trudności" - dodają. Użytkownicy SAP R/3 z pewnymi "oporami" przeszli ze starej na nową wersję systemu.

Przedstawiciele Fabryk Mebli Forte nie potrafią określić, ile tak naprawdę kosztowała migracja. Jest ona jednak na tyle kosztowna i pracochłonna, że nie zdecydują się w ciągu najbliższych lat na przejście do wersji 4.6. "SAP oferuje wsparcie dla wersji 4.5b do 2003 r. i pewnie wcześniej nie zdecydujemy się na kolejną zmianę" - deklarują. Do kosztów niewymiernych, które poniesiono na migrację, trzeba zaliczyć czas użytkowników poświęcony na sprawdzenie poprawności nowej wersji.

Pod okiem konsultanta

SAP nie pozwala dokonać migracji bez udziału własnych konsultantów, fabryki musiały także zapłacić za ok. 25 dni ich pracy. "Jest to jedyny konkretny koszt, jaki ponieśliśmy. Wewnętrzne wydatki trudno oszacować" - konkludują przedstawiciele Forte.

Zapis projektu

Wdrożenie: Migracja z wersji 3.1i na wersję 4.5b SAP R/3

Cel: Wdrożenie nowych modułów systemu niedostępnych w starszej wersji

Wykonanie: Pracownicy Fabryk Mebli Forte i konsultanci SAP Polska

Czas trwania: maj-sierpień 1999 r.

Osoba odpowiedzialna: Jarosław Sobotka, Fabryki Mebli Forte


TOP 200