Trudna sztuka integracji

Głównym wyzwaniem dla dużych miast na najbliższe lata jest integracja systemów IT urzędów i podległych jednostek. Duże trudności mogą sprawiać organizacja i mentalność.

Z badania przeprowadzonego przez redakcję Computerworld na potrzeby raportu "Miejskie strategie rozwoju. Badanie planów i inwestycji ICT największych polskich samorządów do 2015 r." wynika, że integracja miejskich systemów informatycznych jest największym wyzwaniem dla polskich miast. Ma to pomóc w dostarczeniu spójnych informacji dla celów zarządczych i wsparcia decyzji istotnych z punktu rozwoju aglomeracji miejskich. Miasta chcą integrować systemy wszystkich jednostek miejskich.

Trend: konsolidacja

Podsumowaniu i analizie wyników badania poświęcona była debata redakcyjna towarzysząca publikacji raportu. "W perspektywie kilku ostatnich lat widać, że w polskich miastach bardzo dużo się zmieniło w obszarze wykorzystania ICT. Od dawna mówi się tam o infrastrukturze, systemach i aplikacjach. Teraz pojawił się jednak nowy trend: konsolidacja systemów i zasobów. Jeszcze 3-4 lata temu nie mieliśmy z nim do czynienia. Miasta są coraz bardziej świadome, że konsolidacja przynosi więcej korzyści niż projekty rozproszone. Systemy e-zdrowia, karty miejskiej, monitoringu, e-szkoły, e-urzędu można tworzyć silosowo lub w sposób skonsolidowany. Ten drugi sposób będzie coraz częstszy" - uważa Piotr Skirski, dyrektor sektora publicznego i enterprise w firmie Cisco.

Dlaczego integracja systemów IT i zasobów miejskich staje się coraz ważniejsza? Częściowo jest to związane z presją ze strony zarządzających miastami, którzy potrzebują analiz opartych na zintegrowanych danych z różnych obszarów funkcjonowania miasta czy kompleksowej informacji zarządczej. Chodzi o uporządkowanie systemów po stronie informatyki i zaradzenie słabości działów IT w jednostkach miejskich podległych urzędom. Miasta chcą być atrakcyjne dla biznesu, i to napędza je do działań w sferze IT. Rosną oczekiwania mieszkańców wobec świadczonych przez samorządy usług publicznych.

Szeroko pojęta integracja systemów nie jest łatwa. "Integracja zasobów miejskich nie jest problematyczna z punktu widzenia technologii. Pojawiają się głównie problemy natury formalno-organizacyjnej i ludzkiej" - mówi Krzysztof Zbrożek, naczelnik Wydziału Informatyki w Urzędzie Miejskim w Gliwicach. Bariery te są na tyle duże, iż dyrektorzy miejskich działów IT mówią, że do czasu, kiedy zostaną one przełamane, zdążą z budową rozwiązań infrastrukturalnych.

Potrzebna jest zmiana postaw urzędników. Nawet jeśli służby IT w urzędach będą dojrzałe, gotowe do integracji i świadczenia usług innym jednostkom, to nie zrealizują tego bez równie dojrzałego i gotowego do współpracy partnera po stronie "biznesu". "Brakuje nam wiceprezydentów ds. informatyki, którzy rozumieliby temat informatyzacji globalnie, w skali całego miasta. Do zarządzania tym obszarem potrzeba wiedzy i kompetencji" - zauważa Przemysław Janczak, dyrektor Wydziału Informatyki Urzędu Miasta Łodzi. Zdaniem kilku szefów IT w polskich miastach, ważne, żeby zmienił się sposób zarządzania miastem, by patrzeć na miasto przez pryzmat procesów.

Jaki system dla miasta?

Dyrektorzy IT w urzędach miejskich wskazywali na słabość rynku, który nie zawsze jest w stanie zaoferować potrzebne rozwiązania. Zdaniem niektórych, na rynku nie ma dojrzałego systemu dla administracji publicznej, który obejmowałby i integrował ważne obszary jej funkcjonowania. A gdyby nawet był, nie ma pewności, że prawo zamówień publicznych pozwoliłoby go urzędom kupić.

Uczestniczący w redakcyjnej debacie szefowie IT przyznawali, że w urzędach trudno niejednokrotnie precyzyjnie określić, kto jest właścicielem danego procesu, co nie ułatwia informatyzacji i integracji. "Dobrym przykładem jest nowa ustawa o gospodarowaniu odpadami w gminach. Pokazała, jak trudno znaleźć w samorządach właścicieli poszczególnych procesów, z kim merytorycznie rozmawiać i kto ma określić wymagania dla sytemu, który miałby te procesy obsługiwać" - zwraca uwagę Janusz Szymura, prezes firmy Rekord. W biznesie od dawna istnieje myślenie procesowe i jeden system może tam obsługiwać proces bez względu na to, ile działów firmy bierze w tym procesie udział.

W urzędach jest o to trudniej. Poszczególnym działom w urzędzie czy jednostkom miejskim nie zależy na integracji, gdyż nie patrzą na swoje działania jak na proces, który może obejmować inne działy. Powoduje to mnożenie się rozwiązań IT. Bodźcem do zmian może być przymusowe ograniczenie wydatków na IT w mieście. Zdarza się, że każda warstwa mapy miasta jest prowadzona i dostępna w innym wydziale urzędu. Kiedy przychodzi czas zakupu licencji na oprogramowanie do obsługi map, a środki są ograniczone, miasto zmuszone jest do integracji zasobów.

Czy rozwiązaniem niektórych problemów związanych z integracją systemów i zasobów miejskich jest chmura obliczeniowa? Dyrektorzy IT w urzędach polskich miast podchodzą do tego sceptycznie. Dla nich "chmura" to głównie działania marketingowe. Zwracają też uwagę, że wiele urzędów, integrując miejskie systemy IT i zasoby, tworzy w pewnym sensie własną miejską chmurę prywatną. W przypadku wykorzystania chmury publicznej w administracji pojawiają się problemy natury prawnej i bariery mentalne.

Ostrożnie z usługami dla mieszkańców

Informatyzacja miast to również e-usługi dla mieszkańców, które mają podnieść jakość świadczenia usług publicznych i poprawić jakość życia w mieście. Dyrektorzy IT, którzy brali udział w projektach rozwoju systemów e-usług dla obywateli mówią wprost: w wielu przypadkach to duże pieniądze wyrzucone w błoto - na stworzenie usług, z których korzysta tylko garstka osób.

Z tego powodu wiele miast ostrożnie podchodzi do projektów związanych z budowaniem e-usług dla obywateli. "Stawiamy na integrację. Jeśli udostępniamy formularze sprawy poprzez platformę ePUAP, to chcemy, żeby cała sprawa była później załatwiana elektronicznie. Naszym celem jest, żeby system przyjęć dokumentów elektronicznych był połączony z systemami dziedzinowymi, dając możliwość automatycznej, bezpośredniej wymiany danych, potrzebnych do załatwienia sprawy" - mówi Barbara Szymańska, dyrektor Biura Informatyki Urzędu Miejskiego w Gdańsku.

Uczestnicy dyskusji podkreślali, że często próbuje się informatyzować nie te usługi, które trzeba. Doświadczenia związane ze składaniem elektronicznych PIT-ów pokazały, że rozwiązania, które pozwalają oszczędzić czas i są łatwe w obsłudze, cieszą się popularnością. Są usługi, których nie warto próbować informatyzować. Ich skomplikowanie powoduje, że obywatele wolą przyjść do urzędu i załatwić sprawę osobiście. Nie oczekują od e-usług tylko sprawnego obsłużenia w urzędzie. A do tego potrzebna jest integracja informacji z różnych systemów IT.

"Mówiąc o nowoczesnych formach komunikacji, nie ograniczałbym się do elektronicznych formularzy. Coraz popularniejsze w miastach stają się call contact centers" - zauważa Marek Staniewski, dyrektor Działu Informatyki Urzędu Miasta Bydgoszczy. Wielu mieszkańców chciałoby załatwiać sprawy urzędowe na pewnym poziomie przez telefon. Warto zastanowić się nad stworzeniem punktu kontaktu dla mieszkańców. "Wiele osób preferuje komunikację SMS-ową. W Łodzi ok. 90% tych, którzy odbierają prawo jazdy, chce otrzymywać SMS z informacją, kiedy może przyjść po dokument. Dzięki temu nie ma kolejek" - podaje przykład Przemysław Janczak.

Szefowie samorządowej informatyki zwracają uwagę na brak spójnej polityki informatyzacji administracji publicznej w skali państwa i wynikające z tego dublowanie się projektów na różnych szczeblach. Takie same formularze elektroniczne przygotowuje się na poziomie miast, gmin, województw i na poziomie centralnym. Często trzy razy wydajemy pieniądze na te same projekty, inaczej je nazywając. Każdy buduje swoje własne e-państwo z własnymi e-usługami. Na końcu okazuje się, że nie zawsze pomysły z projektów pokrywają się z oczekiwaniami i potrzebami obywateli, więc mało kto z tych usług korzysta.

IT w mieście, czyli właściwie co?

Jak w tym miejskie działy IT widzą swoją rolę? "Staramy się w największym stopniu selektywnie tworzyć oprogramowanie czy usługi, które wychodzą naprzeciw potrzebom mieszkańców" - mówi Marek Bońkowski, kierownik Oddziału Teleinformatyki w Urzędzie Miasta Płocka. Grzegorz Żych, dyrektor Wydziału Informatyki Urzędu Miasta Krakowa, chciałby, żeby dział IT był sprawnym wykonawcą projektów w aspekcie technologicznym. "Będziemy też pełnić rolę ekspercką, bo to u nas zbiega się wiele działań i możemy zauważyć, że w trzech różnych projektach potrzebne są takie same karty elektroniczne i można te działania zintegrować" - mówi Grzegorz Żych. Podobnie patrzy na to Krzysztof Lachowski, dyrektor Departamentu Informatyki w Urzędzie Miejskim w Białymstoku. "Chciałbym odpowiadać na oczekiwania departamentów merytorycznych. Chciałbym, żeby informatyka dostrzegała to, co jest wspólne dla tych oczekiwań i lepiej realizować cele społeczne" - tłumaczy Krzysztof Lachowski.

"Życzę wszystkim jasnego podziału pomiędzy IT a biznesem. Żeby biznes nie chciał wpływać na to, jak pracuje IT. Informatyka ma pełnić funkcję narzędziową, służyć realizacji określonych usług" - zauważa Marek Sokołowski z firmy Oracle. Dyrektorzy miejskich działów IT biorący udział w dyskusji podkreślali potrzebę współpracy działów merytorycznych i działów IT. Zwracali uwagę na konieczność zrozumienia przez informatykę potrzeb biznesowych miasta i zaspokojenia ich w ekonomiczny sposób. Drogą do tego jest budowa architektury korporacyjnej na poziomie miasta. W niektórych miastach dział IT może stać się nawet swego rodzaju centrum kompetencji technologicznych dla miasta, jego jednostek i instytucji. Centrum, które pomoże miastu zaspokoić jego oczekiwania i potrzeby w zakresie IT.

Z wynikami badania na temat stanu i perspektyw wykorzystania ICT w największych polskich miastach można zapoznać się w raporcie Computerworld "Miejskie strategie rozwoju. Badanie planów i inwestycji największych polskich samorządów do 2015 roku". Więcej informacji na stronie: www.computerworld.pl/miasta .