Systemy informowania kierownictwa

Kolorowy obrazek pokazujący dyrektora przedsiębiorstwa, otrzymującego za naciśnięciem klawisza komputera wszystkie informacje o działalności firmy, jest równie piękny, co nieprawdziwy.

Kolorowy obrazek pokazujący dyrektora przedsiębiorstwa, otrzymującego za naciśnięciem klawisza komputera wszystkie informacje o działalności firmy, jest równie piękny, co nieprawdziwy.

Klientami usług komputerowych w przedsiębiorstwach byli najpierw urzędnicy biurowi, wykonujący powtarzające się prace wprowadzania danych. Wystąpiło to na przełomie lat 1950-60. Jednocześnie dostęp do komputera uzyskali inżynierowie, wykorzystujący go często do obliczeniowych prac projektowych i konstrukcyjnych.

Obiecujące systemy dostarczające informacje dla kierownictwa firm pojawiły się w późnych latach 60., ale nie uzyskały większej akceptacji, gdyż tylko w nieznacznej mierze pomagały w kierowaniu przedsiębiorstwem. Zupełnie inne podejście zastosowano w programach wspomagania decyzji, przystosowanych do rozwiązywania konkretnych problemów. Opierają się one na systemach ekspertowych i wykorzystują specjalistyczną wiedzę najlepszych fachowców w danej dziedzinie. W wielu przedsiębiorstwach są używane z dobrymi wynikami przez średni i niższy personel firmy.

Jeżeli dobrze przyjrzeć się wykorzystaniu komputerów w dowolnym przedsiębiorstwie, to tylko jedna grupa pracowników z nich nie korzysta dyrekcja firmy. Wprawdzie wspomniane już systemy informowania kierownictwa miały spełniać taką rolę, ale z różnych powodów nie udało się zrealizować zamierzeń twórców.

Sytuacja ta zaczęła się zmieniać na dobre z początkiem obecnej dekady. Jak ocenia firma International Data Corp. (IDC), zajmująca się badaniami rynku komputerowego, w 1991 r. nakłady na systemy informowania kierownictwa EIS (Executive Information Systems) wynosiły w USA ok. 100 mln USD, ale przyrost nakładów na te systemy wynosi aż 40% rocznie!

Co to jest EIS?

Definicji systemu informowania kierownictwa jest tyle ile firm, które z nich korzysta. Najłatwiej będzie zapewne zgodzić się z następującą definicją EIS ma zapewnić dyrektorowi przedsiębiorstwa łatwy dostęp do informacji ważnej dla sukcesu firmy.

Oto pożądane cechy tych systemów:

- są przystosowane do indywidualnych potrzeb szefa firmy

- umożliwiają uzyskanie, filtrację i śledzenie ważnych danych

- potrafią korzystać z szerokiej gamy informacji, zawartych w lokalnych i zdalnych bazach danych

- pozwalają na "pogłębioną" anlizę istotnych danych (można za ich pomocą dotrzeć do źródła)

- nauczenie się korzystania z nich nie wymaga żadnego ćwiczenia

- są przyjazne użytkownikowi

- nie wymagają pośrednika między danymi a szefem firmy

- prezentują dane w dogodnej postaci (tabele, wykres, tekst).

Czasami pod pojęcie systemów EIS podciąga się obszerniejszą kategorię systemów wsparcia szefa firmy ESS (Executive Support System), zawierającą dodatkowe udogodnienia typu poczta elektroniczna, terminarz grupowy oraz możliwości dogłębnej analizy danych (arkusze obliczeniowe, pakiety statystyczne, bezpośredni dostęp do baz danych itp.).

Dla kogo systemy EIS?

Decentralizacja podejmowania decyzji i potrzeba informowania średniego personelu o skutkach ich działalności oraz postępujące tendencje do przejścia na systemy komputerowe, oparte na wykorzystaniu mocy obliczeniowej komputerów osobistych, działających w sieci lub korzystających z serwerów danych (przetwarzanie typu klient-serwer), powoduje że systemy o podobnych właściwościach rozpowszechniają się coraz bardziej. Często jest to ten sam system, ale o różnych prawach dostępu do danych.

Główne ograniczenia w korzystaniu z systemów informowania tworzą jednak sami informowani! Rzadko się zdarza, aby szef firmy miał czas, ochotę i kwalifikacje do posługiwania się komputerem w sposób umożliwiający spełnienie jego potrzeb informacyjnych. Wielu współczesnych szefów firm rozminęło się z rewolucją informacyjną. Po prostu boją się komputera! Na dodatek, wyczerpująca praca nie zachęca do używania jeszcze jednego narzędzia, które wymaga zbyt wiele czasu.

Poważnym ograniczeniem w używaniu systemów EIS jest konieczność nabywania przez szefa firmy nowych umiejętności. Ponieważ zaś systemy EIS nie są używane codziennie, to wystarcza to by zapomnieć tych umiejętności. W efekcie, także system EIS przechodzi w zapomnienie.

Ponadto, większość dawniejszych, ale i wiele nowych systemów EIS grzeszy zasadniczym błędem: niezrozumieniem rodzaju prac wykonywanych przez szefów firm. Nawet jeśli system jest doskonały z punktu widzenia technicznego, to został opracowany przez specjalistów, którzy rzadko mają okazję przyglądać się przez dłuższy czas pracy swego szefa.

Wymagania na system EIS

Z tego krótkiego przeglądu cech systemów EIS wynikają trzy podstawowe wymagania na taki system, których spełnienie może oznaczać sukces produktu finalnego. Po pierwsze, system EIS musi być dobrze przystosowany do potrzeb konkretnego szefa firmy. Po drugie, w celu spełnienia piewrszego wymagania, musi być opracowany przez osoby znające równie dobrze aspekty ekonomiczne pracy szefa przedsiębiorstwa, co aspekty techniczne programowania. No i w końcu, EIS musi być łatwy w użyciu.

To ostatnie wymaganie często jest związane z koniecznością efektownej graficznej prezentacji danych dla szefa firmy. W większości wypadków wiąże się więc z opracowaniem systemu w środowisku Windows, X Window lub Macintosh.

Rynek produktów EIS

Specyfika produtów EIS powoduje, że w zasadzie nie istnieją handlowo dostępne, gotowe systemy. Każdy produkt wykonywany jest na zamówienie, najczęściej przez programistów przedsiębiorstwa. Powoduje to jednak, że jego cena jest bardzo wysoka, a konieczność częstych zmian prowadzi do wysokiej ceny konserwacji.

W dobie dominowania wielkich komputerów istniały systemy EIS, równie duże co większość programów działających na tych komputeach. Typowy system korzystał z baz danych komputera i w czasie "wolnym" (na ogół nocą) przygotowywał je do postaci odpowiedniej dla potrzeb kierownictwa. Praktycznie nie istniała możliwość korzystania z danych dostępnych na bieżąco. Dane miały więc raczej charakter zbiorczy, a ich aktualność była wątpliwa. Typowa cena systemu EIS na dużym komputerze przekracza 100 tys. USD. Są więc raczej przeznaczone dla dużych firm.

W zasadzie nie pojawiły się gotowe produkty przeznaczone do obsługi informacyjnej kierownictwa firm, nie mających dużych komputerów, a jedynie wyposażonych w sieć lokalną.

Pakiety rozwojowe systemów EIS

W obecnej dekadzie, znacznego rozwoju sieci lokalnych, powstają programy spełniające rolę systemów EIS na szczeblu oddziału, działu, czy biura. Mają one jednak raczej charakter wstępnie przygotowanych gotowych modułów programowych, z których daje się złożyć mniej lub bardziej udany system informowania. Powstają także specjalistyczne pakiety programowe przeznaczone do opracowania indywidualnych systemów informacyjnych.

Jako przykład takich narzędzi podaje się pakiet programowy SAS/EIS firmy oraz narzędzia firmy Dun and Bradstreet Software. Ostatnio Firma Microsoft opracowała system narzędzi współpracujący z Excelem, Open Enterprise Information Systems Pack, przeznaczony do tworzenia programów typu EIS. W tym ostatnim przypadku, drobna ale istotna różnica w nazwie pakietu dobitnie wskazuje, że jest to zestaw narzędzi przeznaczonych do analizy danych na potrzeby ogólnie rozumianego przedsiębiorstwa, nie zaś jego kierownictwa.

Ten ostatni zestaw narzędzi jest zresztą dobrym przykładem dominującej obecnie tendencji przechodzenia nawet z najbardziej wymagającymi aplikacjami na komputery osobiste. Często współpracują one z większymi serwerami danych, w trybie przetwarzania klient-serwer.

Jak już wspomniałem w dobie dużych komputerów systemy EIS korzystały z informacji wstępnie przygotowanej i "przetrawionej". Dawały więc raczej statyczny obraz przedsiębiorstwa, z różnym stopniem aktualności danych. Świetnie nadają się więc do periodycznego przeglądu stanu firmy, operacji finansowych lub stanu zapasów.

Zwiększone wymagania co do terminowości i jakości produkcji powodują, że systemy informacyjne powinny zapewniać o bieżącym stanie działalności operacyjnej firmy. Wartość takiej informacji powinna być doceniana zarówno przez przedsiębiorstwa produkcyjne, jak i instytucje finansowe. Dla wielu firm systemy informacyjne już obecnie są stałym elementem działalności. Dotyczy to np. firm pracujących w rytmie dostaw "just in time", firm wysyłkowych, transportowych, itp.

Integracja z innymi aplikacjami

Systemy EIS spełniają często rolę wygodnego interfejsu do innych aplikacji. Dobry programista może stworzyć aplikację dobrze integrującą się z popularnymi aplikacjami biurowymi typu arkusze obliczeniowe, pakiety analiz statystycznych, poczta elektroniczna, procesory tekstowe i in. Na przykład statystyczna kontrola jakości w działalności produkcyjnej generuje ogromną liczbę informacji, którą należy poddać analizie. Dobrze zintegrowana aplikacja informowania szefa kontroli jakości pozwoli mu podejmować w porę decyzje, których znaczenia nie można przecenić. Wymaga to oczywiście dostępu do danych sczegółowych w celu stwierdzenia prayczyn uchybień w procedurach produkcyjnych.