Oprogramowanie

Wspólną cechą aktualnej oferty DIP (a uwaga ta dotyczy nie tylko rynku polskiego) jest jej elastyczność i możliwość dostosowania się do ustalonych przez użytkowników końcowych potrzeb.

Podstawowe cechy tego typu aplikacji to:

- sterowanie wprowadzaniem dokumentów do systemu, czyli obsługa skanerów, podajników, ustalania formatów, określania rozdzielczości i innych parametrów użytkowych skanera

- wyświetlanie dokumentów na ekranie - łącznie z szybkim kartkowaniem stron, powiększaniem i obrotem, przesuwaniem, skalowaniem do rozmiarów ekranu obrazu dokumentu

- drukowanie dokumentu na drukarce laserowej - ze skalowaniem do rozmiarów strony

- tworzenie bazy danych poprzez nadawanie, w najprostszym rozwiązaniu przez operatora skanera, odpowiednich indeksów, słów kluczowych każdemu dokumentowi

- szybkie odszukiwanie, sortowanie dokumentów

- stosowanie się do reguł określających prawa dostępu do dokumentów.

Oczywiście aplikacje, ze względu na różne wymagania odbiorców, są budowane przy użyciu różnego rodzaju zestawów narzędzi dla programistów. W omawianej ofercie np. firma Komtech korzysta z narzędzi Magic, zaś produkty Kofaxa współpracują z rozbudowanym KIPP Developer Toolkit.

Uzupełnieniem tych aplikacji jest często oprogramowanie typu OCR. Pozwala ono na zamianę graficznego obrazu dokumentu na znaki ASCII. Powoduje to znaczne zmniejszenie wielkości tak konwertowanego pliku oraz możliwość współpracy powstałego zbioru tekstowego z procesorami tekstu. Metoda OCR jest szczególnie zalecana w przypadku, gdy możliwe jest sprawdzenie jej działania i ew. ręczna korekta zamiany.

Przykładem stosowania programu typu OCR jest (jak podaje Komtech) konwersja czeków bankowych. Odczytane z czeku przez program typu OCR dane (nazwy przedsiębiorstw, kwoty, daty) zostają automatycznie wprowadzane do bazy danych systemu obsługi informatycznej banku. Zeskanowany obraz graficzny czeku jest zachowany w archiwach, w celu np. weryfikacji podpisu.

Zastosowanie systemów DIP

Komputerowe zarządzanie dokumentami powinno być wprowadzane tam, gdzie mamy do czynienia z dużą liczbą druków, formularzy, pism czy raportów. Obok wspomagania bieżącego przepływu dokumentów, systemy tego typu znakomicie ułatwiają dostęp do zarchiwizowanej informacji, z uwzględnieniem chroniących dane praw dostępu. Systemy DIP powinny być stosowane w urzędach administracji państwowej, bankach, sądach, instytucjach ubezpieczeniowych, urzędach celnych, skarbowych, itp.

Niestety, barierą dla ich powszechnego wdrożenia jest, prawie na równi z kosztami inwestycyjnymi, także obecny poziom ustaleń prawnych.