System przyspiesza przesyłki

Firma Speedmail od początku postawiła na system informatyczny dostosowany do potrzeb operatora pocztowego.

METRYCZKA

Firma: Speedmail sp. z o.o.

Branża: usługi pocztowe

Usługi: przesyłki listowe, przesyłki kurierskie

Zatrudnienie: 700 osób

Zatrudnienie w dziale IT: 7 osób

KLUCZOWE SYSTEMY IT

Nazwa Systemu: Codx PostOffice

Do czego służy: wsparcie realizacji usług pocztowych na wszystkich etapach procesu świadczenia usług, zarządzanie siecią logistyczną i dystrybucyjną; centralne zarządzanie i nadzorowanie biznesu pocztowego

Dostawca: CodX Software

Nazwa Systemu: Panel Speedmail

Do czego służy: komunikacja wewnętrzna poprzez wewnętrzny intranet, platformę szkoleniową, system wymiany danych

Dostawca: rozwiązanie własne

Firma Speedmail powstała w lipcu 2011. Jest ogólnopolskim operatorem pocztowym wpisanym do Rejestru Operatorów Pocztowych, który prowadzi Urząd Komunikacji Elektronicznej. Należy do grupy spółek Emerson Polska, jednej z największych w Europie Środkowo-Wschodniej firm zajmujących się usługowo przygotowywaniem korespondencji. "Speedmail powstał jako uzupełnienie oferty masowego wydruku i konfekcjonowania przesyłek. Obsługujemy ostatnią milę, czyli doręczenie przesyłek do adresatów" - mówi Marek Witczak, dyrektor operacyjny Speedmail.

Założyciele firmy od początku postanowili skoncentrować się na obsłudze klientów biznesowych - firm oraz instytucji. W ofercie znajduje się dedykowana dla sektora bankowego i telekomunikacyjnego usługa PDC (Professional Delivery of Contracts) - korespondencyjne podpisywanie umów z klientami banków czy operatorów komórkowych.

Ze Szwajcarii do Polski

Od początku prac nad organizacją i modelem biznesowym zakładano zaoferowanie unikatowej jakości usług pocztowych na polskim rynku. W tym celu zdecydowano się na wykorzystanie dedykowanego systemu IT wspierającego działalność firmy. Na polskim rynku nie było odpowiednich rozwiązań.

Poszukiwano systemu na rynkach zagranicznych, gdzie usługi są bardziej rozwinięte, działają alternatywni operatorzy pocztowi i powstały już kompleksowe systemy IT zaspokajające potrzeby firm o takim profilu. Wybór Speedmail padł na szwajcarską firmę CodX i system PostOffice. Z systemu korzysta obecnie ok. 70 klientów w Niemczech, Szwajcarii, Belgii, Wielkiej Brytanii i Czechach.

"System jest na tyle kompleksowy i bogaty w funkcje, że dostosowanie go do naszych potrzeb przebiegło bardzo szybko" - mówi Marek Witczak. Nie trzeba było dobudowywać nowych modułów. Prace polegały głównie na wdrożeniu kodów pocztowych według systematyki obowiązującej w Polsce i opracowaniu unikalnej bazy rejonów doręczeń pozwalającej na bieżące zarządzanie dostarczaniem przesyłek.

W listopadzie br. zakończyła się instalacja systemu w centrum danych w siedzibie spółki w Piotrkowie Trybunalskim. Wcześniej korzystano ze zdalnej instalacji systemu na serwerach producenta w Szwajcarii. Ten tryb pracy nie spełniał oczekiwań firmy i zdecydowano o przeniesieniu systemu. Jego wsparcie i utrzymanie jest w gestii lokalnego zespołu IT.

Od sortowania po doręczenie

Marek Witczak, dyrektor operacyjny Speedmail

System jest na tyle kompleksowy i bogaty w funkcje, że dostosowanie go do naszych potrzeb przebiegło bardzo szybko.

Kompleksowość systemu PostOffice potwierdza fakt, że zaszyte w nim zostały moduły rozliczające i raportujące dla większości elementów działalności firmy - nie potrzeba dodatkowych aplikacji biznesowych w rodzaju systemu ERP. PostOffice umożliwia śledzenie dostarczenia przesyłek i wspiera zarządzanie działaniami w rejonach doręczeń. "Program pokrywa każdy obszar operacyjny i zarządczy biznesu pocztowego" - mówi Marek Witczak.

Poszczególne moduły pozwalają na zarządzanie logistyką operatora pocztowego. Odpowiadają za zarządzanie relacjami z klientami, umożliwiają ewidencję i rozliczanie pracowników, planowanie pracy w oddziałach, śledzenie jej jakości, analizę obciążenia rejonów doręczeń.

System pozwala optymalizować pracę sortowni. Przesyłki są sortowane na etapie adresowania i przydzielane listonoszom. Listonosze są wyposażani w GPS - instrument kontrolny w dostarczaniu przesyłek, ale także narzędzie pozwalające na optymalizację i analizę trasy doręczania przesyłek oraz wspierające w wyszukiwaniu tzw. trudnych adresów. Podczas spiętrzenia pracy system pomaga płynnie przekazywać zadania pomiędzy listonoszami oraz, poprzez wcześniejsze informowanie o zwiększonych wolumenach przesyłek, planować obsadę listonoszy w oddziałach. Pozwala dzielić się częścią informacji z klientami - status przesyłki klienci mogą śledzić w internecie.

W obliczu nowych możliwości

System firmy CodX umożliwi firmie Speedmail rozwój nowych obszarów biznesu po kolejnej liberalizacji rynku pocztowego, która planowana jest na 1 stycznia 2013. Nowe prawo zniesie monopol Poczty Polskiej na dostarczanie przesyłek o wadze poniżej 50 gramów - to 75% pocztowego rynku. Przełoży się to na rynek reklamy direct mail, na którym Speedmail współpracuje ze swoim inwestorem Emerson Polska.

Speedmail chce zostać największym alternatywnym operatorem w naszym kraju. W 2013 r. zamierza obsługiwać 70% powierzchni Polski (obecnie 50%), a liczbę listonoszy zwiększyć z 700 do 1500 osób.


TOP 200