System, który zmienia przyszłość

Transformacja cyfrowa Grupy Kapitałowej BEST jest konsekwentnie realizowana od trzech lat. Wpłynęła na każdą sferę biznesu organizacji, przemodelowując i przyspieszając procesy w firmie. Jej solidnym fundamentem jest wdrożenie SIGMY – autorskiego systemu centralnego do zarządzania należnościami, dającego firmie ogromne możliwości dalszego rozwoju.

Fot: Best

W 2013 r. GK BEST ogłosiła 3-letnią strategię rozwoju Grupy, obejmującą m.in. transformację technologiczną i wejście w erę digital. Ten kierunek rozwoju w nowej, cyfrowej rzeczywistości rynkowej miał zapewnić firmie przewagę konkurencyjną w Polsce i przygotować do wejścia na rynki zagraniczne. Grupa BEST postawiła sobie za cel technologiczną gotowość do przyjęcia i obsługi nowych klientów, szybkie dostosowywanie do zmian na rynku krajowym i zagranicznym oraz posiadanie rozwiązania ukierunkowanego na omnichannel. Pierwszym krokiem miało być wdrożenie centralnego systemu do zarządzania wierzytelnościami, solidnej podstawy, na której będą powstawały nowe, cyfrowe rozwiązania.

Jak wykorzystać know-how

System dotychczas działający w firmie składał się z kilkudziesięciu różnych aplikacji, rozwijanych przez kilkanaście ostatnich lat. Jednak przyszedł moment, kiedy dalszy, efektywny rozwój systemu przy wciąż rosnącej skali działalności Grupy stał się bardzo kosztowny i czasochłonny. Przestarzała architektura i technologia, brak elastyczności, manualne procesy i coraz częściej pojawiające się problemy wydajnościowe tworzyły przeszkodę w zaplanowanym rozwoju Grupy.

Zobacz również:

Na rynku wierzytelności firmy rozwijają się coraz częściej przez akwizycję, zakupując ogromne pakiety wierzytelności lub przejmując mniejsze podmioty. Przed Grupą BEST stanęło nie lada wyzwanie – co jeśli skala zarządzanych przez BEST wierzytelności będzie wciąż tak dynamicznie rosła, a kolejne zakupione portfele będą co najmniej tak duże jak te, którymi już zarządza Grupa? Jak skutecznie i odpowiedzialnie zarządzać procesami na taką skalę, zachowując wysoką jakość obsługi i procesów? Podstawą strategii digitalizacji musiało być założenie, że całe środowisko teleinformatyczne musi być bardzo łatwo skalowalne pod względem wydajności i elastyczności. „Firma potrzebowała nowego i nowoczesnego rozwiązania do zarządzania wierzytelnościami wing-to-wing. Od momentu zakupu portfela wierzytelności do momentu jego rozliczenia następują dziesiątki procesów biznesowych, które potrzebują wsparcia zintegrowanego systemu, zawierającego w sobie workflow i automatyzującego procesy zarządzania. Potrzebowaliśmy elastycznego rozwiązania pozwalającego tworzyć różnego rodzaju produkty, segmentację klientów i strategię podejścia do klienta” – wyjaśnia Jacek Zawadzki, członek zarządu i CIO Grupy Kapitałowej BEST.

„Działania rozpoczęliśmy od poszukiwania rozwiązań zewnętrznych, jednak po analizie rynku okazało się, że oprogramowanie firm trzecich nie jest w stanie spełnić określonych potrzeb Grupy BEST i dostosować się do wypracowanego przez kilkanaście lat know-how. Decydując się na wdrożenia takiego rozwiązania, musielibyśmy część procesów dostosować do aplikacji, a powinno być przecież odwrotnie. Elastyczność tych rozwiązań była po prostu zbyt mała” – dodaje Jacek Zawadzki. Podjęto więc decyzję, że zbudowanie własnego rozwiązania, odpowiadającego całkowicie potrzebom biznesu, będzie o wiele lepszym rozwiązaniem. Argumentem przemawiającym na korzyść tej idei było również to, że rozwiązania firm trzecich choć były stabilne, tworzone były na starszych technologiach, sprzed co najmniej dekady. Budując własne, a do tego nowoczesne rozwiązanie, BEST zapewniłaby sobie „świeżość” technologiczną. Tak powstała idea budowy Platformy SIGMA – zaawansowanego CRM do kompleksowego zarządzania wierzytelnościami.

Fot: Best

SIGMA przede wszystkim pozwala się nam dalej rozwijać. Stare systemy miały ograniczenia pojemnościowe i wydajnościowe, teraz zaś możemy „więcej i szybciej”. Zwiększyliśmy także wydajność i efektywność operacyjną – procesy biznesowe, które wcześniej zajmowały kilka dni, teraz zajmują kilka godzin czy kilkanaście minut.

Jacek Zawadzki, członek zarządu i CIO Grupy Kapitałowej BEST

Zrozumieć potrzeby biznesu

„Samo zbudowanie nowego systemu nic by nam nie dało, ponieważ najpierw trzeba było przygotować odpowiednie dla niego środowisko – warstwę fizyczną, bezpieczeństwa, danych, usług wspomagających, stworzyć nową kulturę organizacyjną. I od tego właśnie rozpoczęliśmy proces przygotowania do transformacji cyfrowej” – opowiada Jacek Zawadzki. „Najpierw zdefiniowaliśmy potrzeby organizacji i wpisaliśmy je do strategii oraz określiliśmy budżet. Jako IT staraliśmy się poznać i zrozumieć strategię biznesową. Przeprowadziliśmy wiele spotkań z dyrektorami, by jasno ustalić, gdzie jako Grupa chcemy być za kilka lat, jak chcemy się rozwijać, jakie są oczekiwania biznesu w stosunku do technologii. Po takim rozpoznaniu przygotowaliśmy strategię, w której największy nacisk został położony na zintegrowany system zarządzania należnościami” – dodaje.

Przez pierwsze trzy lata zmiany technologiczne odbywały się w dwóch obszarach; przygotowanie środowiska teleinformatycznego szło równolegle do prac nad budową systemu głównego do zarządzania należnościami. Sama budowa SIGMY i jej wdrożenie zostało podzielone na cztery strumienie:

- budowa funkcjonalności systemu (ponad 400 funkcjonalności), nad którym pracowały specjalnie zatrudnione mieszane zespoły agilowe (IT i biznes);

- migracja danych, oznaczająca uporządkowanie rozproszonych danych z kilkudziesięciu wcześniejszych systemów zbieranych przez ostatnie 15 lat, które miała zastąpić SIGMA;

- integracja ze środowiskiem zewnętrznym: SIGMA zastępowała kilkadziesiąt innych systemów, ale musiała się zintegrować z 18 dużymi systemami, które nadal zostawały w architekturze, m.in. z systemami finansowo-księgowymi, portalami internetowymi, systemami call center;

- data quality, czyli czyszczenie danych źródłowych przed migracją (ok. 6,5 mln rekordów).

5 grudnia 2016 r. SIGMA wystartowała. Spółka otrzymała wydajny, skalowalny, bezpieczny system, zbudowany na bazie najnowocześniejszych, stabilnych technologii. Dzięki zastosowaniu wielowarstwowej architektury i udostępnieniu API system jest otwarty na zmiany oraz szybkie i sprawne integracje z rozwiązaniami zewnętrznymi, z wykorzystaniem dedykowanych już istniejących lub nowych adapterów. Bezstanowa architektura oparta na usługach dała duże możliwości skalowania na poziomie logicznym poprzez dodawanie kolejnych węzłów klastra SIGMA. Wraz ze wzrostem liczby węzłów tego klastra nie wzrasta jego złożoność i nie wpływa to negatywnie na wydajność rozwiązania.

„To, z czego jesteśmy najbardziej dumni po realizacji projektu, to wysoka dostępność po wdrożeniu, która cały czas utrzymuje się na poziomie 99,99 %. To oznacza, że system działa i jest niezawodny” – z satysfakcją podkreśla szef CIO.

Zmiany, zmiany, zmiany…

Co zmieniło się w Grupie Kapitałowej BESTpo wdrożeniu SIGMY? Właściwie wszystko. „SIGMA przede wszystkim pozwala się nam dalej rozwijać. Stare systemy miały ograniczenia pojemnościowe i wydajnościowe, teraz zaś możemy więcej i szybciej. Zwiększyliśmy także wydajność i efektywność operacyjną – procesy biznesowe, które wcześniej zajmowały kilka dni, teraz zajmują kilka godzin czy kilkanaście minut” – wylicza Jacek Zawadzki. „Inna jest też jakość danych, ponieważ system kontroluje ją od początku do końca. Dzięki SIGMIE jesteśmy krok do przodu w branży, przygotowani na kolejne lata cyfrowego rozwoju, a to duża przewaga na naszym rynku” – dodaje.

Środowisko informatyczne przygotowywane jako fundament, na którym później można było „zbudować” SIGMĘ, było tworzone pod kątem dużej skalowalności, by szybko reagować na potrzeby biznesu. Testy wydajnościowe wykonano na liczba przekraczających 20- czy 30-krotnie aktualne potrzeby użytkowników, wierzytelności czy baz danych. W związku z wyjściem Grupy BEST na rynki zagraniczne (obecnie rynek włoski), skalowalność w SIGMIE jest bardzo ważna. System jest wielojęzyczny, więc nie stwarza ograniczeń terytorialnych. Jest także wielowalutowy, dlatego dowolną walutę czy język można wrzucić w parametryzację systemu. „To, co na pewno nie pozostaje bez znaczenia dla naszego rozwoju, to unikalne rozwiązanie SIGMY, jakim jest wbudowana wewnętrzna księga główna. To oznacza, że każda transakcja biznesowa, która pojawia się w systemie, ma swoje odzwierciedlenie na kontach księgowych. Pozwala to w łatwy sposób, niezależnie od kraju, dostosować się do każdego systemu finansowo-księgowego czy jakiegokolwiek systemu, który wymaga raportowania na podstawie kwot. Zapewnia to spójność i kompletność każdej transakcji biznesowej” – wyjaśnia Jacek Zawadzki.

Warto również wspomnieć, że Sigma zautomatyzowała podejmowanie decyzji odnośnie do strategii obsługi danej wierzytelności. Jednym z modułów jest definicja strategii biznesowej, do której wprowadzane są różnego rodzaju parametry. System, bazując na nich, tam gdzie tylko można, w sposób automatyczny przerzuca do kolejnych punktów workflow daną wierzytelność, sam podejmując decyzję, co powinno się zadziać z taką wierzytelnością: czy do danego klienta należy wysłać SMS, pismo, ofertę via e-mail czy zaproponować taki, a nie inny produkt. „Dzięki Sigmie jesteśmy w stanie szybko reagować na potrzeby naszych dłużników i dowiedzieć się, na jakie produkty klienci lepiej reagują. Skuteczniej możemy im pomóc” – podsumowuje Jacek Zawadzki.

Wybrane korzyści po wdrożeniu SIGMY

1. Czas zaimportowania nowych spraw (od momentu zakupu portfela)

Przed wdrożeniem – min. 16 dni

Po wdrożeniu – maks. 5 dni

2. Czas wdrożenia na produkcję nowego szablonu

Przed wdrożeniem – min. 23 dni

Po wdrożeniu – maks. 2 dni

3. Skonfigurowanie nowego produktu finansowego

Przed wdrożeniem – min. 30 dni

Po wdrożeniu – maks. 1 dzień

4. Możliwy wolumen wysyłek masowych

Przed wdrożeniem – 1 tys. dziennie

Po wdrożeniu – 50 tys. na godzinę

5. Możliwość zdefiniowania nowego workflow obsługi spraw

Przed wdrożeniem – brak możliwości

Po wdrożeniu – maks. 1 dzień

6. Limit spraw w systemie

Przed wdrożeniem – 1,5 mln

Po wdrożeniu – nieograniczony


TOP 200