Narzędzie wyszukiwania i nawigacji jest dostępne w przeglądarce internetowej, z uprawnieniami dostępu definiowanymi przez managera systemu. Zarówno wtyczka do Outlooka, jak i narzędzie przeglądarkowe, zachowywały hierarchię folderów w Outlooku. Jeżeli poszukuje się czegoś we własnej skrzynce pocztowej lub gdziekolwiek indziej, można uzyskać znaczące rezultaty w oparciu o to, jak wiadomości są segregowane. Drugi interfejs wyszukiwania oparty na przeglądarce pozwala na wyszukiwanie wśród wielu użytkowników i typów archiwów, chociaż traci się zdolność oglądania kontekstu.

Dwa inne narzędzia wyszukiwania są specjalizowane do wykrywania zgodności z obowiązującymi regulacjami prawnymi. Discovery Accelerator wychodzi poza proste wyszukiwanie wiadomości i pozwala na grupowanie wiadomości w ramach pewnej sprawy, ustawianie wiadomości w stanie "zatrzymaj" (aby nie mogła być usunięta), eksportowanie wiadomości i dokumentów oraz zarządzanie zadaniami przeglądania wiadomości pod kątem ich znaczenia.

Compliance Accelerator działa w innym zakresie: odkłada do kontroli próbki wiadomości wysyłane przez monitorowanych pracowników. Compliance Accelerator zawiera narzędzia do definiowania pracowników, departamentów i osób wykonujących kontrolę, a także do ustawiania rozmiaru próbki, jak również specjalnych kwerend dodawanych do listy wiadomości, które muszą być kontrolowane.

Poczta kontrolowana

Wdrożenie produktu archiwizacji poczty elektronicznej klasy przedsiębiorstwa, takiego jak Enterprise Vault, może stanowić pewne wyzwanie techniczne, ale mając już wdrożony taki system, można poradzić sobie z wyzwaniami technicznymi i prawnymi.

Chociaż zarządzający pocztą w przedsiębiorstwie zawsze ma możliwość wglądu w wiadomości innych użytkowników, narzędzie takie jak EV udostępnia je na całkiem innym poziomie. EV zapewnia możliwość wyszukiwania wiadomości wśród wszystkich użytkowników w przedsiębiorstwie.

W przeszłości zdolność czytania poczty innych użytkowników wymagała specjalnego doświadczenia, wspomaganego przez specjalny dostęp z hasłem administratora.

Jednym z problemów w systemach archiwizowania i kontroli zgodności jest trudność w oddzieleniu informacji o np. "menu w barze" od informacji poufnych. Automatic Classification Engine (ACE) zawarty w EV został zaprojektowany w celu rozwiązania tego typu problemu.

Każda informacja wprowadzona do EV może być przepuszczona przez zestaw reguł klasyfikacyjnych, takich jak poszukiwanie wiadomości charakterystycznych (np. załączników MP3) lub treści (np. wyszukiwanie wiadomości-kawałów). Jeżeli wiadomość pasuje do różnych reguł, to dodawane są do niej etykietki, które mogą być używane w ramach EV jako element wyszukiwania.

ACE przechwycił dziewięć z dziesięciu przygotowanych w teście wiadomości-żartów. Z takim wysokim współczynnikiem rozpoznania ACE może wspomagać zarówno zadania kontroli zgodności, jak i rozpoznawania.

Dobre narzędzia, a za takie można uznać EV, mają szczegółowo skonstruowany model uprawnień, który pomaga w racjonowaniu dostępu - nie do całej bazy danych wiadomości, ale do ról w ramach aplikacji (rozróżnianie pomiędzy osobami, które mogą definiować politykę zgodności i wyszukiwać wiadomości, a kimś, kto może czytać te wiadomości).

Taka technologia jest istotnym elementem, ale dużo ważniejszy jest proces ustawiania odpowiednich polityk, kto może mieć dostęp do składu kopii prywatnych informacji, jakim jest zawartość gromadzona przez EV. Takie reguły powinny być przygotowywane tak precyzyjnie, jak to jest tylko możliwe - poprzez kontrolę wbudowaną w same produkty zgodności.

Na przykład jeżeli w skardze reklamacyjnej wymienione są konkretne osoby, wtedy prowadzący dochodzenie może potrzebować dostępu do wiadomości i skrzynek pocztowych ograniczonego do określonego przedziału czasowego. Również używanie produktu powinno być audytowane w celu zapewnienia, że nikt, a zwłaszcza personel IT, nie nadużywa tych archiwów.

Ogólnie rzecz biorąc, EV 7.0 zapewnia wyjątkowy, wielopostaciowy zestaw narzędzi, które mogą być używane do przechowywania poczty elektronicznej, zarządzania pamięcią offline i weryfikowania zgodności z obowiązującymi przepisami.