Informatycy mają do rozstrzygnięcia dylemat. Czy budować system informatyczny - fundament systemu informacyjnego - tak, aby gromadził wszystkie możliwe dane, bo przecież mogą się przydać i natchnąć kogoś do nowatorskich rozwiązań, a korzystanie z tego zasobu zostawić menedżerom biznesowym? Czy raczej od razu konstruować go tak, aby odpowiadał na skatalogowane problemy pojawiające się na posiedzeniach zarządu lub podczas nieformalnych dyskusji na każdym szczeblu zarządzania? Ta druga opcja będzie zgodna z nowoczesnym pojmowaniem informacji jako dynamicznego zjawiska powstającego w określonej sytuacji społecznej. Czy jednak mamy zdolności do takiego logicznego uporządkowania wiedzy i uwzględniania elementów, których użyteczności początkowo nie dostrzegamy? Nie bez racji mówi się, że informatyk to tylko w połowie rzemieślnik, wykonujący powtarzalne zadania, a w połowie artysta, kierujący się intuicją i charakteryzujący się zdolnością do tworzenia rzeczy nowych.

Obłaskawianie informacji

Jeśli informacje skatalogowane są jak rzeczy albo korzystanie ze źródeł informacji jest zanadto skomplikowane, wówczas ludzie wytwarzają bardziej przyjazne - choć mniej efektywne - sposoby zdobywania i używania informacji.

Na przykład ludzkiemu zamiłowaniu do prostoty stereotypy zawdzięczają swoją trwałość i powszechność. Choć często wprowadzają w błąd, zubożają prawdziwy obraz świata, są używane, bo zaspokajają potrzebę rozumienia rzeczy bez wysiłku, a w logiczny - mimo że niepełny - sposób. Komunikatywność stereotypu góruje nad jego merytoryczną wartością. Krytyce posługiwania się stereotypem musi towarzyszyć propozycja równie prostego wzoru komunikowania się, ale bogatszego i bliższego prawdy. To zadanie dla "budowniczych" społeczeństw informacyjnych (cokolwiek przez to rozumiemy), a chociażby zinformatyzowanych przedsiębiorstw.

Inna reguła rządząca społecznym kontekstem informacji to nieprzyjmowanie do wiadomości informacji wywołujących negatywne emocje. Ludzie mają w psychice mechanizm odrzucania informacji kłopotliwych, konfliktowych, "dołujących", zagrażających reputacji. Jeśli już taka informacja trafi do ich świadomości, ich umysł nastawiony jest na zmianę jej znaczenia. Odważnym menedżerom, przyjmującym do wiadomości złe informacje, często zdarza się, że inni menedżerowie nie słuchają ich ostrzeżeń, tylko oskarżają ich o nielojalność, chęć wygrania swoich interesów, uchylanie się od ryzyka itd. Innymi słowy, zły jest ten, kto przynosi złe wiadomości, wiadomości bowiem muszą być zawsze dobre. W nauce o zarządzaniu zwraca się szczególną uwagę na właściwe przyjmowanie i akceptowanie informacji, które nie są zgodne z dotychczasową strategią organizacji, oceną sytuacji zewnętrznej i wewnętrznej, a nawet kulturą korporacyjną. Pracownicy i menedżerowie są przywiązani do swojego sposobu rozumowania, swoich idei, atmosfery firmowej. Często brną w kłopoty, nie zważając na sygnały świadczące o konieczności zmiany "kursu". Ostrzegawcze informacje, które powinny ich do tego zmusić, interpretują jako bodziec do wzmożenia wysiłku realizowania starych, mylnych strategii. W zależności od nastawienia załogi i menedżerów ta sama informacja może być użyta do umocnienia się w swoim postępowaniu albo do jego zmiany. Takie psychologiczne uwarunkowania korzystania z zasobów informacyjnych powinny być brane pod uwagę podczas budowy systemu informacyjnego - musi on w większym stopniu uwzględniać interpretacyjne nawyki użytkowników informacji. Na informacji zawsze odciska się osobowość jej użytkownika. Dotychczas zbyt często uważało się, że jest odwrotnie - że to informacje kształtują człowieka. Tymczasem jest i tak, i tak. Z tym, że tego pierwszego faktu raczej się nie uwzględnia. Po prostu tego nie umiemy.