"Simple - Business" dla small - business'u

Dzisiejszym gościem naszego kącika będzie program autorstwa warszawskiej firmy Simple wspomagający zarządzanie małymi i średnimi przedsiębiorstwami. Nosi on nazwę Simpe - Business, a nasze zainteresowanie wzbudził głównie tym, że jest bodaj jedyną tak kompleksową aplikacją, którą nasz rynek informatyczny ma do zaproponowania początkującym biznesmanom.

Dzisiejszym gościem naszego kącika będzie program autorstwa warszawskiej firmy Simple wspomagający zarządzanie małymi i średnimi przedsiębiorstwami. Nosi on nazwę Simpe - Business, a nasze zainteresowanie wzbudził głównie tym, że jest bodaj jedyną tak kompleksową aplikacją, którą nasz rynek informatyczny ma do zaproponowania początkującym biznesmanom.

Informacje ogólne

Na pakiet zintegrowany Simple - Business składają się dwie dyskietki dystrybucyjne (warto w tym miejscu zaznaczyć, że program ten jest standardowo wyposażany w edytor tekstów Mini TAG v. 1.0. autorstwa gdańskiego InfoService'u) i tyleż opasłych tomów bardzo obszernej i wyjątkowo starannie wydanej instrukcji użytkownika.

Rozmiary tej drugiej nie powinny nikogo zniechęcać, gdyż została napisana w sposób niezwykle przystępny, a jej objętość zdeterminowana jest przede wszystkim dużą liczbą funkcji, realizowanych przez program. Znajdziemy w niej zresztą nie tylko dokładny opis postępowania z programem, ale także słowniczek używanych pojęć i "ściągawkę z klawiszologii".

Wymagania sprzętowe programu są typowe dla tej klasy software'u. Wystarczający będzie więc każdy komputer PC ze stacją dysków 1,44 MB, pracujący pod kontrolą DOS-u 3.30 lub młodszego, jeśli posiada 640 kB wolnej pamięci operacyjnej i ok 20 MB miejsca na twardym dysku. Firma bowiem nie precyzuje żadnych ograniczeń dotyczących używanej karty wideo.

Instalacja Simple - Business również przebiega standardowo. Po wywołaniu pliku INSTALL.BAT, z nazwą napędu docelowego jako parametrem, na twardy dysk kopiowane są wszystkie zbiory programowe, które instalator automatycznie umieszcza w stosownych katalogach. Po tej, trwającej ok 3 minut, operacji program jest całkowicie gotowy do użytku.

Co w środku ?

Wejście do głównego menu zabezpieczone jest dwuczęściowym hasłem, składającym się z nazwiska użytkownika i kilkuliterowego "tajnego" kodu, dzięki któremu można również ograniczać uprawnienia poszczególnych operatorów. Jest to bardzo pożyteczne rozwiązanie, szczególnie jeśli z komputera ma korzystać kilka osób o różnych umiejętnościach i różnym stopniu "wtajemniczenia" w działalność firmy.

Po podaniu hasła przechodzimy do głównego menu, zawierającego następujące opcje: zlecenia, obrót materiałowy, sprzedaż, księgowość, płace, kalkulacje, sekretariat i funkcje systemowe. Zostaną one szerzej opisane w dalszej części tekstu. Na razie zaś, skoncentrujmy się na niektórych ich wspólnych cechach, gdyż wydają się one mieć pewne znaczenie dla ogólnej oceny tego programu.

Pierwszą istotną cechą Simple - Business jest jednolity sposób obsługi wszystkich jego części składowych. Oznacza to w praktyce, że jeśli opanujemy zasady pracy z jednym modułem, bez trudu poradzimy sobie z pozostałymi. Sprzyjać powinien także temu bardzo rozbudowany system pomocy dla użytkownika, dzięki któremu możemy, na każdym etapie pracy z programem, uzyskać nie tylko informacje o znaczeniu poszczególnych klawiszy, ale też np. o sposobie korzystania z konkretnej opcji, czy otrzymać kontekstowe wyjaśnienie komunikatu. Daje się również uruchomić "ściągawkę" z danymi, na których operuje program (np. spis towarów czy kontrahentów).

Drugą, nie mniej ważną właściwością produktu Simple'a jest jego struktura, opierająca się na relacyjnej bazie danych. Dzięki niej bowiem, poszczególne moduły komunikują się ze sobą niejako automatycznie, co ogranicza m.in możliwość wystąpienia błędów transmisji (spowodowanych np. roztargnieniem użytkownika) i upodabnia omawiany pakiet, pod względem wygody obsługi, do rozbudowanych systemów informatycznych, stosowanych w dużych przedsiębiorstwach.

Trzecią cechą omawianego pakietu jest to, że komunikuje się on z użytkownikiem całkowicie po polsku. Wprawdzie w testowanej przez nas wersji znajdowały się jedynie drivery umożliwiające uzyskanie polskich znaków diakrytycznych tylko w kodach Mazovii, (w tym też standardzie zakodowane były polskie litery w menu), jednakże, jak mnie zapewniono w firmie Simple, nie ma przeszkód w stosowaniu innego systemu kodowania, o ile potencjalny nabywca podczas zakupu wyrazi taką chęć.

Czwartą, godną uwagi, właściwością Simple - Business'u, jest jego łatwość konfiguracji, dzięki której program może być szybko przystosowany do specyficznych wymagań konkretnego przedsiębiorstwa. Lista wszystkich parametrów staje się dostępna po wywołaniu tzw. funkcji systemowych, wśród których znalazło się także miejsce na: deklarację wielopoziomowej struktury przedsiębiorstwa, określenie grup zawodowych dla poszczególnych pracowników oraz wpisanie adresów wielu Urzędów Skarbowych i oddziałów ZUS, dla których będą sporządzane deklaracje.

Opcje

Wśród umieszczonych w głównym menu podstawowych opcji programu da się łatwo wyodrębnić kilka grup funkcjonalnych. Pierwsza, nazwijmy ją ewidencją działań gospodarczych, obejmuje sprawy związane z wystawianiem i edycją zleceń, rejestracją faktów sprzedaży oraz dokumentacją obrotu materiałowego, przy czym możemy w niej nie tylko wprowadzać dane, ale także generować stosowne druki, takie jak paragony, faktury czy różnego rodzaju bilanse i zestawienia.

Druga grupa, to po prostu system F/K wzbogacony o kadry i płace. Tu prowadzimy księgi podatkowe, zatrudniamy pracowników, obliczamy podatki, tworzymy listy płac oraz deklaracje dla ZUS-u i Urzędów Skarbowych. Warto odnotować, że książka podatkowa zawiera 2 warstwy danych: zapisy zaakceptowane i zaksięgowane w kartotece oraz zapisy bieżące, bez pełnego rozliczenia w obszarze roboczym.

Taki podział jest wspólny dla wszystkich trzech części księgi tzn. dane wpisuje się najpierw do obszaru roboczego, w którym mogą być poddawane edycji aż do chwili uzyskania pożądanej postaci rejestracji wykonanych operacji finansowych, a następnie przenosi się je do kartoteki stałej, w której zapis jest chroniony i nie można go już zmienić. Z tego względu zapisy daje się modyfikować jedynie w okresach między-zestawieniowych.

Co się zaś tyczy płac i ewidencji pracowników, to wypada podkreślić, że wbudowany mechanizm naliczania wynagrodzeń pozwala uwzględnić zarówno osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę, jak i tzw. pracowników kontraktowych oraz, że poszczególne składniki wynagrodzenia mogą być ustalane każdorazowo podczas sporządzania listy lub wykorzystywane jako tzw. stałe składniki o wartościach zmiennych (np. gdy wynagrodzenie jest godzinowe, a łączna kwota zarobku wynika z liczby przepracowanych godzin), co w niektórych sytuacjach może się to okazać bardzo wygodne. Oczywiście, omawiany system kadrowo-płacowy współdziała z modułem F/K, który (o ile nie skonfigurujemy programu inaczej), potrafi także automatycznie księgować zdarzenia gospodarcze, wprowadzone przez nas do pierwszej grupy funkcjonalnej.

Generowane przez te systemy wydruki (program Simple - Business obsługuje wyłącznie drukarki igłowe do formatu A3, korzystając z wbudowanych lub ładowanych programowo fontów i nie ma ograniczeń, co do rodzaju używanego papieru), są zgodne z ogólnie obowiązującymi formularzami, więc nie powinno być najmniejszych problemów z honorowaniem ich przez Urzędy Skarbowe i ZUS.

Trzecią grupą funkcjonalną programu Simple - Business jest obsługa sekretariatu. Realizują ją dwie aplikacje: terminarz oraz edytor tekstów MiniTag. Niestety, o ile pierwszej z nich naprawdę niewiele można zarzucić (klasyczny scheduler z automatycznym przypominaniem terminów poprzez ich wzrokową i dźwiękową sygnalizację), o tyle edytor woła o pomstę do nieba i powinien zostać niezwłocznie zastąpiony albo pełną wersją TAG-a, albo jakimkolwiek innym edytorem (np. QR- Text). Pozbawiony jest bowiem jakichkolwiek pomocy językowych, a na dokładkę jego "klawiszologia" kłóci się z tą, którą przyjęto dla pozostałych części pakietu. Tak więc potencjalni nabywcy będą musieli się zgodzić na tę "paskudę" lub też zażądać od firmy Simple zmiany tego programu na inny, gdyż edytor uruchamia się bez wychodzenia do systemu operacyjnego.

Na zakończenie pozostał mi do omówienia ostatni element składowy Simple - Business, którym jest niewielki, (50 kolumn na 100 wierszy), arkusz kalkulacyjny. Z założenia ma on służyć pomocą szefowi przy podejmowaniu decyzji, więc chyba dobrze się stało, że współpracuje z resztą systemu dzięki wbudowanym funkcjom odwołań do roboczej bazy danych (np. @matnaz, zwracająca identyfikator materiału).

Jednakże największą osobliwością tego programu są całkowicie spolszczone @-funkcje, spośród których, jak sądzę, szczególnie przydadzą się np. @kapit, (obliczająca całkowitą wartość inwestycji, przy założeniu wpłat całymi ratami przez żądaną liczbę okresów) czy @rata, (podająca wysokość raty od zaciągniętego kredytu). Warto jeszcze dodać, że arkusz Simple'a potrafi także sporządzać wykresy kołowe, słupkowe i liniowe, co również podnosi jego wartość użytkową.

Zamiast podsumowania

Podobnie jak wszystkie pakiety zintegrowane aplikacja Simple -Business jest mocno kontrowersyjna. Ma bowiem niezaprzeczalne zalety (rozwiązanie całościowe, bogata liczba funkcji) i równie dotkliwe ograniczenia (poszczególne jej części składowe są z reguły nieco okrojonymi wersjami "dorosłych" programów tego typu). Trudno zatem bez bliższej analizy przewidzieć, czy będą one w stanie lepiej zaspokoić potrzeby konkretnego zakładu niż jedna specjalizowana aplikacja (np. system F/K). Z drugiej jednak strony propozycja Simple wydaje się być nie do pogardzenia dla tych wszystkich przedsiębiorstw, które dojrzały już do kompleksowej komputeryzacji, a nie stać ich jeszcze na duże inwestycje informatyczne.