Czym jest i do czego służy Synappx Cloud Print?

Synappx Cloud Print to aplikacja do zarządzania środowiskiem druku, dostarczająca wiedzy na temat tego, co się w nim dzieje: jak pracownicy korzystają z urządzeń wielofunkcyjnych, jak drukują, kopiują lub skanują dokumenty. Oprogramowanie jest uzupełnieniem naszej wcześniejszej aplikacji, Job Accounting II, która służy do tego samego celu, tylko że jest instalowana na serwerach klienta i działa w sieci LAN. Jest ona dedykowana dla takich klientów, jak np. organizacje z sektora publicznego, potrzebujące rozwiązań, które można utrzymywać lokalnie na swoich serwerach.

Tymczasem Cloud Print jest oferowane w modelu Software as a Service i korzysta z rozwiązań chmurowych, dzięki czemu klient końcowy nie musi mieć własnych serwerów. Utrzymujemy w tym celu chmurę Sharp Services Platform (SSP), która jest hostowana w centrum danych we Frankfurcie. Biorąc pod uwagę wyśrubowane regulacje i obostrzenia w zakresie bezpieczeństwa w Niemczech oraz fakt, że aplikacja Synappx Cloud Print jest oferowana klientom w całej Europie uznaliśmy, iż najlepszym wyborem będzie utrzymywanie jej hostowania właśnie w tym kraju.

Rozwiązanie jest wygodne pod względem wdrożenia i obsługi – aplikacja po zainstalowaniu samodzielnie wykrywa podłączone do sieci urządzenia drukujące i pomaga w procesie licencjonowania. Konfigurację i konserwację umożliwia portal administracyjny w chmurze. Oferujemy także elastyczny model rozliczeniowy: miesięcznie, kwartalnie, rocznie, za cały okres umowy – wszystko zależy od decyzji klienta.

Chciałbym także zdecydowanie podkreślić, ponieważ jest to niekwestionowany powód do dumy, że rozwiązanie jest naszym własnym oprogramowaniem, które stworzył zespół deweloperski Sharp.

A dlaczego właśnie chmura?

Ogólnie rzecz ujmując popularyzacja rozwiązań chmurowych w Europie postępuje. Kilka lat temu klienci w rozmowach biznesowych na słowo „chmura” reagowali alergicznie. O ile wówczas nie było takiej gotowości, teraz sytuacja się zmienia i coraz częściej oferta chmurowa spotyka się z zainteresowaniem.

Co prawda Polska obecnie znajduje się w końcówce peletonu krajów pod względem tempa adaptacji chmury, jednak musimy patrzeć na zachodzące w Europie trendy, reagować na nie i je wdrażać. Za chwilę będziemy w tym miejscu, w którym dziś jest na przykład Szwecja. Tam właściwie wszystko już jest oferowane w chmurze.

Synappx Cloud Print to najnowszy członek rodziny produktów Synappx. Czym jest ta platforma, z jakich usług się składa i w jakim modelu jest świadczona klientom?

Synappx to rodzina aplikacji nad którą prace rozpoczęły się w 2019 roku, a pierwsze z nich zostały udostępnione naszym klientom już dwa lata później w roku 2021. Jej cechami są m.in.: spójny interfejs użytkownika i centralny punkt administrowania usługami. Mamy tu takie komponenty, jak: Synappx Collaboration Hub, Synappx Go czy Synappx Meeting, które skupiają się na takich obszarach jak spotkania i współpraca. Na przykład Collaboration Hub wie, że użytkownik wchodzi z laptopem na spotkanie do sali konferencyjnej i rozpoznaje, jakie dodatkowe urządzenia należy w związku z tym uruchomić czy podłączyć.

W polskim oddziale Sharp koncentrujemy się na druku, więc aplikacja Cloud Print wpasowuje się w nasz lokalny biznes. Żeby wspierać sprzedaż urządzeń drukujących, musimy mieć odpowiednie oprogramowanie. Klienci raczej nie kupują urządzeń tylko na potrzeby druku dokumentów – zwykle jest to część większego ekosystemu. Dzięki temu możemy zaproponować aplikacje rozwiązujące konkretne problemy.

Na przykład?

Synappx Cloud Print rozwiązuje problemy związane z zarządzaniem środowiskiem druku, na przykład podpowiada i promuje zachowania proekologiczne: drukowanie dwustronne czy zamiana druku kolorowego na mono. Dostępne w Cloud Print wskazówki podpowiadają użytkownikom, jakich funkcji używać, aby firmowe procesy drukowania były bardziej przyjazne środowisku.

Co więcej, za każdym razem, gdy użytkownik podchodzi do urządzenia wielofunkcyjnego, otrzymuje informację o tym, ile arkuszy papieru zaoszczędził w ciągu roku. Stosowany jest w tym celu specjalny algorytm, który oblicza, ile kartek papieru dany użytkownik zaoszczędził indywidualnie oraz jak wypada na tle całej organizacji. To świetna motywacja do tego, aby dzięki działaniom podjętym przez pracowników firma dążyła do osiągania celów zrównoważonego rozwoju.

Na platformie SSP będziemy tworzyć kolejne aplikacje. Część z nich znajduje się już w fazie rozwojowej.

Podkreślacie poważne podejście do ochrony dokumentów w oprogramowaniu Synappx – zastosowaliście w nim podejście Zero Trust.

Na czym polega ta konkretna implementacja architektury zerowego zaufania?

Zero Trust zakłada, że każdy element sieci jest „obcy” i musi się autoryzować. Użytkownik chcący wysłać lub odebrać wydruk, musi dokonać uwierzytelnienia przez Synappx Cloud Print w usłudze katalogowej. Druga istotna kwestia to fakt, że wysyłając zlecenie wydruku nie wysyłamy do chmury samego dokumentu. Pliki nigdy nie opuszczają środowiska klienta – pozostają na komputerze, a do chmury trafia autoryzacja oraz zadanie wydruku i metadane. Ponadto podczas przesyłania i przechowywania dane są szyfrowane.

Co więcej, gdy podejdę do urządzenia, muszę ponownie się autoryzować przez Synappx Cloud Print – dopiero po uwierzytelnieniu maszyna umożliwia odebranie dokumentu.

A czy rozwiązania do zarządzania drukiem są dziś w ogóle potrzebne? Coraz więcej organizacji w ramach procesów cyfryzacji wprowadza elektroniczny obieg dokumentów...

Na początku swojej kariery zajmowałem się prowadzeniem audytów środowiska druku. Najtrudniejsze pytanie, jakie zadawałem użytkownikom, brzmiało: „Ile dokumentów drukujecie?”. Ludzie nie myślą o tym, ile drukują, ile kosztów generują.

Dlatego uważam, że rozwiązania do zarządzania drukiem są potrzebne i to w kilku kontekstach. Jednym z najważniejszych jest bezpieczeństwo informacji. RODO nam tu trochę pomogło – wydruki nie mogą sobie leżeć na urządzeniu i czekać, aż użytkownik je odbierze.

Po drugie, należy pamiętać o administratorach IT, którzy zarządzają więcej niż jednym urządzeniem. Gdybym ja był administratorem IT, chciałbym sobie ułatwić pracę, mieć jeden punkt, w którym mógłbym zarządzać całą flotą urządzeń drukujących. Aplikacja, rozwiązanie, system jest potrzebny, żeby uchwycić to w jakieś ramy.

Dzięki systemowi takiemu jak Synappx Cloud Print wiemy jak użytkownicy pracują i jakie ponosimy w związku z tym koszty, wobec czego możemy lepiej je planować.

Kto najbardziej skorzysta na wdrożeniu Cloud Print?

Synappx Cloud Print jest skierowane do klientów z sektora małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP), do 200-250 użytkowników. Większe organizacje mają wyższe wymagania, dlatego oferujemy w naszym portfolio szeroki zakres rozwiązań, tak aby każda firma mogła dopasować je do własnych potrzeb.

Aby skorzystać z Synappx Cloud Print, potrzebna jest usługa katalogowa zarządzania użytkownikami po stronie klienta (Microsoft 365). Dzięki temu zapewnimy lepszą integrację i wydajność naszego rozwiązania. Jeżeli organizacja jest na tyle mała, że nie korzysta z takiej usługi, Cloud Print nie będzie dla niej optymalnym wyborem. W tym przypadku lepiej sprawdzi się wspomniany wcześniej Job Accounting II. Natomiast pracujemy nad dodaniem wsparcia platformy Google Workspaces, co ułatwi wykorzystanie tego systemu dla mikrofirm. Dzięki temu, również mniejsze podmioty gospodarcze będą mogły korzystać z bezpiecznego, łatwego w obsłudze i ekologicznego procesu drukowania.