Rozwiązania dotyczące optymalizacji kosztów

W trudnym okresie każdy z nas musi liczyć się ze zmianami. To właśnie wtedy najbardziej potrzebujemy skutecznych rozwiązań. Przez ostatnich kilka tygodni prowadziłem rozmowy wideo z wieloma osobami ze świata biznesu. Choć wszyscy odczuwamy skutki pandemii COVID-19, to na duchu podnosi fakt, że wspólnie z naszymi klientami pomagamy sobie w znajdowaniu różnych sposobów stawiania czoła pojawiającym się wyzwaniom.

Autor: Amit Zavery, wiceprezes, Google Cloud.

Nieraz widziałem korzyści, jakie przynosi w biznesie skupienie się na rozwiązaniach, niezależnie od natury problemu – zwłaszcza w zakresie zarządzania kosztami, z czym musi się teraz mierzyć praktycznie każda firma. Z badania IDG dotyczącego reakcji liderów IT na pandemię wynika, że około 35% osób podejmujących decyzje z dziedziny IT w ciągu najbliższych 12 miesięcy spodziewa się obniżenia budżetu.

Dążenie do rozwiązania polega na analizie dostępnych rozwiązań IT i tego, jak można je wykorzystać do rozwiązania najważniejszych problemów biznesowych danej firmy. Jeśli skupimy się na podstawowej działalności firmy i jej ofercie rynkowej, wydatki na IT są ważnym czynnikiem w rozwiązywaniu problemów, a nie tylko „sztuką dla sztuki”.

Firma to jednak przede wszystkim ludzie. Dobry lider chroni swoich pracowników oraz darzy ich empatią, tak jak swoich klientów i ich otoczenie. Jest to pierwszy i najważniejszy krok w drodze do zmiany oraz wzmocnienia organizacji, która boryka się z niespotykanymi wcześniej problemami.

Liderzy dążący do konkretnych rozwiązań zaczynają myśleć o następnych 3 kluczowych krokach: ustabilizowaniu sytuacji w firmie, ocenie zasobów i kontroli nad nimi oraz zmianie sposobu funkcjonowania na rynku.

1. Stabilizacja w firmie

Sytuacja w firmie musi być stabilna niezależnie od przebiegu pandemii. W obszarze podstawowych usług, takich jak opieka zdrowotna, instytucje państwowe, telekomunikacja i supermarkety, zapotrzebowanie na zasoby IT wzrośnie jak nigdy dotąd. Inne branże odnotowują spadek zapotrzebowania i próbują szybko dostosować swoją ofertę rynkową do nowych warunków. Każda firma próbuje na własny sposób zapewnić najwyższą jakość usług. Koszty w obliczeniach firmowych zmieniają się szybko. Bez kontroli nad nimi nie uda się wiele osiągnąć.

Wiemy już, jak narzędzia w chmurze mogą pomóc pracownikom i ustabilizować sytuację w firmie. Dzięki Google Workspace zespoły, czyli najcenniejsze zasoby firmy, mogą pracować z dowolnego miejsca, zachowując najwyższy poziom bezpieczeństwa w firmie. Każdego dnia Meet zdobywa około 3 miliony nowych użytkowników przy zachowaniu wysokiej jakości usługi i bezpieczeństwa.

Na dalszym etapie stabilizacji należy dokładnie analizować wypływy gotówki, takie jak wydatki na inwestycje i rozwój, wynagrodzenia, płatności na rzecz dostawców oraz przydział zasobów. Zwiększy to szanse firmy na utrzymanie się na rynku oraz pozwoli lepiej zrozumieć zasady jej działania.

2. Ocena zasobów i kontrola nad nimi

Prowadzi to do następnego etapu: oceny. Na przykład wiele firm nadal posiada i utrzymuje własne centra danych. Niemal każda z nich zaczyna się zastanawiać, czy ma to uzasadnienie. Dostawcy usług w chmurze mogą oferować tańsze i lepsze centra danych, które dla firm stanowią elastyczne koszty operacyjne.

Wybór na przykład najnowszej generacji firmy Intel o nazwie kodowej Cascade Lake na GCP może zapewnić ponad 20% poprawę ceny w stosunku do wydajności dla wielu różnych zadań obliczeniowych.

Proces oceny posiadanych zasobów prowadzi wiele przedsiębiorstw do zaskakujących wniosków. W niemal każdej firmie, często bez wiedzy głównego działu IT, jest używana jakaś usługa chmurowa. Dodatkowe koszty mogą być generowane na przykład przez dział korzystający z miejsca online na zdjęcia lub inną grupę używającą własnych narzędzi do współpracy. Każda z tych usług może stanowić mały wydatek, ale razem mogą one składać się na większy koszt.

Przechodząc na jedną standardową platformę, firmy zyskują większą kontrolę i niezawodność oraz mogą lepiej skalować koszty zależnie od potrzeb. Na przykład Google Workspace w jednym miejscu udostępnia pełny pakiet rozwiązań do komunikacji i współpracy. Jednolity cennik jest niemal zawsze lepszym rozwiązaniem, zarówno pod względem wartości, jak i kontroli.

Wirtualne oprogramowanie działające w chmurze może być tańsze, łatwiejsze do zmiany i obsługi oraz może wyeliminować koszty obsługi własnej infrastruktury. BigQuery, należąca do Google Cloud hurtownia danych dla firm, jest zoptymalizowana pod kątem szybszej pracy i niższych kosztów w porównaniu do tradycyjnych narzędzi analiz, dzięki czemu firmy mogą obniżyć koszty o 40%. Usługa Chronicle, która zapewnia najwyższy standard bezpieczeństwa, , jest rozliczana według stałej ceny, dzięki czemu klienci nie muszą mierzyć się ze skomplikowanymi zasadami opłat za dodatkowe dane spotykanych w tradycyjnych cennikach.

3. Zmiana sposobu funkcjonowania na rynku

Po zwiększeniu kontroli nad kosztami i lepszym poznaniu zasobów firmy mogą zacząć myśleć, jak na nowo odnaleźć się w cyfrowym świecie. Ten etap jest najprzyjemniejszy, ponieważ wykracza poza wewnętrzne operacje firmy i pozwala poznawać potrzeby rynku. W porównaniu z tradycyjnymi formami komunikacji, czatboty, spotkania wideo czy realizacja zamówień i dostaw online dają dobre wyniki przy niższych kosztach.

Na wczesnym etapie firmy muszą ustalić nową podstawę dla przyszłych cyfrowych rozwiązań. Które funkcje można przenieść do chmury jako pierwsze, aby łatwiej i skuteczniej reagować na szybkie zmiany na rynku? W kilku przykładach pokazano, jak organizować pracę ludzi, analizować dane i tworzyć aplikacje. Mogą one obejmować bardziej złożone działania. W opublikowanym niedawno raporcie Światowego Forum Ekonomicznego największym wyzwaniem w przekształceniu operacji dla badanych dyrektorów jest zarządzanie zmianą.

Znaczenie niedrogiego i elastycznego systemu IT

W okresach takich jak ten, pojęcie normalności ulega zmianom. Dlatego wydajny kosztowo i elastyczny system IT ma kluczowe znaczenie.

Wspólnie z liderami wyższego szczebla wskaż najistotniejsze kompetencje, czyli kluczowe wartości odróżniające firmę na tle konkurencji, które będą stanowić podstawę dla cyfrowej działalności firmy. Następnie znajdź dane dotyczące tych zagadnień. Ich analiza i reagowanie na nie są lepszą metodą nauki i kontroli. Ten proces pomaga organizacji zwiększyć odporność i korzystać z nowych możliwości.

W trudnym okresie każdy z nas musi liczyć się ze zmianami. To właśnie wtedy najbardziej potrzebujemy skutecznych rozwiązań. Dzięki temu, po zakończeniu kryzysu, firma, która utrzyma się na rynku, może ustanowić nowy standard pod względem szybkości i wydajności działania.

Rozwiązania dotyczące optymalizacji kosztów