Rozmowa z kamerą

Wideokonferencje stały się już oczywistym sposobem komunikacji, nie tylko w międzynarodowych korporacjach. Żeby rozmowa za pośrednictwem kamery przynosiła maksymalne efekty, warto przestrzegać sprawdzonych standardów i reguł.

Dożyliśmy czasów, kiedy dzwoniąc na infolinię nie wiemy, czy rozmawiamy z konsultantem w Polsce, Indiach czy może w Bangladeszu. Telefoniczne centra pomocy lokowane są w miejscach, które gwarantują niskie koszty. Amerykańskie firmy budują więc takie centra w Polsce, Polskie na Ukrainie, a i jedne, i drugie przenoszą je do Indii, kiedy tylko koszty w Polsce czy na Ukrainie zaczynają przewyższać te w Azji. Nic w tym dziwnego współczesne technologie umożliwiają tanie sposoby komunikowania się na odległość.

Artykuł został opublikowany w raporcie specjalnym Computerworld "Pracodawcy IT". Jego pełną wersję można bezpłatnie pobrać tutaj.

Jest to więc wykorzystywane na coraz większą skalę. Jeśli klienci mogą porozumiewać się z firmą na odległość, tak samo mogą pracownicy pomiędzy sobą. Obecność w biurze nie jest już niezbędna, żeby wykonywać powierzone zadania. To kolejny wymiar globalizowania się gospodarki. Kierownictwo może znajdować się w wielu miejscach odległych od siebie nawet o tysiące kilometrów. Pracownicy mogą pochodzić z równie odległych miejsc, a główna siedziba firmy może być wirtualnym adresem. Nie ma potrzeby spotykania się w jednym pokoju, żeby podejmować decyzje. Internet daje możliwość rozmawiania w czasie rzeczywistym niezależnie od odległości, jak dzieli rozmówców.

Zobacz również:

Wideokonferencje stały się już standardem w świecie biznesu. Pozwalają oszczędzać czas i koszty podróży, co w przypadku firm operujących w wielu miejscach na świecie stanowi niemała część wydatków.

Pierwszy występ przed kamerą najczęściej przynosi zaskoczenie: To ja tak wyglądam? Nigdy się takim/taką nie widziałem/am. Czy to naprawdę mój głos? Brzmi zupełnie inaczej niż mnie się wydaje. Tak jakbym słyszał/a kogoś zupełnie innego. Nie należy się dziwić. Kamera jest szczególnym środkiem komunikowania się i trzeba przyjąć, że i obraz i dźwięk przez nią przekazywane różnią się od tego odbieranego bezpośrednio. Wiedząc to trzeba zachowanie przed kamera dostosować do jej wymagań i do specyfiki takiej formy komunikacji.

Zanim zasiądziesz przed kamerą

Warto pamiętać, że po rozpoczęciu wideokonferencji wielu rzeczy już nie będziemy mogli zrobić. Trzeba więc przygotować je jeszcze przed włączeniem kamery:

1. Upewnij się, że masz program spotkania i wiesz, jaka jest twoja w nim rola.

2. Przygotuj wszystkie materiały potrzebne w czasie konferencji: raporty, dane, informacje potrzebna w czasie spotkania. Szczególnie starannie przygotuj materiały, które mają być prezentowane pozostałym uczestnikom spotkania za pomocą kamery. Upewnij się, że ich format pozwala „zobaczyć” je przez obiektyw kamery i że będą czytelne dla innych (prosty font typu Arial. Times New Roman, rozmiar 24 pkt lub większy, nie więcej niż 6 słów w linii i nie więcej niż 6 linii na stronie, etc.).

3. Przygotuj sprzęt (kamera, mikrofon). Upewnij się, że wszystko działa i jest podłączone do sieci.

4. Upewnij się też, że kamera jest właściwie ustawiona i pokazuje dokładnie to, co ma pokazywać. Zdarza się, że w tle pojawiają się rzeczy, którymi raczej nie chcielibyśmy się chwalić (i kalendarz Playboya byłby traktowany jako drobne wykroczenie przeciwko etykiecie). Tło nie powinno przyciągać uwagi, więc warto unikać wielu, kolorowych elementów. Dopasuj światło. Zbyt mało światła jest takim samym błędem jak jego nadmiar. Zdarza się, że szkło umieszczone za plecami odbija światło („blikuje”) i odwraca uwagę od rozmówcy.

Podobnie dźwięk. Słyszany ma być uczestnik konferencji, a nie sekretarki w sąsiedztwie rozmawiające przez telefon. Dzieci płaczące za ścianą też nie wniosą wiele do wideokonferencji. Warto sprawdzić, czy hałas zza okna nie przeszkadza w rozmowie. Mikrofon powinien być umieszczony w takim miejscy, aby mądrość mądrości płynące z ust uczestników spotkania łatwo docierały do wszystkich pozostałych.

5. Zaplanuj stosowny strój. Ogólne zasady dotyczące właściwego stroju dostosowanego do sytuacji (dress code) obowiązują także w czasie wideokonferencji, a więc na wideorozmowę z potencjalnym pracodawcą włóż ten sam strój jak na spotkanie w „realu”. Kamera nie zamieni starego t-shirt’a w garnitur Ermenegildo Zegny, więc nie wypadnie dobrze w czasie wideospotkania z prezesem na temat twojego awansu. W przypadku kobiet, nawet kiedy wideokonferencję prowadzą z domu i właśnie usypiały dziecko, najbardziej elegancka podomka nie będzie potraktowana jako strój biznesowy.

Choć, jak powiedziano wcześniej, ogólne zasady dotyczące stroju obowiązują także w przypadku spotkań na odległość, kamera wymusza kilka dodatkowych reguł. Kamera „nie lubi” zbyt intensywnych kolorów. Warto unikać krwistych czerwieni, fioletów, seledynów. Ale także biel i czerń nie wypadają dobrze w kamerze. Stosuje się raczej błękity, szarości lub inne kolory „złamane”. Unikać też trzeba wyrazistych wzorów: pepitek, pasków czy prążków. Przetworzone przez elektronikę kamery zaczynają wężowym ruchem „pływać’ na ekranie odbiornika.

Była już mowa o właściwym ustawieniu mikrofonów, tak aby przenosiły tylko pożądane dźwięki i nie zakłócały przebiegu rozmowy. Na nic wszystkie starania, jeśli na wideokonferencję włożymy pełny zestaw naszej ulubionej biżuterii. Duże metalowe kolczyki, bransolety czy wisiorki znakomicie podkreślają urodę (co przecież niebagatelne w każdych okolicznościach), jednak potrafią zagłuszyć wszystko, co przygotowaliśmy na spotkanie. A co, jeśli przewidziana dla nas rola ogranicza się do kilku tylko zdań? Ale zdań, od których zależy cała nasza kariera. I przygotowaliśmy tę rolę perfekcyjnie, i zdania płyną z naszych ust niczym z krynicy mądrości, a pozostali uczestnicy … słyszą tylko pobrzękiwanie bransolet. Uff, nawet nie chcę sobie wyobrażać takiej sytuacji.

Kiedy zapali się czerwone światełko

Po rozpoczęciu konferencji pozostaje już tylko dobrze wypaść przed kamerą.

1. Rozpocząć należy od rzeczy oczywistej na każdym spotkaniu: przedstawienia wszystkich biorących udział. Ponieważ w sytuacji wideokonferencji nie ma możliwości wskazania ręką uczestników np. przez prowadzącego spotkanie, każdy przedstawia się sam. W przypadku konferencji dużej liczby nie znających się wcześniej uczestników warto umieścić imię i nazwisko na tabliczce przed sobą, tak jak robi się to na konferencjach prasowych.

2. Każda rozmowa wymaga utrzymywania kontaktu wzrokowego z rozmówcą, tylko wtedy będziemy traktowani jako wiarygodni. O ile w przypadku spotkania twarzą w twarz czas utrzymywania kontaktu wzrokowego nie powinien przekraczać ok. 30 procent czasu rozmowy (dłuższe „wgapianie się” w oczy rozmówcy będzie potraktowane jako natręctwo albo, nie daj Bóg, próba podrywu), o tyle w przypadku rozmowy za pośrednictwem kamery wzrok kierujemy na obiektyw przez cały czas rozmowy albo mówiąc, albo z zaciekawieniem słuchając. Kamera staje się naszym „rozmówcą”. Unikać należy rozpraszającego kręcenia głową czy wpatrywania się w odległe przedmioty poza kamerą.

3. Podczas wideorozmowy należy mówić normalnym głosem i używać normalnych gestów. Jeśli ktoś nadmiernie gestykuluje, warto pamiętać o ograniczeniu ruchów ciała do spokojnego minimum. Kamera jeszcze potęguje gwałtowność ruchu.

4. Podobnie jak podczas „normalnego” spotkania nie akceptowalne jest sprawdzanie sms-ów, ciągłe zerkanie na zegarek czy rozglądanie się dookoła sugerujące znudzenie.

5. Pamiętać trzeba, że mówić w danym momencie może tylko jedna osoba. Wielogłos podczas konferencji na odległość oznacza, że nikt nie jest słyszany. Unikać też należy rozmów „na boku” nie skierowanych do pozostałych uczestników spotkania, ale takie rozmowy są nieakceptowane podczas każdej konferencji, tej w „realu” także.

6. Nie przynosimy ze sobą jedzenia. Ten zakaz nie wymaga chyba uzasadnienia.

7. Bezwzględnie pamiętać należy, że mikrofon zwykle „włącza się” w najmniej odpowiednich momentach, dokładnie wtedy, kiedy chcemy dyskretnie zakląć albo kiedy szczerze wyjaśniamy ściszonym głosem, co sądzimy o naszym szefie. Mikrofon należy traktować w taki sposób, jakby nie miał funkcji wyłączania. Unikniemy niemiłych niespodzianek.

Poza tym, wideokonferencje należy traktować jak każde inne spotkanie i zachowywać się … całkowicie normalnie.


TOP 200