Realne oszczędności z jednolitej komunikacji

Wdrożony w 16 oddziałach regionalnych firmy Regenersis system pocztowy Office 365 doprowadził do ujednolicenia komunikacji w całej korporacji. Firma liczy, że przyniesie jej to 30-proc. oszczędności.

Metryczka

Firma: Regenersis

Branża: outsourcing usług serwisowych

Produkty: posprzedażne usługi serwisowe, pomoc techniczna, testy, diagnostyka i odnawianie elektroniki, zarządzanie siecią punktów serwisowych

Zatrudnienie: ok. 550 osób (dane z 2011 r.)

Zatrudnienie w dziale IT: 60 osób

Przychody: b.d.

Kluczowe systemy

Nazwa systemu: Office 365

Do czego służy: komunikacja wewnątrz firmy oraz komunikacja z klientami, zarządzanie kontaktami, kalendarzem pracowników

Dostawca: Microsoft

Regenersis PLC to brytyjska korporacja, która ma 16 oddziałów regionalnych w Wielkiej Brytanii, Niemczech, Polsce, Szwecji, a także w Rumunii, Rosji, Turcji, USA, RPA, Hiszpanii, Meksyku i Argentynie. Firma jest dostawcą profesjonalnych usług serwisowych dla marek z rynku elektroniki użytkowej, głównie w sektorze telefonii komórkowej. Dotychczas każdy oddział Regenersis korzystał z rozwiązań wybieranych autonomicznie, każdy kraj utrzymywał własny serwer pocztowy. W Polsce był to serwer oparty na Linuksie, w innych krajach na Microsoft Exchange, a Hiszpania, Meksyk i Argentyna korzystały z Office 365.

Uproszczenie przez ujednolicenie

W 2012 r. firma zdecydowała się na ujednolicenie w ramach korporacji komunikacji między pracownikami i komunikacji z klientami. "Głównym celem wdrożenia było uproszczenie systemów mailowych. Chcieliśmy zmniejszyć koszty administracji i zlikwidować inwestycje w uaktualnienie sprzętu. Istotne było dostarczenie użytkownikom w grupie jednolitej usługi pocztowej, otworzenie możliwości wdrożenia innych elementów Office 365" - tłumaczy Tomasz Dyśko, dyrektor IT odpowiedzialny za informatykę we wszystkich krajowych oddziałach Regenersis, który podjął decyzję o wdrożeniu Office 365.

Zobacz również:

Niejednolite środowisko pocztowe stanowiło coraz większą barierę dla wzrostu i codziennej pracy organizacji. Utrudnieniem była praca na wymagającym odnowienia sprzęcie, na którym zlokalizowane były serwery pocztowe. Zastosowanie filtrów antywirusowych i antyspamowych niezależnych od dostawcy - MessageLabs - powodowało koszty i spowalniało pracę. Różnorodne rozwiązania pocztowe skutkowały odmiennymi domenami wewnątrz organizacji, uzależnionymi od lokalizacji geograficznej.

Krok po kroku

Wdrożenie we wszystkich oddziałach regionalnych trwało od czerwca do października 2012 r. Jedną z kluczowych kwestii był warunek stopniowego przeprowadzenia migracji, co pozwoliłoby na przenoszenie kont pocztowych etapami, zachowując stabilność pracy. Organizacja chciała przygotować poszczególne grupy osób i zespoły do zmiany. Firma eOpen, odpowiadająca za wdrożenie, we współpracy z Microsoftem zaproponowała rozwiązanie, w którym w ramach jednej domeny pocztowej współistnieć miały środowiska Microsoft Exchange on premise, czyli w tradycyjnym modelu, i usługi Exchange online. "Największe trudności wystąpiły w migracji zawartości ze starych systemów pocztowych, ze względu na niepełną kompatybilność Office 365 z innymi systemami, jak również z samym MS Exchange. Narzędzia migracyjne Microsoft nie działały w pełnym zakresie przy skomplikowanej infrastrukturze i musieliśmy się posiłkować narzędziami firm trzecich. Wiele jednak elementów migracji zadziałało bardzo dobrze i wdrożenie zakończyło się sukcesem" - mówi Tomasz Dyśko z Regenersis.

Realne oszczędności

Główną usługą Office 365 jest poczta wraz ze wszystkimi udogodnieniami, takimi jak: wspólne książki adresowe, współdzielone kalendarze, planowanie spotkań itp. Nowy system wdrożony w Regenersis umożliwia obsługę urządzeń mobilnych oraz scentralizowanie administracji pocztą grupy. Z systemu korzysta obecnie blisko 1,5 tys. pracowników ze wszystkich oddziałów.

Przedstawiciele firmy obserwują wyraźną poprawę wydajności organizacji od czasu wdrożenia nowego systemu. "Szacujemy, że obecne rozwiązanie pocztowe oparte na Office 365 przyniesie realne oszczędności rzędu 30%. Mamy dostęp do najnowszych technologii, co pozwala na korzystanie z usługi na dowolnym urządzeniu. To dla firmy o naszym profilu niesłychanie istotne" - mówi Dyśko. Firma chce dalej usprawniać komunikację i współpracę. Rozważa wdrożenie innych elementów Office 365, np. Lync i SharePoint.

"Rozważamy wdrożenie Lync jako podstawowego środka komunikacji między oddziałami i klientami zewnętrznymi" - mówi Tomasz Dyśko. Firma posiada system telekonferencyjny, ale chce go usprawnić. Lync łączy w sobie zaawansowane funkcje z prostotą użytkowania i prezentuje dobrą jakość połączeń - przesyłania głosu i obrazów. Staje się narzędziem powszechnym, dostępnym na różnych platformach sprzętowych, zintegrowanym z innymi usługami. Integruje się również z tradycyjnymi systemami telefonicznymi. "Spodziewamy się również obniżenia kosztów połączeń, zwłaszcza telekonferencyjnych. Przy wyborze zwracamy uwagę na jakość, koszty użytkowania, dostępność na wielu platformach sprzętowych, ale też integrację z tradycyjnymi systemami telefonicznymi i funkcjonalność - szczególnie możliwość współdzielenia ekranów" - tłumaczy. Obecnie system pocztowy i systemy finansowe są jednolite w obrębie grupy. Inne systemy IT w Regenersis są w trakcie integracji, ale tylko w zakresie przynoszącym korzyści biznesowe.