W następnym etapie prac wykonuje się projekt zmian procesów biznesowych. To jest najpoważniejsza część projektu, decydująca o sukcesie przedsięwzięcia. W tej fazie prac następuje stopniowe włączanie w projekt konsultantów systemów zarządzania. Wspólnie z konsultantami biznesowymi, wykorzystując wspomnianą "nadmiarowość" wybranego systemu zarządzania, przeprowadzają oni z Zespołem Wdrożeniowym klienta prace nad wyborem rozwiązania najskuteczniej spełniającego wymagania.

Drugi etap - projekt zmian BPR - kończy się wyborem rozwiązania i ważnymi decyzjami dotyczącymi sposobu realizacji projektu w następnych etapach. Tu ważną rolę odgrywa, istniejący prawie od początku trwania etapu pierwszego Komitet Sterujący u klienta.

Istnieją praktycznie dwa sposoby realizowania wybranego Rozwiązania. Jest to etap trzeci - modelowanie rozwiązania. Pierwszy sposób, trudniejszy, wymagający większych zasobów, polega na równoległym wdrażaniu wybranych procesów. Drugi, znacznie praktyczniejszy sposób, to sekwencyje wdrażanie procesu po procesie. Jest on dobry dla polskich klientów. Wbrew pozorom nie trwa dłużej od równoległego, przynosi mniej stresów i daje zadowolenie z częściowych sukcesów. Wykonawcami trzeciego etapu są członkowie Zespołu Wdrożeniowego: właściciele procesów po stronie klienta, którym przewodzi właściciel rozwiązania oraz konsultanci systemu zarządzania. W dalszym ciągu musi być wsparcie konsultantów biznesowych. W tej fazie projektu prowadzą oni jeszcze niektóre prace reorganizacyjne u klienta rozpoczęte równolegle z etapem drugim.

Liczba procedur obsługiwanych przez System jest zwykle 5-10 razy większa niż liczba procedur zapotrzebowanych przez rozwiązanie. Współczynnik ten będzie malał przy kolejnych rozszerzeniach i udoskonaleniach rozwiązania dla klienta, będzie on jednak zawsze na poziomie 2-4.

W trzecim etapie następuje również szkolenie Zespołu Wdrożeniowego z zakresu skonfigurowanego Rozwiązania oraz ustalenie zasad testowania.

Prace realizowane w etapie trzecim - jak wspomniałem - mogą być wykonane równolegle lub sekwencyjnie. Niezależnie od sposobu wdrażania, pełen cykl wdrożeniowy procesu, grupy procesów lub pełnego ich zestawu jest realizowany w 6 etapach. Rysunek przedstawia pełny zestaw etapów prac wdrożeniowych:

Etap piąty to - rozpoczęcie eksploatacji. Po przygotowaniu, następuje START. Rozpoczyna się okres obserwacji, sprawdzania rezultatów z założonymi w Rozwiązaniu, jego korygowania i tworzenia wstępnego planu ulepszania. Właśnie etap szósty jest tym ulepszaniem rozwiązania. Jak widać na schemacie realizacji wdrażania, etap szósty jest wielokrotnie powtarzany, gdyż proces zmian jest ciągły.

Rysunek przedstawia BPR w ciągłym procesie udoskonalania Rozwiązania, jako proces dający skokowy przyrost jego efektywności. Wybór czasu, w którym należy powtórzyć BPR, jest ściśle związany z cyklem korygowania strategii biznesowej przedsiębiorstwa. Powinno się ją korygować w zasadzie co 3 lata.

Zakończenie

Muszę na zakończenie poruszyć "przemycone" w tytule, jak też w tekście, pytanie o roli menedżera/menedżerów przedsiębiorstwa w stosowaniu tej metody wdrożeń. Jest ona podstawowa i kluczowa, a od podstawy "najwyższych" przedsiębiorstwa zależy końcowy sukces. Czy znajdą oni (menedżerowie) w sobie tyle motywacji, aby przewodzić we wdrażaniu pełniąc odpowiedzialne funkcje w Komitecie Sterującym, pracując jako przyszli Właściciele Procesów? Czy "znajdą czas" na najważniejszą obecnie, strategiczną inwestycję w tworzeniu współczesnego zarządzania biznesem?

Sławomir Trautman jest dyrektorem zarządzającym VimeX sp. z o.o., przedstawiciela szwedzkiej firmy Intentia S.A.