Jako minimalny zestaw kryteriów pozwalający zaklasyfikować daną firmę do grona tych 20% uznałbym występowanie następujących mechanizmów:

1. Każdy projekt inwestycyjny w system IT przekraczający określoną wartość, np. 100 tys. zł (wartość do ustalenia, zależna od wielkości firmy), ma załączoną kalkulację wraz z opisem danych wejściowych i modelem (czyli tzw. Business Case) zawierającymi wskaźniki:

a. NPV (Net Present Value);

b. DPP (Discounted Payback Period);

c. CFROI (CashFlow Return on Investment);

d. IRR (Internal Rate of Return);

e. NPVR (Net Present Value Ratio).

2. Firma nie akceptuje projektów z ujemnym NPV (Net Present Value) za wyjątkiem istnienia oczywistych i znaczących opcji strategicznych, które podnoszą wartość NPV, tworząc pełniejszy wskaźnik Extended NPV (lub Option NPV).

3. Istnieje przypisana personalna lub departamentalna odpowiedzialność za poziom rentowności projektów.

4. Wybrane projekty mają już na etapie początkowym zaplanowane badania rentowności typu "ex post". Oprócz nich pewne projekty są kontrolowane pod względem dostarczania ROI w sposób niezaplanowany.

W idealnych warunkach należy dodać kilka elementów opcjonalnych:

5. Każdy projekt powyżej pewnej wartości (np. 1 mln zł) ocenia dodatkowo niezależna komisja wewnętrzna lub firma audytorska, najlepiej niezależna od politycznych wpływów występujących w danej organizacji.

6. Badanie rentowności projektu inwestycyjnego typu "ex post" dotyczy wszystkich projektów powyżej określonej wartości budżetu inwestycyjnego lub sumy kosztów.

Te dwa opcjonalne wymagania spełnia moim zdaniem już tylko kilka lub kilkanaście polskich firm. Można powiedzieć, że cięcie budżetów inwestycyjnych i odkładanie projektów w czasie "ma prawo" czynić nieliczna grupa organizacji. Oczywiście, redukcja wydatków na IT występuje obecnie masowo. Wykorzystuje się uzasadnienie, że jeśli nie wiemy, jaki efekt przyniesie nasz projekt, to na wszelki wypadek lepiej go nie realizować. Tym samym wylewa się dziecko z kąpielą, a firma w dalszym ciągu tkwi w peletonie średniaków, tracąc szanse na wybicie się do przodu.

Składowe mechanizmu decyzyjnego

Wymienione cztery elementy to minimum świadomego inwestowania w IT. Minimum, którego nie jest w stanie spełnić wiele organizacji. Wyjaśnijmy zatem, dlaczego właśnie te, a nie inne czynniki są tak ważne, wskazując na przyczyny trudności w ich wdrożeniu.

Firma nie spełniająca warunku pierwszego stosuje nieekonomiczne kryteria oceny inwestycji. Trudno to sobie wyobrazić w przypadku wszystkich inwestycji danej firmy (miałaby ona raczej małe szanse na utrzymanie się na rynku), ale zjawisko występuje w odniesieniu do projektów IT. Organizacja naraża się na dwie skrajności:

1. Rozwój polityki wewnątrzfirmowej, systemu wzajemnego popierania się, układanie się pracowników z dostawcami i gra marketingowymi sloganami. W efekcie projekty IT wybierane są wg najlepszego marketingu firmowego oraz siły ich wewnętrznej sprzedaży. Korzyści traktuje się jako niemierzalne i nikt nie śledzi ich wielkości. Koszty są widoczne, ale nie kojarzy się ich z efektami. Według obserwacji autora, sytuacja tego rodzaju występuje powszechnie w co najmniej 50% firm. Dotyczy to zwłaszcza organizacji dużych, ze złożoną strukturą zarządzania.