Przyspieszenie komunikacji

Informatyzacja przedsiębiorstw umożliwia automatyzację wielu typowych, powtarzalnych zadań i czynności związanych z tworzeniem, kontrolą, przekazywaniem i archiwizacją dokumentów, a także zwiększenie kontroli nad funkcjonowaniem firmy i przyspieszenie obsługi klientów lub reakcji na zmiany procesów biznesowych.

Informatyzacja przedsiębiorstw umożliwia automatyzację wielu typowych, powtarzalnych zadań i czynności związanych z tworzeniem, kontrolą, przekazywaniem i archiwizacją dokumentów, a także zwiększenie kontroli nad funkcjonowaniem firmy i przyspieszenie obsługi klientów lub reakcji na zmiany procesów biznesowych.

Ostatnio mechanizmy zarządzania dokumentami elektronicznymi i obiegiem zadań w firmie (tzw. workflow) stają się standardowymi elementami oprogramowania do wspomagania zarządzania dużymi przedsiębiorstwami klasy ERP, a także aplikacji CRM czy (Business Process Management). W małych lub średnich firmach systemy automatyzujące przepływ pracy i dokumentów są znacznie mniej popularne, ale również mogą znacząco wpłynąć na efektywność i wydajność pracy. A na polskim rynku co najmniej kilkadziesiąt firm ma w ofercie systemy do zarządzania obiegiem dokumentów i workflow dla firm MSP.

Pod względem funkcjonalności oprogramowanie tego typu obejmuje wyjątkowo szeroki zestaw produktów wykorzystujących odmienne platformy i udostępniających różne zakresy funkcjonalności. Z jednej strony można tu wymienić platformy i aplikacje IBM Lotus Notes/Domino, Novell GroupWise lub System. Są to rozwiązania uniwersalne. Ich efektywne wykorzystanie wymaga więc często wykonania zadań związanych z opracowaniem - we własnym zakresie lub przy wykorzystaniu usług firm zewnętrznych - odpowiedniego zestawu procedur, formularzy itp. Z reguły platformy te sprzedawane są wraz z usługami wdrożeniowymi lub jako specjalizowana aplikacja opracowana przez lokalnych producentów.

Aktywne dokumenty

Dokumenty papierowe wciąż są najpopularniejszym nośnikiem informacji, jednak wzrastające koszty ich przechowywania, wyszukiwania i modyfikacji powodują, że coraz więcej firm zaczyna wprowadzać systemy opierające się na dokumentach elektronicznych. Stąd tylko krok do systemów zarządzania obiegiem nie tylko klasycznych dokumentów, ale również zadań i innych informacji.

E-dokumenty często są wzorowane na ich papierowych, statycznych odpowiednikach. Wkrótce zapewne to się zmieni za sprawą popularyzacji tzw. dokumentów aktywnych lub - jak określają to przedstawiciele - "dokumentów inteligentnych". Taki dokument to coś na kształt kontenera, który oprócz informacji zawiera także kod wykonywalny. Kod zawiera dane umożliwiające interakcję z zewnętrznymi wobec dokumentu systemami, badanie kontekstu, walidację treści, synchronizację danych itp. W ten sposób dokumenty mogą być łatwo włączane do różnych procesów biznesowych i dopasowywane do aktualnego kontekstu pracy. Dokumentem aktywnym jest np. formularz elektroniczny umożliwiający kontrolę poprawności wprowadzanych danych.

Do firm od dawna oferujących formularze elektroniczne - m.in. PureEdge Solutions, Verity lub FileNet - dołączyły niedawno również Adobe i Microsoft. Adobe opracowała i wprowadziła do sprzedaży Intelligent Document Platform - system zawierający narzędzia do projektowania formularzy w formacie PDF, a także zarządzania ich obiegiem. Natomiast Microsoft wprowadził do pakietu Office 2003 aplikację InfoPath, która umożliwia tworzenie aktywnych dokumentów w formacie XML. W 2007 r. ma pojawić się nowa wersja Microsoft Identity Integration Server wyposażona w zintegrowane mechanizmy workflow oparte na technologii WinOE (Windows Orchestration Engine) opracowywanej obecnie dla pakietu BizTalk Server.

Instant Messaging dołącza do pracy grupowej

Do niedawna w systemach pracy grupowej występowały dwa niezależne kanały komunikacji synchronicznej i asynchronicznej. Komunikacja synchroniczna wykorzystuje połączenia realizowane w czasie rzeczywistym - np. telekonferencje lub aplikacje takie jak komunikatory internetowe. Wymagają one jednoczesnej dostępności i aktywności współpracujących osób. Natomiast narzędzia asynchroniczne, takie jak poczta elektroniczna lub tzw. wspólna przestrzeń robocza, umożliwiają współdziałanie różnych osób zgodnie z ich własnymi, indywidualnymi harmonogramami pracy.

Ostatnio granice między tymi dwoma rodzajami aplikacji zaczynają się zacierać, systemy typu BPM i workflow są coraz częściej wyposażane w oprogramowanie telekonferencyjne i komunikatory.

Typy aktywnych dokumentów

Elektroniczne formularze

Jest to chyba najpopularniejsza obecnie forma aktywnych dokumentów, które - wykorzystując zdefiniowane wcześniej procedury - sprawdzają, czy dane wprowadzane przez ich użytkownika mają poprawny format. Zawierają także mechanizmy automatycznego pobierania/zapisywania informacji z/do baz danych.

Aktywne dokumenty

W odróżnieniu od formularzy mogą one mieć mniej sformalizowaną strukturę, np. mogą to być dokumenty wielostronicowe. Najczęściej wykorzystywane są do tworzenia technicznych podręczników użytkownika, raportów lub projektów na bieżąco aktualizowanych zgodnie ze zmianami wprowadzanymi w produkcji.

Aktywne grafiki

W dokumentach XML mogą też być umieszczane pliki graficzne, których zawartość jest powiązana z informacjami tekstowymi, uzależniona od poleceń wydawanych przez użytkownika, a także modyfikowana na bieżąco, jeśli w źródłowej bazie danych pojawią się jakieś zmiany.

Aktywne wiadomości e-mail

Są to wiadomości wymieniane za pośrednictwem systemu pocztowego świadomego struktury/treści wiadomości i potrafiącego zarządzać nimi zgodnie z zasadami narzuconymi przez procesy biznesowe w firmie.


TOP 200