Typowe aplikacje pakietu CPM to budżetowanie, planowanie i prognozy, modelowanie i optymalizacja dochodowości z elementami ABC (Activity Based Costing), zbilansowana karta wyników, konsolidacja finansowa oraz raportowanie finansowe i operacyjne. Wychodząc naprzeciw zapotrzebowaniu rynku, dostawcy BI rozszerzają, uzupełniają i integrują portfel swoich aplikacji, aby jak najpełniej objąć modelowy zakres procesów wspomaganych przez CPM.

Jak zatem należy wdrażać rozwiązania BI - czy najpierw pełna infrastruktura BI, czy może jednak można zaczynać od aplikacji z pakietu CPM? W organizacjach, w których nie funkcjonuje jeszcze infrastruktura BI, dobrym rozwiązaniem wydaje się być rozpoczęcie od wdrożenia aplikacji z pakietu CPM (najczęściej jest to budżetowanie, planowanie i prognozy) równolegle ze stworzeniem elementów infrastruktury. Takie podejście zapewnia szybką korzyść dla użytkowników biznesowych - rozwiązanie jest od początku wykorzystywane i "żywe" w organizacji. Równoległa budowa elementów BI i hurtowni danych, takich jak warstwa ETL przy połączeniu z ERP, zarządzanie metadanymi czy raportowanie OLAP, będzie elementem wdrożenia i pozwoli na przyszłą rozbudowę rozwiązania BI.

Na pewno wybór i wdrożenie trzeba zaczynać z wizją całości rozwiązania BI - często wybór pakietu aplikacji CPM determinuje dalszy kierunek rozwoju platformy BI w organizacji, np. w zakresie narzędzia do raportowania, repozytorium metadanych.

Decydując się na pakiet największą korzyść można odnieść wdrażając po kolei wszystkie elementy. Dlatego nawet zaczynając od jednej aplikacji należy sprawdzić zarówno możliwości pozostałych elementów, jak i poziom ich integracji, tak aby możliwe było wdrożenie spójnego docelowego rozwiązania spełniającego wymagania biznesowe.

Ocena ofert

Patrząc na ofertę rozwiązań na rynku możemy wyodrębnić cztery grupy dostawców rozwiązań BI: (1) tradycyjni dostawcy BI z kompleksową ofertą specjalizujący się tylko w tym rynku, (2) dostawcy pakietów ERP poszerzający swoją ofertę o rynek BI, (3) dostawcy baz danych rozszerzający ofertę o elementy BI oraz (4) dostawcy niszowych rozwiązań w wybranym obszarze BI. Pierwsi z nich oferują sprawdzone rozwiązania i mają wieloletnie doświadczenia w obszarze BI oparte na działających wdrożeniach u wielu klientów. Tendencją, którą można zauważyć wśród tych firm, jest rozszerzanie istniejących rozwiązań i przejęcia mniejszych firm - tak aby stworzyć komplementarny i zintegrowany pakiet zarówno w zakresie infrastruktury BI, jak i aplikacji biznesowych. Powszechne stało się też używanie standardów, tak aby potencjalnie móc skorzystać z różnych rozwiązań w poszczególnych obszarach technologicznych, takich jak bazy danych czy narzędzia do raportowania. Tradycyjni dostawcy doceniają też rolę integracji rozwiązań z systemami ERP, oferując połączenia umożliwiające komunikację na poziomie obiektów biznesowych.

Dostawcy pakietów ERP w ostatnim czasie znacznie poprawili swoją ofertę w zakresie BI. Widać duże inwestycje w priorytetowo potraktowany, wysoko rozwojowy w porównaniu ze stosunkowo nasyconym rynkiem ERP obszar BI. Na ich korzyść przemawia duża baza klientów, którzy mają już zasoby wykształcone w ich technologii i potencjalne korzyści z łatwiejszej integracji BI z ERP - takie argumenty powinna wziąć pod uwagę organizacja, która ma już wdrożony system ERP danego producenta. Z drugiej strony poszczególne rozwiązania BI dostawców pakietów ERP nie są zwykle najlepsze w swojej klasie i ciągle widać w tym zakresie przewagę tradycyjnych dostawców BI, ale różnice między dostawcami ERP i tradycyjnymi dostawcami BI mogą się zmniejszać w najbliższych latach.

Rynek BI stał się również interesujący dla dostawców baz danych. Relacyjne bazy danych są elementem każdego rozwiązania BI i dostawcy rozbudowując je o bazy wielowymiarowe, elementy ETL czy zarządzania metadanymi i mechanizmy raportowania tworzą ofertę, która może być atrakcyjna dla firm mniejszych lub dysponujących własnymi zasobami IT. Z założenia takie rozwiązania są tylko wycinkowe i raczej nie zapewnią takich korzyści, jak komplementarne rozwiązanie BI, ale mogą być elementem rozwiązania w przypadku wykorzystywania bazy danych danego dostawcy.

Ostatnim rozważanym typem są dostawcy rozwiązań niszowych. Część ma od lat wypracowaną pozycję w wybranej warstwie rozwiązań BI jako najlepsze w klasie, np. w ETL, oraz doświadczenia we współpracy z liczącymi się dostawcami BI. Takie rozwiązania powinny być brane pod uwagę przy dokonywaniu wyboru najlepszych elementów w poszczególnych obszarach. Ewentualne korzyści muszą być skonfrontowane z dodatkowymi kosztami integracji rozwiązań.

Specyfikacja wymagań

Wymagania dotyczące wyboru rozwiązania Business Intelligence można podzielić na wymagania ogólne - związane z kontekstem wykorzystania systemu, obejmujące kwestie dotyczące np. liczby obsługiwanych użytkowników, spełniania regulacji zewnętrznych np. Sarbanes-Oxley, Basel III; wymagania biznesowe - dotyczące potrzeb informacyjnych oraz funkcjonalności, która będzie wspomagała realizowane przez użytkowników analizy i proces wnioskowania (ważne jest tutaj uwzględnienie różnego poziomu przygotowania użytkowników do posługiwania się metodami analiz oferowanymi przez systemy Business Intelligence - przy definiowaniu wymagań należy krytycznie spojrzeć na oczekiwania użytkowników i skonfrontować je z możliwościami, jakie oferują systemy Business Intelligence. Istnieje bowiem ryzyko, że zaimplementowana funkcjonalność nie będzie wykorzystana w pełni, bądź też zabraknie funkcji istotnych dla użytkowników); wymagania techniczne - dotyczące sposobu integracji nowego systemu z obecnie wykorzystywanymi systemami, jak również planowanymi zmianami w tym zakresie.

Ten ostatni element jest bardzo ważny, ponieważ uwarunkowania technologiczne systemów BI mogą mieć istotny wpływ na zmiany w środowisku technologicznym w organizacji, jak również w odwrotnym kierunku: uwarunkowania technologiczne w organizacji mogą wpływać na wymagania wobec systemów BI. Identyfikacja kluczowych wymagań w tym zakresie pozwoli uniknąć późniejszych problemów związanych z integracją.

Na podstawie analizy bieżącego i planowanego wolumenu danych powinny zostać określone wymagania dotyczące wydajności (np. czas reakcji systemu na działania użytkownika końcowego, czasy przetwarzania danych w trybie wsadowym oraz interaktywnym, warunki graniczne dotyczące czasów przetwarzania końca dnia). W zakresie sposobu integracji rozwiązania BI z innymi systemami należy zidentyfikować wymagane połączenia, tryb wymiany danych (synchroniczny, asynchroniczny), typy wymaganych interfejsów i planowany zakres oraz wolumen wymienianych danych pomiędzy nowym systemem a systemami wykorzystywanymi w organizacji.

Ważnym elementem są wymagania, jakie będą musiały zostać spełniane, aby zapewnić bezpieczeństwo przetwarzanych danych oraz dostępu użytkowników do danych. Ze względu na specyfikę zasilania danymi aplikacji BI, ważnym elementem wymagań jest zapewnienie efektywnego zarządzania procesami wsadowego przetwarzania danych, monitorowaniem jego poprawności oraz obsługi błędów.

Nie sztuka kupić

Sukcesu we wdrożeniu rozwiązań Business Intelligence nie można kupić razem z oprogramowaniem. Jego osiągnięcie zależy tutaj w dużej mierze od inicjatywy wewnątrz firmy. Rekomendowanie określonego rozwiązania BI dla organizacji bez zdefiniowania budżetu, wymagań funkcjonalnych oraz architektury technicznej jest obarczone dużym ryzykiem niepowodzenia. Każda organizacja posiada własną unikalną charakterystykę oraz ludzi, którzy w niej pracują. Zrozumienie potrzeb użytkowników, jak również ich edukacja w zakresie zrozumienia funkcjonalności dostępnych aplikacji Business Intelligence jest podstawą skutecznego wyboru. Wykorzystanie systematycznego podejścia, w którym punktem wyjścia są potrzeby biznesowe, zwiększa szanse na wybór rozwiązania optymalnego dla organizacji.