Raporty z postępów prac i okresowe przeglądy realizacji zadań to tylko niektóre narzędzia kontroli pracowników. Najważniejszym i jednocześnie najbardziej motywującym dla pracowników narzędziem kontroli ich pracy jest nieformalna rozmowa z przełożonym.

Nawet niezobowiązująca wymiana zdań przypominająca pracownikowi, że menedżer pamięta o wyznaczonych mu celach i liczy na to, że zostaną osiągnięte, może przynieść pożądany skutek, czyli zmotywować pracownika do lepszej i bardziej efektywnej pracy.

Czasem menedżerowi zależy na zebraniu szczegółowych informacji o działaniach pracownika. Wówczas powinien zdecydować się na dłuższą rozmowę, która pozwoli mu zanalizować, czy podjęte przez pracownika działania zmierzają we właściwym kierunku, mieszczą się w zaplanowanych ramach czasowych i angażują go w odpowiedni sposób. Dłuższa rozmowa daje pracownikowi poczucie, że menedżer nie tylko pamięta o wyznaczonych mu celach, ale również są one dla niego interesujące i ważne. Tego rodzaju nieformalne rozmowy pracownicy odbierają raczej jako zainteresowanie ich osobą i wyznaczonymi im celami, niż uciążliwą kontrolę czy brak zaufania dla ich kompetencji. Rozmowy takie mogą przynieść wyjątkowo dobre rezultaty zwłaszcza wtedy, gdy w ich trakcie szef znajduje okazję, by pochwalić pracownika za podjęte przez niego działania i zachęcić go do twórczej analizy dotychczasowych metod pracy i poszukiwania nowych pomysłów.

Bardzo często dłuższa rozmowa z pracodawcą skłania pracownika do większej otwartości i identyfikacji problemów, które mogą zostać rozwiązane tylko przy współpracy obu stron. Fakt, że pracownik otrzymuje realną pomoc ze strony menedżera, bywa często dodatkowym impulsem do bardziej aktywnego poszukiwania rozwiązań pojawiających się problemów, nawet jeśli rozwiązanie niektórych z nich przekracza możliwości pracownika. Bardzo często dopiero zaangażowanie kierownika przekonuje pracownika o wadze problemu.

Podsumowując więc, rozmowa monitorująca może spełniać kilka funkcji:

- zmotywować pracownika do zwiększonego wysiłku

- nadać większe znaczenie celom i zadaniom, których dotyczy

- umożliwić wczesne skorygowanie ewentualnych błędów pracownika

- dać menedżerowi okazję do pochwalenia pracownika

- wzbudzić wśród podwładnych zaufanie i szacunek dla szefa

- wykazać zainteresowanie menedżera pracownikiem i jego pracą

- umożliwić zaoferowanie podwładnemu pomocy.

Personel, 16-31 marca 2001 r.