Prywatne urządzenia wymagają jasnych reguł

Urządzenia będące prywatną własnością użytkowników są coraz częściej wykorzystywane do celów biznesowych. Taka sytuacja wymusza ważne zmiany w organizacjach.

Korzyści wynikające ze stosowania mobilności w pracy sprawiają, że coraz częściej jedną z kluczowych potrzeb pracowników staje się elastyczność biznesowa, określająca zarówno sposób, porę, jak i miejsce dostępu do aplikacji biznesowych, danych oraz informacji niezbędnych do wykonywania codziennych zadań. Korzystając z własnych urządzeń, można pracować wydajniej w dowolnym miejscu i o każdej porze na preferowanym przez siebie smartfonie, tablecie lub notebooku.

Sytuacja rodzi jednak często obawy pionu IT odnośnie do potencjalnych komplikacji, jakie mogą wynikać z zezwolenia na dostęp do firmowej sieci prywatnych urządzeń. Warto zidentyfikować kluczowe elementy, które należy wziąć pod uwagę podczas wprowadzania formalnych zasad BYOD w organizacji.

Zasada 1:

Nie komplikuj programu BYOD: zaangażuj zainteresowanych i przygotuj zalecenia.

Zaangażowanie wszystkich zainteresowanych i określenie najlepszych praktyk powinno być punktem wyjścia każdego programu BYOD. Według raportu Citrix Workplace of the Future, grupami, które najczęściej zajmują się opracowywaniem formalnych zasad BYOD, są pracownicy działu IT, dyrektorzy najwyższego szczebla oraz dział kadr. Aby sprawnie rozpocząć wykorzystywanie BYOD we własnej organizacji, trzeba pamiętać, że to właśnie współpraca pomiędzy tymi grupami stanowi fundament dla powodzenia dalszych działań.

Zasada 2:

Bez przygotowań łatwiej o niepowodzenie

Warto, aby na początku wszystkie zainteresowane grupy uzgodniły kluczowe kryteria programu BYOD. Bez rozważenia podstawowych zagadnień wdrożenie kompleksowych zasad BYOD może okazać się trudne lub niemożliwe. Tym samym warto odpowiedzieć sobie na parę kluczowych pytań:

- Uczestnictwo w programie - kto może wziąć udział?

- Urządzenia - jakie urządzenia są dozwolone?

- Aplikacje i dane - jakiego rodzaju zasoby są lub będą dostępne?

- Wsparcie - jakie usługi są bądź będą oferowane?

- Kwestie prawne - jakie są implikacje użytkowania?

- Kwestie finansowe - kto, co posiada i za co płaci?

Określ wymagania każdej zainteresowanej grupy i dopasuj do nich zasady BYOD.

Zasada 3:

Bezpieczne i proste zasady BYOD są najbardziej efektywne.

Organizacje mogą łatwo wykorzystać istniejącą infrastrukturę i wdrożyć aplikacje w modelu "oprogramowanie jako usługa" (software-as-a-service, SaaS), aby bezpiecznie i efektywnie wprowadzić w życie zasady BYOD. Tego rodzaju zmiany, o ile są przeprowadzone prawidłowo, pozwalają zachować prywatność danych i zagwarantować bezpieczeństwo poufnych informacji biznesowych, a jednocześnie spełnić wymagania obowiązujących przepisów.

Zespół IT nie musi zajmować się konfiguracją i konserwacją urządzeń. Zamiast tego może skupić się na oferowaniu zabezpieczonych usług, zabezpieczonego dostępu do wirtualnych desktopów i aplikacji oraz usług chmurowych. Co więcej, jak wynika z obserwacji, pracownicy bardziej dbają o swoje własne urządzenia i lepiej rozumieją ich pełne możliwości. Nie tylko ogranicza to uzależnienie użytkowników od pomocy technicznej, ale również pomaga organizacjom zmniejszyć koszty związane między innymi z nabywaniem urządzeń oraz wsparciem IT.

Dysponując niezawodną i bezpieczną infrastrukturą IT, organizacje zyskują pewność, że będą mogły dopasować wszystkie priorytety biznesowe do zmieniających się potrzeb. Przykładowo, tak zwany workshifting zwiększa elastyczność i ogranicza koszty, pozwalając ludziom wybierać optymalny czas i miejsce pracy. Uwzględnia to preferencje pracowników, a jednocześnie gwarantuje ciągłość biznesową. Każdy jest w dostępny i może pracować bez względu na to, gdzie akurat przebywa.

Zasada 4:

Unikaj nieporozumień, bądź dokładny i pilnuj kosztów.

Proste i bezpieczne podejście do programu BYOD pozwala rozwiać nieporozumienia i wyeliminować przeszkody przy wprowadzaniu najlepszych praktyk. Pamiętaj:

- Kieruj się zasadą: "Nie walcz z tym, udostępnij to" - doceń elastyczność, jaką zapewnia BYOD.

- Nie komplikuj - najlepsze są najprostsze zasady BYOD.

- Postaw na samoobsługę - pozwól pracownikom wybierać takie aplikacje, urządzenia i dane, jakich chcą i potrzebują.

- Zapewnij bezpieczeństwo informacji - wrażliwe dane biznesowe przechowuj w scentralizowanej i bezpiecznej infrastrukturze IT.

- Ograniczaj koszty - program BYOD może być atrakcyjny finansowo, ponieważ zmniejsza koszty wsparcia, dzieli koszty zaopatrzenia i oszczędza zasoby.

Dzięki zasadom BYOD organizacje mogą łatwo zagwarantować, że informacje biznesowe będą dostępne wszędzie, gdzie są potrzebne, jednocześnie zachowując zgodność z przepisami. Coraz częściej wymagamy dostępu do aplikacji i usług biznesowych, a BYOD pozwala nam korzystać z usług w każdym systemie operacyjnym i na dowolnym urządzeniu. Dodatkowe atuty, takie jak możliwość ograniczenia kosztów i zwiększenia produktywności, sprawiają, że warto pozostać otwartym na nowe trendy, gdyż mogą one okazać się bardzo korzystne dla organizacji i pracowników.

Monika Karpińska pełni funkcję corporate account manager w Citrix Systems Poland.


TOP 200